Kunnanhallitus / Kommunstyrelsen
Protokoll 02.05.2022/Paragraf 160

Tekninen valiokunta / Tekniska utskottet 27.04.2022 § 47  

405/02.08.00/2022  

Valmistelija / Beredare: Siivouspalveluiden esimies / Städservicechef Johanna Kemiläinen, johanna.kemilainen(at)sipoo.fi, Hankinta-asiantuntija / Upphandlingssakkunning, Johanna Heikel johanna.heikel(at)sipoo.fi

Hankinnan kohde, hankinnan kesto

Hankintasopimuksen voimassaoloaika on 01.07.2022 - 30.6.2025. Hankintaan sisältyy mahdollisuus vuoden pituiseen (1 vuosi) optiokauteen.

Hankinnan kohteena on Sipoon Nikkilässä sijaitsevan Nikkilän sydämen koulun siivous. Koulussa on noin 900 oppilasta sekä muu henkilöstö. Tiloissa on iltakäyttöä erilaisten harrastusten muodossa esim. liikuntasali sekä musiikki- ja tekstiililuokat. 

Hankinnassa on kilpailutettu koulun päivittäinen ylläpitosiivous sekä jakso- ja perussiivoukset. Tarjoajan tulee huomioida käyttäjän tarpeet ja omalla toiminnallaan varmistaa, että tilat ovat yleisilmeistään siistit ja puhtaat. Hankintaa ei ole jaettu osiin koska kyse on yksi rakennus jonka siivoaminen ei olisi taloudellisesti kannattava jakaa osiin.

Hankintamenettely

Kilpailutus perustui Hansel Oy:n Siivouspalvelut 2021-2025 (DPS) dynaamiseen hankintajärjestelmään. Hankinta on EU kynnysarvon ylittävä palveluhankinta.

Tarjouspyyntö on julkaistu dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksyttyinä olevien sopimustoimittajien saataville 15.2.2022. Saapuneisiin kysymyksiin vastattiin tarjouspyynnössä kuvatulla tavalla.

Tarjouksia saatiin tarjouspyynnössä asetettuun tarjousten jättämiselle varattuun määräaikaan 17.3.2022, klo 12.00 mennessä 3 tarjoajalta:

SOL Palvelut Oy 

LT Siivous Oy 

RTK Palvelu Oy

Tarjousten käsittely

Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016 96.1 §:n mukaisesti hankintayksikön on vaadittava tarjoajalta selvitys tarjouksen  hinnoista  tai  kustannuksista,  jos  tarjous vaikuttaa  poikkeuksellisen  alhaiselta. 

Hankintayksikön näkemyksen mukaan SOL Palvelut Oy:n tarjoushinta oli mahdollisesti poikkeuksellisen alhainen.

Hankintayksikkö lähetti selvityspyynnön poikkeuksellisen alhaisesta tarjoushinnasta SOL Palvelut Oy. Tarjoaja vastasi selvityspyyntöön annetussa määräajassa. Hankintayksikkö hyväksyy tarjoajan selvityksen.

Kaikki tarjoukset todettiin tarjouspyynnön mukaisiksi.

Tarjousten valintaperuste ja vertailuperuste

Tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka vertailuperusteet ovat olleet seuraavat:

Hinta: painoarvo 100 pistettä. Palvelun laatutaso varmistetaan tarjouksessa olleen palvelukuvauksen ja pidettävien laatukierrosten avulla.

Tarjousten vertailuhinta muodostui kolmen hintaosan summasta:

. Ylläpito- ja jaksosiivous: siivouksen päivähinta x koulupäivien lukumäärä (190)

. Perussiivous: siivouksen kertahinta

. Ikkunoiden pesu: pesun kertahinta

 Tarjousten vertailuhinnat sekä tarjousten vertailu käy ilmi liitteessä DPS Vertailutaulukko.

Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen jätti SOL Palvelut Oy.

Hankinnan kokonaishinta kaikkine kuluineen ilman arvonlisäveroa, on optioineen noin 587 000 euroa, alv 0%. Meno on siivouspalveluiden määrärahojen käyttöä.

Esittelijä / Föredragande Tekninen johtaja / Teknisk direktör Myllyvirta Ilari

Ehdotus / Förslag Tekninen valiokunta esittää tarjousvertailun perusteella kunnanhallitukselle että kunnanhallitus päättää

- valita liitteen DPS Vertailutaulukko SOL Palvelut Oy:n palveluntuottajaksi. SOL Palvelut Oy:n saama kokonaispistemäärä on 100 pistettä ja vertailuhinta on 140 237,50 euroa. Hankinnan arvo optioineen on noin 587 000 euroa, alv 0%.
Hankintasopimus ei synny tällä päätöksellä vaan kirjallisen hankintasopimuksen allekirjoittamisella. Hankintasopimus allekirjoitetaan, kun tämä päätös on saanut lainvoiman. Hankinnassa sovelletaan odotusaikaa, joka on dynaamisessa hankintajärjestelmässä 10 päivää.

Pykälä tarkastetaan välittömästi.

Tekniska utskottet föreslår enligt jämförelsen av anbuden föreslå kommunstyrelsen att kommunstyrelsen beslutar att

- välja SOL Palvelut Oy till tjänsteleverantör enligt bilaga DPS (DIS) Jämförelsetabellen. SOL Palvelut Oy fick 100 poäng och jämförelsepriset är 140 237,50 euro. Värdet på upphandlingen inklusive optionsåret är ca 587 000 euro, moms 0%. Upphandlingskontraktet uppstår inte med detta beslut utan vid underteckning av ett skriftligt upphandlingskontrakt. Upphandlingskontraktet undertecknas efter att detta beslut vunnit laga kraft. På uphandlingsbeslutet iakttas en väntetid som i dynamiska inköpssystem är 10 dagar.

Paragrafen justeras omedelbart. 

Käsittely / Behandling  

Päätös / Beslut Tekninen valiokunta hyväksyi yksimielisesti esittelijän ehdotuksen.
Pykälä tarkistettiin välittömästi.

Tekniska utskottet godkände enhälligt föredragandens förslag.
Paragrafen justerades omedelbart.

Kunnanhallitus / Kommunstyrelsen 02.05.2022 § 160  

405/02.08.00/2022

Esittelijä / Föredragande Kunnanjohtaja / Kommundirektör Grannas Mikael

Ehdotus / Förslag Kunnanhallitus päättää:

- valita liitteen DPS Vertailutaulukko SOL Palvelut Oy:n palveluntuottajaksi. SOL Palvelut Oy:n saama kokonaispistemäärä on 100 pistettä ja vertailuhinta on 140 237,50 euroa. Hankinnan arvo optioineen on noin 587 000 euroa, alv 0%.
Hankintasopimus ei synny tällä päätöksellä vaan kirjallisen hankintasopimuksen allekirjoittamisella. Hankintasopimus allekirjoitetaan, kun tämä päätös on saanut lainvoiman. Hankinnassa sovelletaan odotusaikaa, joka on dynaamisessa hankintajärjestelmässä 10 päivää.

Pykälä tarkastetaan välittömästi.

Kommunstyrelsen beslutar att:

- välja SOL Palvelut Oy till tjänsteleverantör enligt bilaga DPS (DIS) Jämförelsetabellen. SOL Palvelut Oy fick 100 poäng och jämförelsepriset är 140 237,50 euro. Värdet på upphandlingen inklusive optionsåret är ca 587 000 euro, moms 0%. Upphandlingskontraktet uppstår inte med detta beslut utan vid underteckning av ett skriftligt upphandlingskontrakt. Upphandlingskontraktet undertecknas efter att detta beslut vunnit laga kraft. På uphandlingsbeslutet iakttas en väntetid som i dynamiska inköpssystem är 10 dagar.

Paragrafen justeras omedelbart. 

Käsittely / Behandling  

Päätös / Beslut Kunnanhallitus hyväksyi yksimielisesti esittelijän ehdotuksen. Pykälä tarkastettiin välittömästi.

Kommunstyrelsen godkände enhälligt föredragandens förslag. Paragrafen justerades omedelbart.