Sosiaali- ja terveysvaliokunta / Social- och hälsovårdsutskottet
Protokoll 01.03.2022/Paragraf 16

Sosiaali- ja terveysvaliokunta / Social- och hälsovårdsutskottet 01.03.2022 § 16  

266/02.08.00/2022  

Valmistelija / Beredare: Marianne Putus marianne.putus(at)sipoo.fi, hankinta-asiantuntija Johanna Heikel johanna.heikel(at)sipoo.fi

Hankinnan kohteena on Sipoon Nikkilässä valmistettujen kylmien ja kuumien aterioiden kuljetukset kunnassa sijaitseviin päiväkoteihin, kouluihin sekä Nikkilässä sijaitsevaan henkilöstöruokalaan.

Hankintaan sisältyy myös aterioiden kuljetuspalvelut Nikkilässä sijaitsevaan Seniorikeskukseen. Hankinta on jaettu osiin.

OSA I Ateriakuljetukset kouluille ja päiväkoteihin

Kunnassa on kaksi keskuskeittiötä, joista ruokaa kuljetetaan kouluihin ja päiväkoteihin. Molemmat keittiöt sijaitsevat Sipoossa Nikkilän alueella. Hankinnan kohteena on Sipoon Nikkilässä valmistettujen kylmien ja kuumien aterioiden kuljetukset kunnassa sijaitseviin päiväkoteihin, kouluihin sekä Nikkilässä sijaitsevaan henkilöstöruokalaan.

Kylmiä ruokia kuljetetaan kolme kertaa viikossa koulujen ja päiväkotien kuumennuskeittiöihin. Kuumaa ruokaa toimitetaan viisi kertaa viikossa kahden päiväkodin jakelukeittiöön, sekä kolmen koulun jakelukeittiöön. Kuntalan henkilöstöravintolaan toimitetaan kuumaa ruokaa 1.1.2023 alkaen, viitenä päivänä viikossa. Kuljetusten yhteydessä toimitetaan myös elintarvikkeita aamu- ja välipaloja varten.

Nyt kilpailutuksessa oleva sopimuskausi alkaa 1.8.2022. Sopimuskausi on kaksi vuotta. Perussopimuskauden jälkeen (2 vuotta) sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana, mikäli tilaaja ei sitä erikseen irtisano. Toistaiseksi voimassa olevan sopimuksen molemminpuolinen irtisanomisaika on kuusi (6) kuukautta.

OSA II Sosiaali- ja terveysaseman keittiön ateriakuljetuksia

Hankinnan kohteena on aterioiden kuljetuspalvelut sosiaali- ja terveysaseman keittiöltä Nikkilässä sijaitsevaan Seniorikeskukseen. Tarve on hankkia ateriakuljetuksia Seniorikeskukseen pelkästään viikonloppuisin, sekä joka toinen perjantai iltapäivä. Seniorikeskuksessa on neljä pudotuspaikkaa.

Sosiaali- ja terveysaseman keittiöltä toimitetaan kuumaa ruokaa, elintarvikkeita sekä aamu- ja iltapalatarvikkeita.

Osa II siirtyy Itä-Uudenmaan hyvinvointialueelle 1.1.2023. Tästä syystä OSA II aterioiden kuljetuspalvelusopimus solmitaan ajalle 1.8 - 31.12.2022 ja tilaaja varaa mahdollisuuden kahdelle vuoden pituiselle optiolle 1.1.2023 -31.12.2023 ja 1.1.2024-31.12.2024

Hankintailmoitus tai -ilmoitukset ja julkaisupäivä

Hankinnasta on julkaistu tietopyyntö/ennakkoilmoitus 15.9.2021 HILMA-palvelussa (www.hankintailmoitukset.fi) nimellä Aterioiden kuljetus päiväkoteihin ja kouluihin.

Hankinnasta on julkaistu 18.12.2021 hankintailmoitus HILMA-palvelussa (www.hankintailmoitukset.fi) nimellä Päiväkotien ja koulujen ateriakuljetukset sekä sosiaali- ja terveysaseman keittiön ateriakuljetuksia. Ilmoitus on julkaistu myös EU:n laajuisessa TED-tietokannassa (http://ted.europa.eu/).

Hankinnasta on julkaistu 31.12.2021 ja 23.1.2022 korjausilmoitukset HILMA-palvelussa (www.hankintailmoitukset.fi) nimellä Korjausilmoitus: Päiväkotien ja koulujen ateriakuljetukset sekä sosiaali- ja terveysaseman keittiön ateriakuljetuksia. Ilmoitukset on julkaistu myös EU:n laajuisessa TED-tietokannassa (http://ted.europa.eu/).

HILMA-palvelun hankintailmoituksessa oli linkki tarjouspyyntöön ja sen liitteisiin.

Hankintailmoituksen julkaisemisen jälkeen tarjouspyyntö on julkaistu osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/sipoo/  ja löytyi näin myös Sipoon kunnan verkkosivuilta.

Hankintamenettely

Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, jäljempänä hankintalaki). Hankinnan ennakoitu arvo ylittää §25 mukaisen kansallisen kynnysarvon. Hankinta on hankintalain liitteen E mukainen palveluhankinta.

Hankintamenettelynä on käytetty avointa menettelyä. Hankinnassa käytiin markkinavuoropuhelua HILMA ilmoituskanavassa julkaistun tietopyynnön mukaisesti.

Tarjouspyyntöön esitettyihin kysymyksiin vastattiin tarjouspyynnössä kuvatulla tavalla.

Ensimmäisessä korjausilmoituksessa korjattiin tieto kuumien aterioiden lähtöajasta ja tarkennettiin mitä aterioita kuljettavalla kalustolla voi aterioiden lisäksi kuljettaa. Toisessa korjausilmoituksessa siirrettiin hintalomakkeen tiedot sähköiselle tarjoujslomakkeelle. Tämä hankintapäätös on samalla hankintamenettelyä koskeva hankintakertomus.

Tarjousten toimittaminen, määräaika ja saadut tarjoukset

Tarjoukset pyydettiin jättämään sähköisesti 10.2.2022 klo 10.00 mennessä tarjouspyynnön osoitteessa https://tarjouspalvelu.fi/sipoo 

Tarjouskilpailussa saatiin seuraavat tarjoukset:

OSA I  Päiväkotien ja koulujen ateriakuljetukset sekä Kuntalan ateriakuljetukset alk. 1.1.2023

Ilikrina Oy

MixCar Oy

Posti Oy

OSA II Sosiaali- ja terveysaseman keittiön ateriakuljetuksia

MixCar Oy

Ilikrina Oy

Tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen

Kaikki tarjoajat vakuuttivat, että ne täyttävät tarjoajille tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset. Valituilta tarjoajilta on pyydetty asiakirjat, joista on tarkistettu annettujen tietojen paikkansapitävyys.

Tarjoajia ei ole suljettu tarjouskilpailusta.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Kaikki saadut tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia, joten tarjouksia ei ole suljettu pois tarjouskilpailusta.

Tarjouksen valintaperuste ja vertailuperusteet

Tarjouksen valintaperuste on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena on hinta-laatusuhteeltaan paras.

Hinnan painoarvo on 90 ja laadun 10.

Vertailuhinta koostuu molemmissa osatarjouspyynnöissä kuljetushinnasta pudotuspisteittäin x kuljetuspäivien lukumäärä. Edullisimman vertailuhinnan tarjonnut tarjoaja saa 90 hintapistettä.

Laatupisteitä saa mikäli ajoneuvoissa, joiden käyttövoima on diesel, käytetään palvelun sopimuksen mukaisiin kuljetuksiin EN 15940 standardin mukaista uusiutuvaa dieseliä.

Tarjoajan hinta- ja laatupisteet lasketaan yhteen osatarjouspyynnöittäin. Korkeimman pistemäärän saanut tarjoaja on voittaja.

Tarjousten vertailu

Tarjoajien soveltuvuuden ja tarjousten tarkistamisen jälkeen hankintamenettelyssä ja tarjousten vertailussa ovat mukana seuraavat tarjoajat:

OSA I  Päiväkotien ja koulujen ateriakuljetukset sekä Kuntalan ateriakuljetukset alk. 1.1.2023

Ilikrina Oy

MixCar Oy

Posti Oy

OSA II Sosiaali- ja terveysaseman keittiön ateriakuljetuksia

MixCar Oy

Ilikrina Oy

Tarjousten vertailu on kuvattu liitteellä 1 vertailutaulukko.

Valitut toimittajat

OSA I  Päiväkotien ja koulujen ateriakuljetukset sekä Kuntalan ateriakuljetukset alk. 1.1.2023

Posti Oy

OSA II Sosiaali- ja terveysaseman keittiön ateriakuljetuksia

Ilikrina Oy

Hankinta-asiakirjojen julkisuus

Hankintalain 138 §:n mukaan hankintayksikön asiakirjojen julkisuuteen ja asiakirjoista perittäviin maksuihin sekä asianosaisen tiedonsaantioikeuteen sovelletaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999), jos hankintayksikkö on mainitun lain 4 §:ssä tarkoitettu viranomainen tai jos sen on muualla laissa olevan säännöksen perusteella noudatettava sanottua lakia.

Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintaa koskevien päätösten tekemisen yhteydessä. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty.

Mikäli tarjouksen tekemiseksi liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on kuitenkin ollut välttämätöntä, on liikesalaisuuksiksi määritellyt tiedot tullut ilmoittaa erillisellä liitteellä taikka muutoin selvästi merkitä luottamuksellisiksi. Vertailuhinta ei voi olla tässä kohdassa tarkoitettu liikesalaisuus.

Hankinnan arvo

OSA I: Arvio sopimuksen arvosta neljälle vuodelle (alv 0 %) on yhteensä noin 407 000 euroa.

OSA II: Arvio sopimuksen arvosta perussopimuskaudelle ja kahdelle optiovuodelle (alv 0%) on yhteensä noin 95 000 euroa.

Hankintasopimuksen tekeminen

Hankintapäätöksen tekemisen jälkeen hankintayksikön on hankintalain 128 §:n mukaan tehtävä hankintasopimus. Hankintasopimus syntyy erillisen kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.

Odotusaika

Hankintalain 129 §:n mukaan EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen sekä hankintaoikaisuohjeen tiedoksi.

Esittelijä / Föredragande Sosiaali- ja terveysjohtaja / Social- och hälsovårdsdirektör Kokko Leena

Ehdotus / Förslag 1. Valita liitteen 1 vertailutaulukon mukaisesti OSA I Päiväkotien ja koulujen ateriakuljetukset sopimuskaudelle 1.8.2022-31.7.2024 sekä Kuntalan ateriakuljetukset ajalle 1.1.2023-31.7.2024 palveluntuottajaksi Posti Oy:n. Sopimus jatkuu toistaiseksi voimassaolevana, mikäli tilaaja ei sitä erikseen irtisano.
2. Valita liitteen 1 Vertailutaulukon mukaisesti OSA II Sosiaali- ja terveysaseman keittiön ateriakuljetuksia palveluntuottajaksi Ilikrina Oy:n sopimuskaudelle 1.8.-31.12.2022. Päätöksen option käyttöönotosta tekee Itä-Uudenmaan hyvinvointialue.

Pykälä tarkastetaan välittömästi

1. Välja Posti Ab till tjänsteleverantör enligt bilaga 1 vertailutaulukko i DEL I transporter av måltider till daghem och skolor för avtalsperioden 1.8.2022-31.7.2024 och måltiderna till Sockengården 1.1.2023-31.7.2024. Avtalet fortsätter tillsvidare, ifall beställaren inte säger upp det.
2. Välja Ilikrina Oy till tjänsteleverantör enligt bilaga 1 Vertailutaulukko (jämförelsetabell) i DEL II Transport av måltider från social- och hälsostationens kök för avtalsperioden 1.8.-31.12.2022. Beslut om ibruktagande av option tas av Östra Nylands välfärdsområde.


Paragrafen justeras omedelbart

Käsittely / Behandling  

Päätös / Beslut Sosiaali- ja terveysvaliokunta hyväksyi yksimielisesti esittelijän ehdotuksen.

Pykälä tarkastettiin välittömästi.

Social- och hälsovårdsutskottet godkände enhälligt föredragandens förslag.

Paragrafen justerades omedelbart.