Kunnanhallitus / Kommunstyrelsen
Protokoll 02.05.2022/Paragraf 159

Tekninen valiokunta / Tekniska utskottet 27.04.2022     

431/02.08.00/2022  

Valmistelija / Beredare: Siivouspalveluesimies / Städservicechef Johanna Kemiläinen, johanna.kemilainen(at)sipoo.fi, Ruokapalvelupäällikkö / Kostservicechef Marianne Putus, marianne.putus(at)sipoo.fi, Hankinta-asiantuntija / Upphandlingssakkunning, Johanna Heikel johanna.heikel(at)sipoo.fi

Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena ovat Nikkilässä ja Söderkullassa sijaitsevien päiväkotien siivous- ja ateriapalvelut. Siivous- ja ateriapalvelut suoritetaan arkipäivisin maanantaista perjantaihin.

Hankinnan kohteena ovat seuraavat päiväkodit:

Nikkilässä:

Nikkilän päiväkoti

Kartanon päiväkoti, joka toimii vuoropäiväkotina

Päiväkoti Pikkusydän

Söderkullassa:

Hansaksen päiväkoti

Päiväkoti Miili

Kun hankintailmoitus julkaistiin, hankintayksikön arvio sopimuskauden voimassaolosta oli 30.5.2022 - 30.6.2024.  Hankintayksikkö ilmoitti hankintailmoituksessa, että se lähettää tarjousaikana tiedon Tarjouspalvelussa kohdassa "Kysymykset ja vastaukset", mikäli hankintasopimuksen alkaminen siirtyy noin kuukaudella eteenpäin. Hankintayksikkö ilmoitti 8.3.2022 että sopimus uuden Palveluntuottajan kanssa alkaa 2.7.2022. tilaajalla on mahdollisuus päättää kahden vuoden pituisesta optio ajalle 3.7.2024-30.6.2026.

Sipoon kunta valitsee yhden toimittajan kaikkiin kohteisiinsa tuottamaan siivous- ja ateriapalveluita.

Hankintailmoitus tai -ilmoitukset ja julkaisupäivä

Hankinnasta on 4.3.2022 lähetetty julkaistavaksi hankintailmoitus HILMA-palveluun (www.hankintailmoitukset.fi) nimellä Päiväkotien siivous- ja ateriapalveluiden hankinta. Ilmoitus on julkaistu myös EU:n laajuisessa TED-tietokannassa (http://ted.europa.eu/).

Tarjouspyynnön nimi, numero ja päivämäärä

HILMA-palvelun hankintailmoituksessa oli linkki 4.3.2022 päivättyyn tarjouspyyntöön Päiväkotien siivous ja ateriapalveluiden hankinta.

Hankintailmoituksen julkaisemisen jälkeen tarjouspyyntö on julkaistu osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/sipoo/  ja löytyi näin myös Sipoon kunnan verkkosivuilta.

Hankintamenettely

Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, jäljempänä hankintalaki). Hankinnan ennakoitu arvo ylittää EU-kynnysarvon.

Hankintamenettelynä on käytetty avointa hankintamenettelyä. Hankintaa ei ole jaettu osiin koska toiminnan sujuvuuden ja sijaisjärjestelyiden kannalta on parempi, että on yksi toimija kuin se että joka päiväkodissa olisi eri toimittaja.

Tarjouspyynnöstä esitettyihin kysymyksiin vastattiin tarjouspyynnössä kuvatun mukaisesti 24.3.2022.

Tämä hankintapäätös on samalla hankintamenettelyä koskeva hankintakertomus.

Tarjousten toimittaminen, määräaika ja saadut tarjoukset

Tarjoukset pyydettiin jättämään sähköisesti 4.4.2022 klo 10.00 mennessä tarjouspyynnön osoitteessa https://tarjouspalvelu.fi/sipoo 

Tarjouskilpailussa saatiin seuraavat tarjoukset:

LT Siivous Oy

SMC Palvelut Oy

SOL Palvelut Oy

Tarjousten avauspöytäkirja on liitteenä.

Tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen

Kaikki tarjoajat vakuuttivat, että ne täyttävät tarjoajille tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset. Valitulta tarjoajalta on tarkistettu taloudellista tilannetta koskevista asiakirjoista annettujen tietojen paikkansapitävyys.

Tarjoajia ei ole suljettu tarjouskilpailusta.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Kaikki saadut tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia, joten tarjouksia ei ole suljettu pois tarjouskilpailusta.

Tarjouksen valintaperuste ja vertailuperusteet

Tarjouksen valintaperuste on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena on paras hinta - laatusuhde.

Vertailussa käytettiin seuraavia vertailuperusteita ja niiden suhteellisia painoarvoja:

Hinta 60% - laatu 40%

Vertailuhinta muodostui seuraavien palveluiden hintojen summasta

- päiväkotikohtainen ylläpitosiivous x 11 kk:tta

- päiväkotikohtainen ateriapalvelu x 11 kk:tta

- päiväkotikohtainen perussiivous ja ikkunanpesu

- tuntihinta erikseen pyydettävistä töistä x 22 tuntia

Laatu arvioitiin tarjouspyynnön laatulomakkeen mukaisesti seuraavasti:

Siivous- ja ruokapalvelu suunnitelma (max. 40 pistettä)

Tarjoajan tuli tehdä yksilöity palvelukuvaus jokaisesta päiväkodista, sisältäen alla olevat asiat.

- Siivous- ja ruokapalvelutöiden päivittäinen aikataulutus ja käytettävät työtunnit (siivous ja ruokapalvelu ilmoitettuna erikseen sekä henkilöstömäärä)

- Kohdekohtainen siivouskone ja laiteluettelo

- Yksilöity kuvaus sijaisjärjestelystä, ottaen huomioon kaikkien hankinnan kohteena olevien päiväkotien toiminta ja sijainti

- Vastuuorganisaation kuvaus

Pisteytys perustuu suunnitelmaan selkeyteen ja vaadittuihin minimityötunteihin seuraavasti:

0 p = Ei vastaa hankinnan tavoitteita (vastausta ei ole annettu tai se ei sisällä pyydettyjä tietoja olennaisilta osin),

15 p = Vastaa hankinnan tavoitteita tyydyttävästi (vastaus sisältää tiedot yleistasolla, yksityiskohdat puuttuvat tai ovat riittämättömät, kuvaus vastaa hankinnan tavoitteita ja tukee laatutason ylläpitoa tyydyttävästi),

25 p = Vastaa hankinnan tavoitteita hyvin (vastaus sisältää pyydetyt tiedot täsmällisesti ja tarkasti, kuvaus vastaa hankinnan tavoitteita ja tukee laatutason ylläpitoa hyvin),

40 p = Vastaa hankinnan tavoitteita erinomaisesti (vastaus sisältää pyydetyt tiedot täsmällisesti ja tarkasti. Kuvaus vastaa hankinnan tavoitteita ja tukee laatutason ylläpitoa erinomaisesti)

Vertailu: Eniten pisteitä saanut tarjoaja saa lopulliseen tarjousvertailuun 40 vertailupistettä, joihin muiden tarjoajien saamat pisteet suhteutetaan seuraavasti: kyseisen tarjouksen saamat pisteet jaetaan eniten pisteitä saaneen tarjouksen pisteillä ja kerrotaan 40:llä.

Hinta ja laatupisteet lasketaan yhteen ja korkeimman pistemäärän saanut tarjoaja on voittaja.

Tarjousten vertailu

Tarjoajien soveltuvuuden ja tarjousten tarkistamisen jälkeen hankintamenettelyssä ja tarjousten vertailussa ovat mukana kaikki tarjoajat:

Tarjousten vertailu on kuvattu oheisessa vertailutaulukossa ja laadun vertailutaulukossa. Vertailutaulukosta käyvät ilmi tarjousten vertailuhinnat ja laatupisteet. Laadun vertailutaulukosta käyvät ilmi laatupisteiden perustelut.

Valittu toimittaja

L&T Siivous Oy

Hankinta-asiakirjojen julkisuus

Hankintalain 138 §:n mukaan hankintayksikön asiakirjojen julkisuuteen ja asiakirjoista perittäviin maksuihin sekä asianosaisen tiedonsaantioikeuteen sovelletaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999), jos hankintayksikkö on mainitun lain 4 §:ssä tarkoitettu viranomainen tai jos sen on muualla laissa olevan säännöksen perusteella noudatettava sanottua lakia.

Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintaa koskevien päätösten tekemisen yhteydessä. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty.

Mikäli tarjouksen tekemiseksi liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on kuitenkin ollut välttämätöntä, on liikesalaisuuksiksi määritellyt tiedot tullut ilmoittaa erillisellä liitteellä taikka muutoin selvästi merkitä luottamuksellisiksi. Vertailuhinta ei voi olla tässä kohdassa tarkoitettu liikesalaisuus.

Hankinnan arvo

Arvio sopimuksen arvosta (alv 0%) sopimuskaudella mukaan lukien optio on noin 1 500 000 euroa. Noin 794 000 euroa on siivouspalveluiden määrärahan käyttöä ja noin 706 000 euroa on ruokapalveluiden määrärahan käyttöä.

Hankintasopimuksen tekeminen

Hankintapäätöksen tekemisen jälkeen hankintayksikön on hankintalain 128 §:n mukaan tehtävä hankintasopimus. Hankintasopimus syntyy erillisen kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.

Odotusaika

Hankintalain 129 §:n mukaan EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen sekä hankintaoikaisuohjeen tiedoksi.

Esittelijä / Föredragande Tekninen johtaja / Teknisk direktör Myllyvirta Ilari

Ehdotus / Förslag Tekninen valiokunta esittää tarjousvertailun perusteella kunnanhallitukselle, että kunnanhallitus päättää

- valita liitteen Vertailutaulukko L&T Siivous Oy:n palveluntuottajaksi. L&T Siivous Oy:n saama kokonaispistemäärä on 90,39306 pistettä ja vertailuhinta on 354 379 euroa. Hankinnan arvo optioineen on noin 1 500 000 euroa, alv 0%.
Hankintasopimus ei synny tällä päätöksellä vaan kirjallisen hankintasopimuksen allekirjoittamisella. Hankintasopimus allekirjoitetaan, kun tämä päätös on saanut lainvoiman. Hankinnassa sovelletaan odotusaikaa, joka on 14 päivää.
Päätös on ehdollinen, kunnes valittu toimittaja toimittaa rikosrekisteriotteensa asetettuun määräaikaan mennessä ennen sopimuksen allekirjoittamista.
Pykälä tarkastetaan välittömästi.

Tekniska utskottet föreslår enligt jämförelsen av anbuden föreslå kommunstyrelsen att kommunstyrelsen beslutar att

- välja L&T Siivous Oy till tjänsteleverantör enligt bilaga Jämförelsetabell. L&T Siivous Oy fick 90,39306 poäng och jämförelsepriset är 354 379 euro. Värdet på upphandlingen inklusive optionsåret är ca 1 500 000 euro, moms 0%.
Upphandlingskontraktet uppstår inte med detta beslut utan vid underteckning av ett skriftligt upphandlingskontrakt. Upphandlingskontraktet undertecknas efter att detta beslut vunnit laga kraft. På upphandlingsbeslutet iakttas en väntetid som är 14 dagar.

Beslutet är villkorligt tills den valda leverantören lämnar in brottsregisterutdrag inom utsatt tid före avtalet undertecknas.
Paragrafen justeras omedelbart.

Käsittely / Behandling  

Päätös / Beslut Tekninen valiokunta hyväksyi yksimielisesti esittelijän ehdotuksen.
Pykälä tarkistettiin välittömästi.

Tekniska utskottet godkände enhälligt föredragandens förslag.
Paragrafen justerades omedelbart.

§ 159 Kunnanhallitus / Kommunstyrelsen 02.05.2022   

Esittelijä / Föredragande Kunnanjohtaja / Kommundirektör Grannas Mikael

Ehdotus / Förslag Kunnanhallitus päättää

- valita liitteen Vertailutaulukko L&T Siivous Oy:n palveluntuottajaksi. L&T Siivous Oy:n saama kokonaispistemäärä on 90,39306 pistettä ja vertailuhinta on 354 379 euroa. Hankinnan arvo optioineen on noin 1 500 000 euroa, alv 0%.
 

Hankintasopimus ei synny tällä päätöksellä vaan kirjallisen hankintasopimuksen allekirjoittamisella. Hankintasopimus allekirjoitetaan, kun tämä päätös on saanut lainvoiman. Hankinnassa sovelletaan odotusaikaa, joka on 14 päivää.
 

Päätös on ehdollinen, kunnes valittu toimittaja toimittaa rikosrekisteriotteensa asetettuun määräaikaan mennessä ennen sopimuksen allekirjoittamista.
 

Pykälä tarkastetaan välittömästi.

Kommunstyrelsen beslutar att

- välja L&T Siivous Oy till tjänsteleverantör enligt bilaga Jämförelsetabell. L&T Siivous Oy fick 90,39306 poäng och jämförelsepriset är 354 379 euro. Värdet på upphandlingen inklusive optionsåret är ca 1 500 000 euro, moms 0%.

Upphandlingskontraktet uppstår inte med detta beslut utan vid underteckning av ett skriftligt upphandlingskontrakt. Upphandlingskontraktet undertecknas efter att detta beslut vunnit laga kraft. På upphandlingsbeslutet iakttas en väntetid som är 14 dagar.

Beslutet är villkorligt tills den valda leverantören lämnar in brottsregisterutdrag inom utsatt tid före avtalet undertecknas.

Paragrafen justeras omedelbart.

 

Käsittely / Behandling  

Päätös / Beslut               Kunnanhallitus hyväksyi yksimielisesti esittelijän ehdotuksen.

                                       Pykälä tarkastettiin välittömästi.

                                       Kommunstyrelsen godkände enhälligt föredragandens förslag.

                                       Paragrafen justerades omedelbart.