Tekninen valiokunta / Tekniska utskottet
Protokoll 22.06.2021/Paragraf 81

Tekninen valiokunta / Tekniska utskottet 22.06.2021 § 81  

797/02.08.00/2021  

Valmistelija / Beredare: siivouspalveluesimies, Johanna Kemiläinen johanna.kemilainen(at)sipoo.fi, hankinta-asiantuntija, Johanna Heikel johanna.heikel(at)sipoo.fi

 Hansel Oy on kilpailuttanut siivouspalvelut dynaamisena hankintajärjestelmänä.  Sopimuskausi on ajalle 24.5.2021 - 31.12.2025. Siivouspalveluiden dynaaminen hankintajärjestelmä eli DPS on tarkoitettu kaikkien Hansel Oy:n julkisen sektorin asiakkaiden käyttöön. Asiakaskohtaisten sopimusten viimeinen voimassaolopäivä on 31.12.2028.

Yhteishankinta tarjoaa joustavat ratkaisut siivouspalveluiden hankintaan, asiakastarpeiden ja toimintaympäristön mukaiset lisäpalvelut huomioiden.

 DPS:än sisällä hankittavat siivouspalvelut voi sisältää:

- asiakkaan tarpeen mukaisen ylläpito- ja perussiivouksen sekä
- siivoustehtävään liittyvien tarvittavien tavaroiden ja palvelujen hankinnan sekä jakelun, kuten 
- saniteettitarvikkeet ja muut hygieniatuotteet
- tarviketäydennykset
- erikseen tilattavan ylläpito- ja perussiivouksen, kuten
- tilamuutoksista aiheutuvat siivoustyöt
- vahinkojen jälkisiivoukset jne. kuten vesivahingot, tekstiilikalusteiden äkillinen likaantuminen esim. eritesiivous
- tehostetun siivouksen tarve (äkillinen kohteen/tilan runsas likaantuminen)
- tapahtumasiivous
- siivouspalveluihin välittömästi liittyvien ja/tai prosessia tukevien lisäpalveluiden hankinnan, kuten
- vaihtomattopalvelu
- tietoaineiston käsittely ja hävittäminen tietoturvallisuusvaatimusten mukaisesti 
- välipala-/juoma-automaattien hoitopalvelu
- liinavaate- ja pyykkihuoltopalvelu mm. työvaatteiden ja virka-asujen pesulaan lähettäminen, pyykkihuolto asiakkaan tiloissa jne.
- viherkasvien hoitopalvelu
- asiakkaan vastuulla olevat kiinteistönhoitopalvelut, jotka eivät vaadi erityistä ammattitaitoa esim. lamppujen vaihto (alavalaisimet) hälytysjärjestelmien kytkeminen, ovien aukaisu/sulkeminen jne.
- aula-, vastaanotto- ja virastotukipalvelu esim. työskentely neuvonnassa (ei edellytä vartijakorttia) ja puhelinvaihteenhoito, paperien kopiointi, postin jakelu, huonekalujen siirrot ja järjestelyt jne.
- ateriapalvelun tukitehtävät, jotka eivät vaadi erityistä ruokahuollon ammattitaitoa esim. astiahuolto, ruoan esillelaitto
- muut pienehköt erikseen sovittavat asiakaskohtaiset lisäpalvelut.

 Siivouspalveluihin välittömästi liittyvät ja/tai siivousprosessia tukevat lisäpalvelut eivät saa muodostaa kuitenkaan yli puolta hankittavien palvelujen arvosta.

 Yhteishankintayksikön dynaamisen hankintajärjestelmän käyttäminen

Suomen Kuntaliitto ry:n aikaisemmin kokonaan omistama kuntien yhteishankintayksikkö KL-Kuntahankinnat Oy on 2.9.2019 lähtien osa Hansel Oy:tä. Hansel Oy:n omistajat ovat valtiovarainministeriö (65 %) ja Suomen Kuntaliitto ry (35 %).

Hansel Oy on hankintalain (1397/2016) § 4 kohta 12 tarkoittama yhteishankintayksikkö. Sipoon kunta voi hankintalain § 20 mukaisesti käyttää Hansel Oy:n tekemiä hankintasopimuksia.

 Hansel Oy kilpailuttaa ja neuvottelee asiakkaittensa puolesta puitejärjestelyjä, dynaamisia hankintajärjestelmiä ja hankintasopimuksia ja vastaa sopimushallinnasta koko sopimuskauden ajan.

 Dynaaminen hankintajärjestelmä (DPS) toimintamallina mahdollistaa hyvin asiakaskohtaisten tarpeiden huomioimisen.  DPS:llä tarkoitetaan täysin sähköistä hankintamenettelyä tavanomaisille ja markkinoilla yleisesti saatavilla oleville hankinnoille. Hankintamenettely on kestonsa ajan avoin kaikille soveltuvuusehdot täyttäville toimittajille. DPS:ää säädetään hankintalain 49 - 52 §§:ssä. 

 Siivouspalvelut 2021 - 2025 DPS:ää käyttämällä kunta saa käyttöönsä luotettavat sopimuskumppanit, kun tarjoajien soveltuvuus on valmiiksi tarkastettu Hansel Oy:n toimesta.

 Siivouspalvelut 2021 - 2025 DPS on jaettu kahteen osaan, Luokka 1 ja Luokka 2. 

 Luokan 1 käyttöedellytykset ovat:

 .    Hankinnan ennakoitu arvo on vähintään 500 000 euroa, tai 

 .    Hankinnan kohteena olevat palvelut sijaitsevat vähintään kahdessa eri kunnassa, tai 

 .    Muusta perustellusta syystä, kuten hankinnan kohteen erityinen toimintavarmuus ja palvelutaso.

 Luokan 2 sopimustoimittajat ovat täyttäneet seuraavat soveltuvuusvaatimukset:

 Rahoituksellinen ja taloudellinen tilanne

 - Liikevaihto: vähintään 5 miljoonaa EUR
- Riskiluokkavaatimus vähintään: RL1-3
- Vastuuvakuutus: 1 miljoonaa euroa

 Tekninen suorituskyky ja ammatillinen pätevyys

-          Tarjoajalla on käytettävissään tarjouksessa ilmoitettujen alihankkijoiden voimavarat hankinnan toteuttamisessa.

-          Palvelutuotannosta vastaavalla henkilöstöllä on asianmukainen osaaminen.

 Kolmen (3) referenssin kohteena tulee olla sopimus, joka on sisältänyt ylläpito- ja perussiivousta sekä tavaran ja palveluiden hankintaa vähintään kaksitoista (12) kuukautta kestävän yhtäjaksoisen ajanjakson ajan ja jonka laskutussumma kahdentoista (12) kuukauden ajalta on vähintään 90 000 € (alv. 0 %). Ajanjakson tulee sijoittua kokonaan viimeisen kolmen vuoden ajalle laskettuna osallistumishakemuksen jättämisestä.

 Laadunvarmistustoimenpiteet

-          Hankinnan kohteena olevien palvelujen toimittamisessa noudatetaan laadunvarmistusmenetelmää, joka kohdistuu hankinnan kohteena oleviin palveluihin.

 Ympäristöasioiden hallintatoimenpiteet

-          Tarjoaja tai sen alihankkija noudattaa ympäristönhoitoon liittyviä toimenpiteitä, jotka kattavat hankinnan kohteena olevat palvelut.

Soveltuvuusvaatimusten täyttymisen lisäksi on tarkistettu, että toimittajaa ei koske hankintalain pakollinen eikä harkinnanvarainen poissulkuperuste. Hansel Oy huolehtii sopimustoimittajien tilaajavastuulain velvoitteiden tarkistamisesta sopimuskaudella.

 Kunta valitsee omiin tarpeisiin sopivan toimittajan minikilpailutuksella DPS:ään hyväksyttyjen toimittajien välillä ("Dynaamisen hankintajärjestelmän sisäinen kilpailutus"). Tällä hetkellä Siivouspalvelut 2021-2025 DPS:ssä molemmissa luokissa on mukana samat toimittajat: 

 L & T Siivous Oy 

 Siskon Siivous Oy

 SOL Palvelut Oy

 RTK Palvelu Oy

 Jokainen DPS:n sisäinen hankinta tulee kilpailuttaa. Minikilpailutus tehdään sähköisesti Cloudia kilpailutusjärjestelmässä ja sitä varten on valmiit mallipohjat, jotka voi muokata organisaation tarpeita vastaavaksi.

 Hansel Oy:n asiantuntijat ovat kunnan tukena minikilpailutuksessa ja koko sopimuskauden ajan.

 Yhteishankinnan edut 

-          Sopimustoimittajien soveltuvuus on tarkistettu

-          Hyvät sopimusehdot

-          Hansel Oy:n asiantuntijoiden tuki sopimuskauden aikana (esim. asiakkaan edunvalvonta ja toimittajahallinta)

-          Vastuullisuus on huomioitu

-          Maantieteellisesti hyvin saatavilla olevat palvelut

-          Minikilpailutuksen malliasiakirjat auttavat tarpeen kartoituksessa, kilpailutuksen toteutuksessa ja hankintapäätöksen tekemisessä

-          Minikilpailutuksen tekevällä asiakkaalla on heidän tarpeitaan tukevat sopimus-, turvallisuus- ja palvelutasoehdot, joihin on mahdollisuus vaikuttaa asiakaskohtaisella sopimuksella.

 Siivouspalveluiden hankinnat Sipoon kunnassa

Sipoon kunnalla on tai on ollut itse kilpailutettuja sopimuksia kaikkien yllä lueteltujen Hansel Oy:n Siivouspalvelut 2021 - 2025 DPS:ssä mukana olevien palveluntuottajien kanssa.

Kunnan neljän viimeisten vuosien aikana tehtyihin kilpailutuksiin ei ole osallistunut sipoolaisia palveluntuottajia.

 Vaikka kunta liittyisi Hansel Oy:n Siivouspalvelut 2021 - 2025 DPS:ään, kunta voi myös kilpailuttaa siivouspalveluita itse sopimuskauden aikana.

 Sipoon kunnalla on sopimus siivouspalveluista koulujen Lukkari, Leppätie ja Wessman. Sopimus päättyy 31.12.2021 ja siivouspalvelu tulee hankintalain (1397/2016) mukaisesti kilpailuttaa. Tämänhetkisen tilanteen mukaan Wessman talon oppilaat siirtyvät 8/2021 Nikkilän sydämen laajennukseen. Siivouspalvelut ovat päättäneet ottaa omaan siivoukseen Leppätien koulun ja näin ollen Lukkarin koulun siivouspalvelut olisi tarkoitus kilpailuttaa uuden DPS:n kautta. 

Esittelijä / Föredragande Tekninen johtaja / Teknisk direktör Myllyvirta Ilari

Ehdotus / Förslag Tekninen valiokunta päättää, että Sipoon kunta liittyy Hansel Oy:n dynaamiseen hankintajärjestelmään Siivouspalvelut 2021 - 2025 DPS ja minikilpailuttaa siivouspalveluita järjestelmän sisällä siivouspalveluesimiehen tarkoituksenmukaiseksi katsomissa hankinnoissa. 

Tekniska utskottet beslutar att Sibbo kommun ansluter sig till Hansel Ab:s dynamiska inköpssystem Städtjänster 2021 - 2025 DIS och minikonkurrensutsätter städtjänster inom inköpssystemet i de upphandlingar som städservicechefen anser lämpliga.

Käsittely / Behandling  

Päätös / Beslut Tekninen valiokunta hyväksyi yksimielisesti esittelijän ehdotuksen.

Tekniska utskottet godkände enhälligt föredragandens förslag.