Kunnanhallitus / Kommunstyrelsen
Protokoll 19.08.2024/Paragraf 223

Valtuusto 06.05.2024 § 35 

Jokke Härmä jätti aloitteen, jossa ehdotetaan uuden toimivan ja tallentavan puheenvuoro- ja äänestyslaitteiston hankkimista tai päivittämistä Juhlatalolle.             

Päätös Valtuusto merkitsi aloitteen tiedoksi.

Liitteet 

Kunnanhallitus / Kommunstyrelsen 19.08.2024 § 223  

479/02.08.00/2024  

Valmistelija / Beredare: Chief Digital Officer Ethel Eriksson, ethel.eriksson(at)sipoo.fi, hallintopäällikkö / förvaltningschef Jenni Björksten, jenni.bjorksten(at)sipoo.fi

Juhlatalon Brander-salin kuvaus- ja striimauslaitteisto on hankittu vuonna 2018. Laitteisto ja siihen liittyvät kaapelointi-, sähkö- ja asennustyöt maksoivat 180 000 euroa ja käyttöiäksi arvioitiin 8-10 vuotta. Laitteisto oli käyttämättä pandemian ajan ja kun valtuusto aloitti uudelleen lähikokoukset, laitteisto huollettiin ja varmistettiin sen toimivuus. Samalla todettiin, että laitteisto on käyttökuntoinen vielä ainakin vuoteen 2028 asti. Uuden, laadultaan paremman laitteiston hankintahinta on noin 200 000 euroa. Määrärahaa ei ole talousarviossa.

Jotta nykyisen laitteiston toimintakyky varmistetaan, kesän 2024 aikana tehdään määräaikaishuolto ja testaus. Lisäksi laitetoimittaja tulee kouluttamaan tilamestarit laitteiston käyttöön ja päivittämiseen sekä häiriöiden korjaamiseen. Mikrofonit ovat suuri osa kokonaisuutta ja niiden lataamiseen ja kokousvalmiuteen saattamiseen tullaan kiinnittämään jatkossa huomiota. Varmuuden vuoksi myös hallintopalveluiden henkilöstöä koulutetaan järjestelmän käyttöön ja tavallisimpien häiriöiden ohittamiseen.

Laitteiston toimintakykyä seurataan syksyn 2024 aikana ja mikäli tehdyt toimenpiteet eivät auta, selvitetään uuden laitteiston hankintaa tarkemmin.

Valtuustossa käytössä oleva puheenvuoro- ja äänestysjärjestelmä on erillinen järjestelmä, joka ei ole kokoustilaan eikä kuvaus- ja striimauslaitteistoon sidottu. Myös tämä laitteisto oli etä- ja hybridikokousten aikana käyttämättä, ja on edelleen toimintakuntoinen.

Kunnan asianhallintajärjestelmän kanssa yhteentoimivan sähköisen kokousjärjestelmän mahdollista käyttöönottoa on selvitetty mm. valtiovarainministeriön rahoittaman digikannustinhankkeen puitteissa. Myös nykyisen asianhallintajärjestelmän toimittaja tarjoaa sähköistä kokousjärjestelmää. Tämän järjestelmän ominaisuuksia ei ole tarkemmin selvitetty, eikä sähköiseen kokousjärjestelmään ole määrärahaa talousarviossa.

Esittelijä / Föredragande Kunnanjohtaja / Kommundirektör Grannas Mikael

Ehdotus / Förslag Kunnanhallitus merkitsee vastineen tiedoksi. Lisäksi kunnanhallitus antaa asian valtuustolle tiedoksi ja esittää, että aloite on täten loppuun käsitelty.

Kommunstyrelsen antecknar bemötandet för kännedom. Dessutom delger kommunstyrelsen ärendet fullmäktige och föreslår att motionen därmed är slutbehandlad.

Käsittely / Behandling  

Päätös / Beslut Kunnanhallitus hyväksyi yksimielisesti esittelijän ehdotuksen.

Kommunstyrelsen godkände enhälligt föredragandens förslag.

Liitteet / Bilagor