Kunnanhallitus / Kommunstyrelsen
Protokoll 27.05.2024/Paragraf 169

Kunnanhallitus / Kommunstyrelsen 27.05.2024 § 169  

517/02.08.00/2024  

Valmistelija / Beredare:
Koulutusjohtaja / Utbildningsdirektör Tommi Eränpalo, tommi.eranpalo(at)sipoo.fi
Kuljetuskoordinaattori / Transportsamordnare Sari Niemi, sari.niemi(at)sipoo.fi

Toimivalta

Sipoon kunnan hallintosäännön 23 § perusteella kunnanhallitus päättää hankinnoista, joiden arvo on enintään 1 miljoona euroa/vuosi.

Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena on Sipoon kunnan oppilaiden koulukuljetuspalvelu reitillä Nikkilä – Savijärvi – Linnanpelto – Herrala. Ajettavat kilometrit ovat noin 950 km/viikko. Kuljetusoppilaita on tällä hetkellä 53.

Hankinnan kohteena ovat myös tilaajan tarpeen mukaiset yksilölliset lisäkuljetukset oppilaille, jotka eivät syystä tai toisesta voi kulkea reitillä palveluntuottajan kanssa sovitulla tavalla.

Hankinta täydentää aiemmin tehtyä koulukuljetuspalveluhankintaa.

Hankinnan kohde ja ehdot sekä hankittavan palvelun sisältö on kuvattu tarkemmin päätöksen oheismateriaalina 1 olevassa tarjouspyynnössä liitteineen.

Hankinnan hankintalain mukaisesti laskettu, arvonlisäveroton, ennakoitu arvo on 200.000 euroa /vuosi. Hankinnan arvonlisäveroton ennakoitu arvo sopimuskaudelta on noin 650.000 euroa.

Hankinnan perusteella valitaan yksi palveluntuottaja, jolla on kokonaisvastuu palvelun katkeamattomasta tuottamisesta sopimuskauden ajan.

Sopimus solmitaan määräajalle 31.7.2025 saakka. Sopimusta voidaan jatkaa yhdellä kahden vuoden mittaisella optiokaudella ajalle 1.8.2025− 31.7.2027, josta kumpikin optiovuosi on otettavissa käyttöön myös erikseen.

Hankintamenettely ja tarjouspyyntö

Hankintamenettelynä on avoin menettely. Kyseessä on hankintalain (1397/2016) 26 §:n 1 momentin 2 kohdan mukainen EU-kynnysarvot ylittävä hankinta. Tarjouskilpailua koskeva EU-hankintailmoitus ja tarjouspyyntö numero 502566 julkaistiin 27.3.2024 ilmoituskanavissa Hankintailmoitukset.fi ja Tarjouspalvelu.fi. 

Saadut tarjoukset

Tarjouspyynnössä asetettuun määräaikaan 6.5.2024 klo 10.00 mennessä saatiin 7 (seitsemän) tarjousta. Saadut tarjoukset ilmenevät liitteestä 1 ”Avauspöytäkirja”.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Hankintalain 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia vaatimuksia. Ehdokkaat tai tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

Soveltuvuusvaatimusten tarkastuksessa havaittiin, että kaikki tarjoajat täyttivät tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran, palvelun tai rakennusurakan olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. 

Tarjousten tarkastuksessa havaittiin, että saadut tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia ja ne hyväksyttiin tarjousvertailuun.

Tarjousten vertailu

Hankinnan valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jossa vertailuperusteena käytetään parasta hinta/laatu -suhdetta tarjouspyynnössä kuvatun mukaisesti.

HINTA, painoarvo 70 %

Hintavertailua varten tarjoajan osahinnat kerrotaan hinnan yhteydessä ilmoitetulla kertoimella. Näin kerrotut osahinnat lasketaan yhteen, jolloin saadaan tarjoajan vertailuhinta. Halvimman vertailuhinnan antanut tarjoaja saa vertailuun 70 pistettä. Muiden tarjoajien hinta suhteutetaan halvimman tarjouksen hintaan kaavalla: halvimman tarjouksen hinta / tarjoajan hinta * 70.

LAATU, painoarvo 30 %

Laatuperusteena on tarjoajan kuljettajien osaaminen erityisryhmien kuljettamisessa. Laatuvertailussa eniten pisteitä saanut saa tarjousvertailussa täydet 30 pistettä ja muiden tarjousten laatupisteet suhteutetaan kaavalla: tarjoajan pisteet / suurimmat pisteet * 30.

Laatuperusteena oli kuljettajien osaaminen erityisryhmiin kuuluvien henkilöiden kuljettamisessa, jossa kriteerinä käytettiin Traficomin hyväksymän erityisryhmien kuljettajakoulutuksen suorittamista.

Tarjouskilpailun voittajaksi valitaan eniten yhteenlaskettuja hinta- ja laatupisteitä saanut tarjoaja. Tarjouspyynnön mukaan hankintayksikkö voi valita varatoimittajan, jonka kanssa sopimus tehdään, mikäli hankintasopimusta ei voida tehdä voittaneen tarjoajan kanssa.

Hankintapäätös

Hankintapäätöksen tiedoksianto ei merkitse sopimuksen syntymistä. Hankintasopimus syntyy erillisen kirjallisen sopimuksen tekemisellä. EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluessa siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätös perusteluineen tiedoksi.

Hankinta-asiaan muutosta hakevan on kirjallisesti ilmoitettava hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava hankintayksikölle viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeuteen. Ilmoitus on toimitettava osoitteella kirjaamo@sipoo.fi.

Esittelijä / Föredragande Kunnanjohtaja / Kommundirektör Grannas Mikael

Ehdotus / Förslag Kunnanhallitus päättää
- valita palveluntuottajaksi tarjouskilpailun voittajan Taksikuljetukset Harri Vuolle Oy:n jolta hankinta tehdään,
- valita varatoimittajaksi Rolly Oy:n ja
- valtuuttaa koulutusjohtajan päättämään optiovuosien käyttöönotosta.

Pykälä tarkastetaan välittömästi.

Kommunstyrelsen beslutar att
- välja Taksikuljetukset Harri Vuolle Oy, vinnaren av anbudstävlingen, som serviceproducent,
- välja Rolly Oy som reservproducent och
- befullmäktiga utbildningsdirektören att besluta om ibruktagande av optionsår.

Paragrafen justeras omedelbart.

Käsittely / Behandling  

Päätös / Beslut Kunnanhallitus hyväksyi yksimielisesti esittelijän ehdotuksen.

Pykälä tarkastettiin välittömästi.

Kommunstyrelsen godkände enhälligt föredragandens förslag.

Paragrafen justerades omedelbart.

Liitteet / Bilagor