Kunnanhallitus / Kommunstyrelsen
Protokoll 13.02.2023/Paragraf 43

Kunnanhallitus / Kommunstyrelsen 13.02.2023 § 43  

96/02.08.00/2023  

Valmistelija / Beredare: työllisyyspäällikkö, Lassi Puonti lassi.puonti(at)sipoo.fi, palvelupäällikkö, Susanne Fredriksson susanne.fredriksson(at)sipoo.fi, maahanmuuttokoordinaattori, Karin Blomqvist karin.blomkvist(at)sipoo.fi, hankinta-asiantuntija, Johanna Heikel johanna.heikel(at)sipoo.fi

Sarastia Oy on valmistelemassa yhteishankintaa Sovellustulkkauspalveluista. Sarastia Oy:n kilpailutukseen viimeinen mahdollinen liittymispäivä on 28.2.2023. Tämä yhdessä valitusajan kanssa edellyttää yhteishankintaan liittymisen valitusaikana.Tavoitteena on, että tarjouspyyntö julkaistaan viimeistään 1.4.2023. Sopimuskausi on suunniteltu alkavaksi toisen vuosineljänneksen aikana 2023 ja päättyväksi toisen vuosineljänneksen aikana 2027.

Hankinnan kohteena on sovelluksen kautta tehtävät tulkkauspalvelut (ajanvarauksella ja ilman ajanvarausta) Hankintaan voidaan sisällyttää asiakkaiden tarpeiden mukaan myös muut etätulkkauspalvelun muodot, kuten videotulkkauspalvelut, puhelintulkkauspalvelut ja ilmoitustulkkaus. Hankinta jaetaan Sarastia Oy:n asiakkaiden toiveiden mukaan kahteen osakokonaisuuteen joista Sipoolla on tarve vain osaan 1 koska etätulkkauspalveluista Sipoolla on voimassaolevat sopimukset.

1. Sovelluksen kautta tehtävät pikatulkkauspalvelut

2. Etukäteen tilattavat etätulkkauspalvelut

Sipoossa on käytössä Sarastia Oy:n kilpailuttama puitejärjestely tulkkaus- ja käännöspalveluista. Tämä puitejärjestely ei kuitenkaan kata kaikkia kunnan tulkkaustarpeita.

Tulkkauspalveluita käytetään pääasiassa maahanmuuttopalveluissa, kouluissa ja päiväkodeissa sekä info-pisteissä. Info-pisteissä ja kouluissa sekä päiväkodeissa tulkkaustarve on usein yllättävää, eikä tarpeesta tiedetä etukäteen, koska asiakastilanteet eivät yleensä ole etukäteen varattuja tapaamisia. Näissä tilanteissa, tarve olisi ns. pikatulkkauksille, joita ei tarvitse varata etukäteen. Pikatulkkaustilaukset ja tulkkauspalvelu niihin liittyen tehdään puhelimessa olevan sovelluksen avulla.

Yhteishankintayksikön käyttäminen

Sipoon kunta omistaa Sarastia Oy:n (entiset KuntaPro Oy ja Kunnan Taitoa Oy) osakkeita (kunnanhallituksen päätös 11.12.2018 § 335). Sarastia Oy on hankintalain (1397/2016) § 4 kohta 12 tarkoittama yhteishankintayksikkö. Sipoon kunta voi hankintalain § 20 mukaisesti käyttää Sarastia Oy:n tekemiä hankintasopimuksia.

Sarastia Oy kilpailuttaa ja neuvottelee asiakkaittensa puolesta puitejärjestelyjä ja hankintasopimuksia ja vastaa sopimushallinnasta koko sopimuskauden ajan. Suurimmat säästöt yhteishankinnoissa saavutetaan, kun hankitaan sellaisia tuotteita ja palveluita, joita ostetaan paljon, ja jotka ovat vakioitavissa.

Sarastia Oy:n valmisteilla oleviin puitejärjestelyihin voi ennen hankintailmoituksen julkaisua joko liittyä tulevan sopimuksen käyttäjäksi tai ilmoittautua optioasiakkaaksi. Oikeuskäytännön linjausten vuoksi yhteishankintayksiköiden kuten Sarastia Oy:n on ilmoitettava jo tarjouspyynnössä hankinnan laajuus nimeämällä puitesopimusta käyttävät tai siitä kiinnostuneet hankintayksiköt ja niiden ostovolyymit. Vain sitoutumalla kilpailutukseen tai ilmoittautumalla optioasiakkaaksi asiakkaat varmistavat, että ne voivat käyttää yhteishankintayksikön kilpailuttamaa puitesopimusta.

Toimivalta

Sipoon kunnan hallintosäännön mukaan kunnassa ei ole viranhaltijaa, joka voisi päättää useita osastoja koskevista palvelu- ja puitesopimuksista. Tästä syystä kunnanhallituksen on tehtävä päätös liittymisestä.

Hankinnan arvo

Arvio puitejärjestelyn kautta tilatuille sovellustulkkauspalveluille on noin 80 000 euroa, alv 0% tulevalle sopimuskaudelle. Sarastia Oy:lle ilmoitetaan hankinnan ennakoitu arvo 150 000 euroa, joka ei sido hankintayksikköä hankkimaan palvelua koko arvon edestä vaan on maksimiarvo hankinnalle.

Esittelijä / Föredragande Talousjohtaja / Ekonomidirektör Kivilevo Pekka

Ehdotus / Förslag 1) Kunnanhallitus päättää, että Sipoon kunta sitoutuu osallistumaan Sarastia Oy:n järjestämään yhteishankintaan osa 1 Sovelluksen kautta tehtävät pikatulkkauspalvelut, käyttämään puitesopimusta sekä hankkimaan sovelluksen kautta tehtävät tulkkauspalvelut, jotka sisältyvät ennakoituun arvoon, joka ilmoitetaan Sarastia Oy:lle puitesopimuksen mukaisesti valituilta toimittajilta koko sopimuskauden.

2) Valtuuttaa Sipoon kunnan hankinta-asiantuntijan täyttämään Sarastia Oy:n verkkopalvelussa tarvittavat tiedot, joilla Sipoon kunta liitetään juridisesti sitovasti Sarastia Oy:n yhteishankintaan Sovellustulkkauspalvelut.


1) Kommunstyrelsen beslutar att Sibbo kommun förbinder sig att delta i  Sarastia Oy:s gemensamma upphandling del 1 Applikationsbaserade översättningstjänster, att använda ramavtalen samt att upphandla applikationsbaserade tolktjänster som ingår i det uppskattade värdet som meddelas åt Sarastia Oy av ramavtalens leverantörer så länge avtalet är ikraft.

2) Befullmäktiga Sibbo kommuns upphandlingssakkunniga att fylla i de uppgifter som krävs i  Sarastia Oy:s nättjänst och som juridiskt binder Sibbo kommun till Sarastia Oy:s gemensamma upphandling av applikationsbaserade tolktjänster.

Käsittely / Behandling  

Päätös / Beslut Kunnanhallitus hyväksyi yksimielisesti esittelijän ehdotuksen.

Kommunstyrelsen godkände enhälligt föredragandens förslag.

Liitteet / Bilagor