Kunnanhallitus / Kommunstyrelsen
Protokoll 22.01.2024/Paragraf 13

Kunnanhallitus / Kommunstyrelsen 22.01.2024 § 13  

11/02.08.00/2024  

Valmistelija / Beredare: hankinta-asiantuntija / upphandlingssakkunnig Johanna Heikel johanna.heikel(at)sipoo.fi 

Sarastia Oy on kilpailuttanut puitesopimuksen, jonka hankinnan kohteena on päivittäistavaraostojen maksukortit. Sopimustoimittaja on S-Business Oy. Sopimuskausi on käynnistynyt 1.5.2022 ja sopimus on voimassa neljä vuotta.

Hankinnan kohteena on maksukortit, jolla asiakasyhteisöt voivat tehdä määrättyihin tuoteryhmiin kohdennettuja ostoja päivittäistavarakaupoista. Päivittäistavarakaupan omalla maksukortilla tilaajat voivat tehdä määrätyissä myymälöissä organisaatiotilille kohdistettavia ostoja, jolloin ostot laskutetaan ostavalta organisaatiolta.

Hankinta sisältää seuraavat tuoteryhmät:

- Päivittäistavarat

- Kukat, viherkasvit ja muut puutarhatuotteet

- Urheiluvälineet ja harrastustarvikkeet

- Sisustustuotteet ja kausitarvikkeet

- Astiat ja keittiötarvikkeet

- Vaatteet ja pukeutumistuotteet

- Elektroniikkatuotteet ja kodinkoneet

- Muut tuoteryhmät, jota ei ole erikseen pystytty yksilöimään

Maksukorteille varataan määrätty ostovolyymi, jolloin sopimuksen alla tehtävät päivittäistavaraostot eivät suoraan ole ristiriidassa asiakkaiden muiden mahdollisten sopimusvelvoitteiden kanssa.

Yhteishankintayksikön käyttäminen

Sipoon kunta omistaa Sarastia Oy:n (entiset KuntaPro Oy ja Kunnan Taitoa Oy) osakkeita (kunnanhallituksen päätös 11.12.2018 § 335). Sarastia Oy on hankintalain (1397/2016) § 4 kohta 12 tarkoittama yhteishankintayksikkö. Sipoon kunta voi hankintalain § 20 mukaisesti käyttää Sarastia Oy:n tekemiä hankintasopimuksia.

Sarastia Oy kilpailuttaa ja neuvottelee asiakkaittensa puolesta puitejärjestelyjä ja hankintasopimuksia ja vastaa sopimushallinnasta koko sopimuskauden ajan. Suurimmat säästöt yhteishankinnoissa saavutetaan, kun hankitaan sellaisia tuotteita ja palveluita, joita ostetaan paljon, ja jotka ovat vakioitavissa.

Sarastia Oy:n valmisteilla oleviin puitejärjestelyihin voi ennen hankintailmoituksen julkaisua joko liittyä tulevan sopimuksen käyttäjäksi tai ilmoittautua optioasiakkaaksi. Oikeuskäytännön linjausten vuoksi yhteishankintayksiköiden kuten Sarastia Oy:n on ilmoitettava jo tarjouspyynnössä hankinnan laajuus nimeämällä puitesopimusta käyttävät tai siitä kiinnostuneet hankintayksiköt ja niiden ostovolyymit. Vain sitoutumalla kilpailutukseen tai ilmoittautumalla optioasiakkaaksi asiakkaat varmistavat, että ne voivat käyttää tulevaa puitesopimusta. Sitoutuneet asiakkaat saavat mahdollisuuden kommentoida tarjouspyyntöasiakirjoja ennen kilpailutusta.

Sipoon kunta on ilmoitettu optioasiakkaaksi kyseisen hankinnan tarjouspyyntöasiakirjoissa ja sopimuskauden ennakoiduksi arvoksi on ilmoitettu 280 000 euroa, alv 0%.

Esittelijä / Föredragande Kunnanjohtaja / Kommundirektör Grannas Mikael

Ehdotus / Förslag Kunnanhallitus päättää
1) että Sipoon kunta liittyy Sarastia Oy:n puitesopimukseen maksukorteilla maksettavat päivittäistavarat ja kulutustavarat ja sitoutuu käyttämään kilpailutusten pohjalta solmittua puitesopimusta koko sopimuskauden ajan ilmoitetun ennakoidun arvon puitteissa.

2) valtuuttaa Sipoon kunnan johdon assistentin täyttämään Sarastia Oy:n sitoutumislomakkeelle tarvittavat tiedot, joilla Sipoon kunta liitetään juridisesti sitovasti Sarastia Oy:n yhteishankintaan maksukorteilla maksettavat päivittäistavarat ja kulutustavarat.

Kommunstyrelsen beslutar
1) att Sibbo kommun ansluter sig till Sarastia Oy:s ramavtal om livsmedel och konsumtionsvaror som betalas med kontokort och förbinder sig att använda ramavtalet under hela avtalsperioden inom ramen för det uppskattade värdet. 

2) befullmäktiga Sibbo kommuns lednings assistent att fylla i de uppgifter som krävs på Sarastia Oy:s anslutningsblankett och som juridiskt binder Sibbo kommun till Sarastia Oy:s gemensamma upphandling om livsmedel och konsumtionsvaror som betalas med kontokort.

Käsittely / Behandling  

Päätös / Beslut Kunnanhallitus hyväksyi yksimielisesti esittelijän ehdotuksen.

Kommunstyrelsen godkände enhälligt föredragandens förslag.

Liitteet / Bilagor