Tekninen valiokunta / Tekniska utskottet
Protokoll 02.03.2021/Paragraf 31

Tekninen valiokunta / Tekniska utskottet 02.03.2021 § 31  

294/02.08.00/2021  

Valmistelija / Beredare: Rakennuttajainsinsinööri / Byggingenjör Karolina Blomqvist, karolina.blomqvist(at)sipoo.fi

Yleistä

Söderkullan urheilukentän uusiminen on toteutettu vuonna 2018 lukuun ottamatta kentän lämmitystavan muutosta. Söderkullan urheilukentän lämmityksen lämmönlähteenä toimiva kaukolämpö on päätetty korvata maalämmöllä Neiti Miilin tien sivistyskeskusalueen huoltotilojen laajennuksen yhteydessä. Söderkullan urheilukentän peruskorjaukseen ja maalämpöön on talousarviossa vuodelle 2021 varattu 430 000 euroa. Vuodelle 2021 varattu määräraha tulee jakaantumaan kahteen osakokonaisuuteen; lämpökaivojen toteutukseen sekä huoltotilojen sisäpuolelle sijoitettavaan maalämpöpumppulaitteiston asentamiseen.

Lämpökaivotöiden hankinnasta on lähetetty aiemmin urakkatarjouspyynnöt keväällä ja syksyllä 2019 sekä keväällä 2020. Vuonna 2019 lämpökaivotyöt sisällytettiin osana suurempaa kokonaisuutta, kun taas keväällä 2020 urakka kilpailutettiin erillisenä. Keväällä 2020 saapuneet tarjoukset ylittivät merkittävästi hankkeelle varatun määrärahan, joten hankintamenettely päätettiin keskeyttää. Tuolloin halvin tarjouspyyntöä vastaava tarjous oli arvoltaan 375 000,00 € (alv 0%). Syksyllä 2020 hankkeen suunnitelmia päivitettiin ja urakan kilpailutus aloitettiin uudelleen.

Kilpailutus

Söderkullan tekonurmen lämpökaivotöiden urakan kilpailutus tehtiin monivaiheisena avoimena kansallisena hankintana sähköisen Cloudia-tarjousportaalin kautta. Hankintayksikkö julkaisi tarjouspyynnön 14.12.2020 nähtäville Hilma -ilmoituskanavaan ja tarjoajaehdokkailla oli mahdollisuus lähettää tarjouksensa määräaikaan 14.1.2021 klo 12:00 mennessä. Tässä vaiheessa hankintayksikölle saapui yksi (1) tarjous. (Liite: avauspöytäkirja 140121)

Tarjouksen jättänyt yritys:

1.           Rototec Oy (14.1.2021 klo 10:44)

Rototec Oy täytti tarjouspyynnössä määritellyt vähimmäisvaatimukset ja hankintayksikkö totesi tarjouksen olevan tarjouspyynnön mukainen. Urakkatarjouksen kokonaishinnan 323 087,00 € (alv 0%) (Liite: vertailutaulukko 140121) todettiin kuitenkin ylittävän hankkeelle varatun määrärahan, kun huomioidaan urakkaan varattava lisä- ja muutostyövaraus sekä erillisurakkana kilpailutettava maalämpöpumppujärjestelmän hankinta.

Tarjouspyynnön hankintamenettely mahdollisti hankintayksikön siirtyä hankintamenettelyssä neuvottelumenettelyyn kaikkien niiden tarjoajien kanssa, jotka jättivät tarjouksena määräaikaan mennessä, täyttivät tarjoajille asetetut vähimmäisvaatimukset ja, joiden tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön vaatimukset, mikäli edullisin tarjouspyyntöä vastaava tarjous ylitti hankkeelle varatun määrärahan. Neuvotteluiden tarkoituksena oli käydä vuoropuhelua tarjoajien kanssa, jotta suunnitelmaratkaisuista ja urakan sisällöstä saatiin luotua tilaajan kannalta kokonaistaloudellisesti kustannustehokas kokonaisuus, joka täyttäisi tilaajan asettamat vaatimukset niin sanotulle lopputuotteelle.

Hankintamenettelyä jatkettiin neuvotteluin ainoan tarjoajan Rototec Oy:n kanssa. Neuvotteluiden lopputuloksena täsmennettiin mm. lämpökaivojen määrää sekä maanrakennustöitä. Lisäksi päätettiin teettää ennen urakkaa TRT-testikaivon poraus lämpövastetesteineen. Suunnitelmat ja muut hankinta-asiakirjat päivitettiin ja hankintayksikkö lähetti päivitetyn tarjouspyynnön Cloudia-tarjousportaalin kautta rajoitetulla menettelyllä neuvotteluihin hyväksytyille tarjoajille. Rototec Oy jätti päivitetyn tarjouksen määräaikaan 11.2.2021 klo 13:00 mennessä. (Liite: avauspöytäkirja 110221)

Rototec Oy täytti tarjouspyynnössä määritellyt vähimmäisvaatimukset ja hankintayksikkö totesi tarjouksen olevan tarjouspyynnön mukainen. Urakkatarjouksen kokonaishinta on 261 634,00 € (alv 0%) (Liite: vertailutaulukko 110221).  Lisä- ja muutostyövaraus huomioon ottaen urakan arvioitu kokonaisarvo on yhteensä 324 500,00 € (alv 0%). Loput hankkeelle varatausta määrärahasta käytetään huoltorakennukseen sijoitettavaan maalämpöpumppujärjestelmän hankintaa varten.

Hankinta-asiakirjojen julkisuus

Hankintalain mukaan tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintaa koskevien päätösten tekemisen yhteydessä. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty.

Tässä hankinnassa asiakirjat tulevat yleisesti julkisiksi, kun päätös on tehty ja julkaistaan pöytäkirjan liitteenä.

Esittelijä / Föredragande Tekninen johtaja / Teknisk direktör Myllyvirta Ilari

Ehdotus / Förslag Tekninen valiokunta päättää, että Söderkullan tekonurmen lämpökaivotöiden toteuttajaksi valitaan Rototec Oy tarjouksen 11.2.2021 mukaisesti. Pykälä tarkistetaan välittömästi.

Tekniska utskottet beslutar välja Rototec Oy att genomföra Söderkullas konstgräsplanets värmebrunnar enligt anbudet 11.2.2021. Paragrafen justeras omedelbart. 

Käsittely / Behandling   

Päätös / Beslut Tekninen valiokunta hyväksyi yksimielisesti esittelijän ehdotuksen.
Pykälä tarkistettiin välittömästi.

Tekniska utskottet godkände enhälligt föredragandens förslag.
Paragrafen justerades omedelbart