Tekninen valiokunta / Tekniska utskottet
Protokoll 23.01.2024/Paragraf 15

Tekninen valiokunta / Tekniska utskottet 23.01.2024 § 15  

45/02.08.00/2024  

Valmistelija / Beredare: Tilapalvelupäällikkö Juha Pohjonen juha.pohjonen(at)sipoo.fi, tekninen isännöitsijä Ossi Hartikainen ossi.hartikainen(at)sipoo.fi, suunnittelija Jere Loikkanen jere.loikkanen(at)sipoo.fi

Sipoon kunta omistaa Sarastia Oy:n (entiset KuntaPro Oy ja Kunnan Taitoa Oy) osakkeita (kunnanhallituksen päätös 11.12.2018 § 335). Sarastia Oy on hankintalain (1397/2016) § 4 kohta 12 tarkoittama yhteishankintayksikkö. Sipoon kunta voi hankintalain § 20 mukaisesti käyttää Sarastia Oy:n tekemiä hankintasopimuksia.

Oikeuskäytännön linjausten vuoksi yhteishankintayksiköiden kuten Sarastia Oy:n on ilmoitettava jo tarjouspyynnössä hankinnan laajuus nimeämällä puitesopimusta käyttävät tai siitä kiinnostuneet hankintayksiköt (optioasiakkaat) ja niiden ostovolyymit. Vain sitoutumalla kilpailutukseen tai ilmoittautumalla optioasiakkaaksi asiakkaat varmistavat, että ne voivat käyttää tulevaa puitesopimusta.

Sipoon kunta mainitaan aina optioasiakkaana Sarastia Oy:n tarjouspyynnöissä, jotta kunnan olisi mahdollista liittyä voimassa olevaan sopimukseen niin halutessaan.             

Sarastia Oy ja sopimustoimittajat ovat solmineet Vartiointi- ja turvapalvelut 2023 (424519)   yhteishankintasopimuksen, joka on astunut voimaan asiakkaiden käyttöön 18.11.2023 alkaen. Sopimuskausi on neljä (4) vuotta ja se päättyy 17.11.2027.

Vartiointi- ja turvapalveluiden sopimus on jaettu kymmeneen osakokonaisuuteen maantieteellisen sijainnin ja / tai asiakkuuteen perustuvan rajauksen mukaan. Jokainen osakokonaisuus sisältää asiakkaan tarpeen mukaan määriteltävät seuraavat palvelut:

- hälytyskeskuspalvelut

- hälytyskäynnit

- paikallisvartiointi

- piirivartiointi

- oven avaus- ja sulkupalvelut

- aulapalvelut

- järjestyksenvalvonta

- liputuspalvelut

- virtuaalinen piirivartiointi (kameravalvonta sekä silmukoiden tilojen valvonta)

- arvokuljetukset

- erinäiset vartiointi- ja turvallisuuspalveluihin liittyvät teknologiat, kuten valvontakamerat ja vartijakutsupainikkeet

Asiakaskohteet, tarkempi tehtäväsisältö ja palveluajat määritetään asiakaskohtaisesti sekä tarvittaessa tarkemmalla tasolla yksikkö- ja kohdekohtaisesti. Sopimukseen sitoutuneet asiakkaat laativat oman keskinäisen palvelusopimuksensa Palveluntuottajan kanssa puitesopimukseen sitoutumisen jälkeen. Sopimuksessa panostetaan kattaviin raportointi- ja palvelutuotannon seurantamenetelmiin.

Optioasiakkailla on oikeus sitoutua haluamaansa osakokonaisuuteen, mikäli Palveluntuottaja pystyy palvelemaan asiakasta sopimusehtojen mukaan asiakkaan toiminta-alueella. Sipoolla ei ole Sarastia Oy:n ja sopimustoimittajien solmimassa yhteishankintasopimuksessa ilmoitettuna omaa osakokonaisuuttaan. Yhteishankintasopimukseen sitoumisen kannalta järkevin osakokonaisuus Sipoolle on Osakokonaisuus 2: Mäntsälän asiakkuus, jonka sopimustoimittajana toimii Securitas Oy. Osakokonaisuuden palvelut tuotetaan ja organisoidaan Securitas Oy:n Keravan toimipisteen toimesta.

Sipoon kunnalla ei ole tällä hetkellä voimassa olevaa palvelusopimusta yhteishankintasopimukseen sisältyvistä palveluista. Sopimukseen sisältyviä palveluita on hankittu 30.4.2023 asti toimineen tekniikka- ja ympäristöosaston toimesta erillisinä hankintoina edellisen yhteishankintasopimuksen päätyttyä. Palveluiden tuottamisesta on tähän asti vastannut sitoutumisen kohteena olevan osakokonaisuuden sopimustoimittajan tapaan Securitas Oy. Sitoutumalla voimassa olevaan kilpailutettuun yhteishankintasopimukseen hankintayksikkö voi hankkia yhteishankintasopimukseen sisältyviä palveluita omien tarpeidensa mukaan kohdennetusti aikaisemman yhteistyön perusteella hyväksi todetulta sopimustoimittajalta.

Sipoon kunnalle ei ole saatavilla lisäetua omalla vartiointi- ja turvapalveluiden kilpailutuksella. Sitoutumalla Sarastia Oy:n kilpailuttamaan sopimukseen säästetään myös kilpailutuksen aiheuttamissa prosessikustannuksissa ja saadaan yhteishankinnan tuottama volyymietu.

Hankinnan arvo

Arvio sopimuskaudelle Sipoon kunnan osalta puitejärjestelyn kautta tilatuille palveluille on 380 000 euroa (alv 0 %). Sarastia Oy:lle ilmoitettu hankinnan kokonaisarvo ei sido hankintayksikköä hankkimaan koko arvon edestä vaan on maksimiarvo hankinnalle.

Esittelijä / Föredragande Kasvun ja kehityksen päällikkö / Chef för tillväxt och utveckling Sirén Lari

Ehdotus / Förslag Tekninen valiokunta päättää, 

1) että Sipoon kunta liittyy Sarastia Oy:n puitesopimuksen Vartiointi- ja turvapalvelut 2023 424519 osakokonaisuuteen 2: Mäntsälän asiakkuus, käyttämään sopimusta sekä hankkimaan asiakaskohtaisesti tilaajan ja palveluntuottajan kesken sopimuksessa määriteltävät palvelut Sarastia Oy:lle ilmoitetun hankinnan kokonaisarvon (380 000 €, Alv 0 %) rajoissa sopimuskauden ajan. 

2) valtuuttaa Sipoon kunnan yhdyskunnan ja ympäristön toimialan suunnittelijan allekirjoittamaan Sarastia Oy:n sitoumuslomakkeen, jolla Sipoon kunta liitetään juridisesti sitovasti Sarastia Oy:n puitesopimukseen Vartiointi- ja turvapalvelut 2023 424519.

Tekniska utskottet beslutar 

1) att Sibbo kommun deltar i delhelhet 2: Mäntsäläs klientförhållande i Sarastia Oy:s ramavtal 424519 om vakt- och säkerhetstjänster 2023, att använda avtalet samt att under avtalsperioden upphandla klientspecifikt de tjänster som avtalet mellan beställaren och serviceproducenten gäller inom ramen för det totala värde för upphandlingen (380 000 €, moms 0 %) som underrättades Sarastia Oy.
 
2) att befullmäktiga en planerare i sektorn för samhälle och miljö i Sibbo kommun att underteckna Sarastia Oy:s blankett om förbindelse med vilken Sibbo kommun förbinder sig juridiskt till Sarastia Oy:s ramavtal 424519 om vakt- och säkerhetstjänster 2023.

Käsittely / Behandling  

Päätös / Beslut Tekninen valiokunta hyväksyi yksimielisesti esittelijän ehdotuksen.

Tekniska utskottet godkände enhälligt föredragandens förslag.

Liitteet / Bilagor