Tekninen valiokunta / Tekniska utskottet
Protokoll 02.03.2021/Paragraf 30

Tekninen valiokunta / Tekniska utskottet 02.03.2021 § 30  

265/02.08.00/2021  

Valmistelija / Beredare: Siivouspalveluesimies / Städservicechef Johanna Kemiläinen, johanna.kemilainen(at)sipoo.fi

Hankinnan kohde ja hankinnan taustaa

Tarjouspyyntö on jaettu kahteen osaan (osa 1) Talman koulun ja esiopetuksen siivouspalvelut sekä (osa 2) Salpar skola siivous- ja ruokapalvelu

Talman koulu hankinnan kohteena olevat siivouspalvelut on kilpailutettu ensimmäisen kerran vuonna 2017. Sopimuksen optiovuodet ovat myös käytetty. Voimassa oleva sopimus päättyy 31.5.2021.

Talmassa sijaitsevan Talman koulun ja esiopetuksen tiloissa toimii suomenkielinen esiopetus ja peruskoulun luokat 1-6. Tilojen ylläpito- ja perussiivoukseen valitaan kilpailutuksen perusteella yksi palveluntuottaja.

Talman koulun sopimus pitää sisällään ylläpito- ja perussiivouksen edellä mainituille kohteille sopimuskaudelle 1.6.2021-31.7.2023 sekä lisäksi mahdollisuuden kahden (2) vuoden optioon. Kilpailutuksen tarjouspyyntö on laadittu siten, että palveluntuottaja tukee toiminnallaan kohteiden toimivuutta oikeanaikaisella, tasalaatuisella ja puhtaalla lopputuloksella kustannustehokkaasti.

Salpar skolan hankinnan kohteena olevat siivous- ja ruokapalvelut on kilpailutettu ensimmäisen kerran vuonna 2017. Sopimuksen optiovuodet ovat myös käytetty. Voimassa oleva sopimus päättyy 31.7.2021

Kalkkirannassa sijaitseva Salpar skolan tiloissa toimii ruotsinkielisen peruskoulun luokat 1-6. Tilojen ylläpito- ja perussiivoukseen sekä ruokapalveluun valitaan kilpailutuksen perusteella yksi palveluntuottaja.

Salpar skolan sopimus pitää sisällään ylläpito- ja perussiivous sekä ruokapalvelun edellä mainituille kohteille sopimuskaudelle 1.8.2021-31.7.2023 sekä lisäksi mahdollisuuden kahden (2) vuoden optioon. Kilpailutuksen tarjouspyyntö on laadittu siten, että palveluntuottaja tukee toiminnallaan kohteiden toimivuutta oikeanaikaisella, tasalaatuisella ja puhtaalla lopputuloksella kustannustehokkaasti.

Tarjouksen jättämisen edellytyksenä oli osallistua pakolliseen kohdekiertoon, joka järjestettiin 15.1.2021. Molemmista osatarjouspyynnöistä oli oma kohdekierros. Talman kierrokselle osallistui seitsemästä (7) yrityksestä henkilöitä. Salparin kierrokselle osallistui kahdesta (2) yrityksestä henkilöitä.

Hankintailmoitus tai -ilmoitukset ja julkaisupäivä

Hankinnasta on lähetetty julkaistavaksi 18.12.2020 hankintailmoitus HILMA-palveluun (www.hankintailmoitukset.fi) nimellä Talman koulun ja esiopetuksen siivouspalvelut sekä Salpar skola ruoka- ja siivouspalvelut. Ilmoitus on julkaistu myös EU:n laajuisessa TED-tietokannassa (http://ted.europa.eu/). 

Tarjouspyynnön nimi, numero ja päivämäärä

HILMA-ilmoituskanavan hankintailmoituksessa oli linkki 18.12.2020 päivättyyn tarjouspyyntöön Talman koulun ja esiopetuksen siivouspalvelut sekä Salpar skola ruoka- ja siivouspalvelut nro TOTI 323905 ja sen liitteisiin.

Hankintailmoituksen julkaisemisen jälkeen tarjouspyyntö on julkaistu osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/sipoo/  ja kunnan Internet-sivulla on ollut linkki tarjouspyyntöön osoitteessawww.sipoo.fi/tarjouspyynnöt.

Hankintamenettely 

Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, jäljempänä hankintalaki). Hankinnan ennakoitu arvo ylittää EU-kynnysarvon.  

Hankintamenettelynä on käytetty avointa menettelyä.

Tarjouspyynnöstä saapuneisiin kysymyksiin vastattiin tarjouspyynnössä kuvatulla tavalla.

Tarjousten toimittaminen, määräaika ja saadut tarjoukset

Tarjoukset pyydettiin jättämään sähköisesti 25.1.2021 klo 16:00 mennessä tarjouspyynnön osoitteessa https://tarjouspalvelu.fi/sipoo.

Tarjouskilpailussa saatiin annetussa määräajassa seuraavat tarjoukset osaan 1 Talma:  

1. Siskon Siivous Oy
2. Kiinteistösiivous Metsänen Oy
3. Astrello Oü
4. RTK Palvelu Oy

Tarjouskilpailussa saatiin annetussa määräajassa seuraavat tarjoukset osaan 2 Salpar:

1. RTK Palvelu Oy 

Tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen

Tarjoajille asetetut soveltuvuusvaatimukset olivat molemmissa osatarjouspyynnöissä samat. Paitsi referenssivaatimuksen osalta osa 1 Talma, referenssi yritysten tuli olla siivouskohde ja osa 2 Salpar, referenssi yritysten tuli olla siivouskohde/siivous- ja ruokapalvelukohde.

Kaikki tarjoajat vakuuttivat, että ne täyttävät tarjoajille tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset. Valitulta tarjoajalta on tarkistettu tietojen paikkansapitävyys. 

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Kaikki saadut tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia, joten tarjouksia ei ole suljettu pois tarjouskilpailusta.

Tarjouksen valintaperuste ja vertailuperusteet 

Tarjouksen valintaperuste on kokonaistaloudellinen edullisuus. Tarjousten vertailu tehtiin tarjouspyynnön mukaisesti osatarjouspyynnöittäin. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena on hinta-laatusuhteeltaan paras tarjous. Jakautuen niin että hinnan painoarvon on 60 pistettä ja laadun 40 pistettä. Laatuarvostelu on kuvattu tarkemmin liitteessä 2 Laatulomake.

Tarjousten vertailu  

Tarjoajien soveltuvuuden ja tarjousten tarkistamisen jälkeen hankintamenettelyssä ja tarjousten vertailussa ovat mukana seuraavat tarjoajat Talman osalta: 

1. Siskon Siivous Oy
2. Kiinteistösiivous Metsänen Oy
3. Astrello Oy
4. RTK Palvelu Oy

Tarjoajien soveltuvuuden ja tarjousten tarkistamisen jälkeen hankintamenettelyssä ja tarjousten vertailussa ovat mukana seuraavat tarjoajat Salparin osalta: 

1. RTK Palvelu Oy

Tarjousten vertailu on kuvattu oheisissa vertailutaulukoissa: Liite 3a Laatupisteiden jako Talma ja Liite 2b Laatupisteiden jako Salpar sekä Liite 3a&b Vertailutaulukko.

Valittu toimittaja tai valitut toimittajat ja poissuljettu toimittaja tai toimittajat 

Kokonaisedullisimman tarjouksen teki Siskonsiivous Oy osan 1 Talman osalta ja RTK Palvelu Oy osan 2 Salparin osalta.

Hankinta-asiakirjojen julkisuus

Hankintalain 138 §:n mukaan hankintayksikön asiakirjojen julkisuuteen ja asiakirjoista perittäviin maksuihin sekä asianosaisen tiedonsaantioikeuteen sovelletaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999), jos hankintayksikkö on mainitun lain 4 §:ssä tarkoitettu viranomainen tai jos sen on muualla laissa olevan säännöksen perusteella noudatettava sanottua lakia.

Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintaa koskevien päätösten tekemisen yhteydessä. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty.

Mikäli tarjouksen tekemiseksi liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on kuitenkin ollut välttämätöntä, on liikesalaisuuksiksi määritellyt tiedot tullut ilmoittaa erillisellä liitteellä taikka muutoin selvästi merkitä luottamuksellisiksi. Vertailuhinta ei voi olla tässä kohdassa tarkoitettu liikesalaisuus.

Hankinnan asiakirjat tulevat yleisesti julkisiksi, kun päätös on tehty ja julkaistaan pöytäkirjan liitteenä..

Hankinnan arvo  

Hankintasopimuksen kokonaishinta optioineen (alv 0 %) on yhteensä noin 273 000€. Talman osuus on noin 148 000€ (alv 0%) ja Salparin osuus on noin 125 000€ (alv0%).

Hankintasopimuksen tekeminen 

Hankintapäätöksen tekemisen jälkeen hankintayksikön on hankintalain 128 §:n mukaan tehtävä hankintasopimus. Hankintasopimus syntyy erillisen kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. 

Odotusaika 

Hankintalain?129 §:n mukaan EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa sopimus voidaan tehdä aikaisintaan?14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen sekä hankintaoikaisuohjeen tiedoksi. Odotusaikaa ei sovelleta suorahankinnoissa. 

Esittelijä / Föredragande Tekninen johtaja / Teknisk direktör Myllyvirta Ilari

Ehdotus / Förslag Tekninen valiokunta päättää:
1. Valita Siskonsiivous Oy:n palveluntuottajaksi osa 1 Talma liitteen 4a Vertailutaulukko mukaisesti.
2. Valita RTK Palvelu Oy:n palveluntuottajaksi osa 2 Salpar liitteen 4b Vertailutaulukko mukaisesti.
3. Tilapalvelupäällikkö päättää erikseen siitä, mitkä tarjoajien luottamukselliseksi merkityt tarjousasiakirjat ovat salassa pidettäviä.
4. Tekninen valiokunta valtuuttaa tilapalvelupäällikön allekirjoittamaan sopimuksen valitun palveluntuottajan kanssa

Päätökset ovat ehdollisia, kunnes valittu toimittaja toimittaa rikosrekisteriotteensa asetettuun määräaikaan mennessä ennen sopimuksen allekirjoittamista.
Pykälä tarkastetaan välittömästi

Tekniska utskottet beslutar att: 
1. Välja Siskonsiivous Oy till serviceproducent för del 1 Talman koulu enligt bilaga 4a Jämförelsetabell.
2. Välja RTK Palvelu Oy till serviceproducent för del 2 Salpar skola enligt bilaga 4b Jämförelsetabell.
3. Lokalservicechefen beslutar separat om vilka av anbudsgivarnas konfidentiella anbudshandlingar som är sekretessbelagda.
4. Tekniska utskottet befullmäktigar lokalservicechefen att underteckna ett avtal med den valda serviceproducenten.

Besluten är villkorliga tills den valda leverantören lämnar in brottsregisterutdrag inom utsatt tid innan avtalet undertecknas.
Paragrafen justeras omedelbart. 

Käsittely / Behandling  

Päätös / Beslut Tekninen valiokunta hyväksyi yksimielisesti esittelijän ehdotuksen.
Pykälä tarkastettiin välittömästi

Tekniska utskottet godkände enhälligt föredragandens förslag.
Paragrafen justerades omedelbart.