Tekninen valiokunta / Tekniska utskottet
Protokoll 27.08.2024/Paragraf 114

Tekninen valiokunta / Tekniska utskottet 27.08.2024 § 114  

858/02.08.00/2024  

Valmistelija / Beredare: tilapalvelupäällikkö / lokalservicechef Juha Pohjonen juha.pohjonen(at)sipoo.fi, suunnittelija /  planerare Jere Loikkanen jere.loikkanen(at)sipoo.fi, Hankinta-asiantuntija / Upphandlingssakkunnig Minerva Kastehelmi minerva.kastehelmi(at)sipoo.fi.

Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena on rautakauppa- ja puutavara-alan tuotteiden puitesopimusjärjestelyhankinta.  Tuotteet tulee Sipoon kunnan yksiköiden (ensisijaisesti toimitilat, katu- ja viheralueet, koulutoimi sekä Sipoon Vesi) käyttöön,

Tavarat hankitaan sopimuskaudella tarpeiden mukaisesti, joten tuotteiden hankintamäärät vaihtelevat vuosittain.

Hankinta jaetaan neljään osaan

1. Noudettava rautakauppa- ja puutavara Nikkilän alueella,
2. Tilattava rautakauppa- ja puutavara Nikkilän alueella,
3. Noudettava rautakauppa – ja puutavara Söderkullan alueella
4.  Tilattava rautakauppa- ja puutavara Söderkullan alueella.

Söderkullan alueen toimipiste on Söderkullan kartano, Söderkullantie 701 ja Nikkilän toimipiste on Susikuja 4. Osatarjouksiin hyväksyttiin tarjoajalta mahdollisuus lähettää osatarjous useampaan osaa. Jokaiseen osaan valitaan enimmillään viisi (5) sopimustoimittajaa.

Sopimuskausi on 24 kk ja se alkaa sopimuksen allekirjoittamisesta. Osapuoli voi irtisanoa sopimuksen siten, että irtisanomisaika on 6 kk.

Sopimusta on mahdollista jatkaa yhdellä kahden (2) vuoden mittaisella optiokaudella. Optiomahdollisuuden käytöstä Tilaaja päättää 2 kk ennen sopimuksen päättymistä, toimittajien kanssa pidettyjen erillisten neuvottelujen jälkeen. Optiomahdollisuuden käyttäminen tarkoittaa kevennetyn kilpailun järjestämistä toimittajien välillä.

Hankintailmoitus/hankintailmoitukset ja julkaisupäivä

Hankinta on julkaistu 17.6.2024 hankintailmoitus HILMA-palvelussa, johon on ollut linkki myös kunnan sivuilta nimellä Rautakauppa- ja puutavara-alan hankinta, puitejärjestely. Ilmoitus on julkaistu myös EU:n laajuisessa TED-tietokannassa.

Tarjouspyynnön nimi numero ja päivämäärä.

Hilma-palvelun hankintailmoituksen oli linkki 17.6.2024 päivättyyn tarjouspyyntöön ’Rautakauppa – ja puutavara-alan tuotteiden hankinta, puitesopimusjärjestely, TOTI 507947 ja sen liitteisiin. Hankintailmoituksen julkaisemisen jälkeen tarjouspyyntö on julkaistu www.tarjouspalvelu.fi/sipoo, joka oli nähtävillä myös Sipoon kunnan verkkosivuilla.

Hankintamenettely

Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnosta ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016), jäljempänä hankintalaki. Hankinnan ennakoitu arvo ylittää EU:n kynnysarvon. Hankinnassa on käytetty avointa menettelyä ja hankintasopimus on jaettu neljään osaan.

Tarjouspyyntöön ei tullut kysymyksiä, vaikka tarjouspyynnössä oli esitetty mahdollisuus kysymysten esittämiseen.

Tämä hankintapäätös on samalla hankintamenettelyä koskeva hankintakertomus.

Tarjousten toimittaminen, määräaika ja saadut tarjoukset.

Tarjoukset pyydettiin jättämään sähköisesti 12.8.2024 kello 12.00 mennessä tarjouspyynnön osoitteeseen https://tarjouspalvelu.fi/sipoo.

Tarjoukset avattiin 14.8.2024 kello 11.03. Avauspöytäkirja liitteenä 2.

Tarjouskilpailussa saatiin annetussa määräajassa hintalomakkeet seuraavilta toimittajilta:

Paippis Centralbod öppet Bolag (01309464)

-         Noudettava rautakauppa- ja puutavara Nikkilän alue

-         Tilattava rautakauppa- ja puutavara Nikkilän alue

-         Noudettava rautakauppa- ja puutavara Söderkullan alue

-         Tilattava rautakauppa- ja puutavara Söderkullan alue

Väripirtti Oy (FI06409413)

-         Noudettava rautakauppa- ja puutavara Nikkilän alue

-         Tilattava rautakauppa- ja puutavara Nikkilän alue

-         Noudettava rautakauppa- ja puutavara Söderkullan alue

-         Tilattava rautakauppa- ja puutavara Söderkullan alue

Tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen

Kaikki tarjoajat vakuuttivat, että he täyttävät tarjoajille asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja tarjousten poissulkeminen

Seuraavat tarjoukset suljetaan pois alla kerrotuin perustein tarjoajien ilmoittaminen noutopisteiden etäisyyksien tarkistamisen jälkeen:

-Osasta 1, 3 ja 4 suljetaan pois Väripirtti Oy:n tarjous

-Osasta 3 suljetaan pois Paippis Centralbod öppet bolag.

ETÄISYYDEN TARKISTAMINEN

Tarjouspyynnön mukaisesti tilaajan päivittäisen toiminnan turvaamiseksi tarjoajalla tulee olla osissa 1 ja 3 tilaa määrittelemän tuotekorin mukainen valikoima välittömästi haettavissa noutopisteestä 5 kilometrin säteellä Susikuja 4 (osa 1) ja Söderkullantie 701 (osa 3) osoitteesta mitattuna linnuntietä. Tarjoajien tuli ilmoittaa noutopisteittensä tarkat osoitteet tarjouksessa.

OSA1

Kaksi tarjousta saapui tähän osaan, tarjoajien tuli ilmoittaa noutopisteen osoite, jonka etäisyys Susikujan 4 osoitteesta oli viiden kilometrin säteellä.

-         Väripirtti Oy suljetaan pois tästä osiosta, noutopiste ylittää 5 km säteen rajan

-         Paippis Centralbod Öppet bolag tarjous oli tarjouspyynnön mukainen ja 5 km säteen sisällä.

OSA 2

Kaksi tarjousta saapui tähän osaan tähän osaan, tarjoajien tuli ilmoittaa noutopisteen osoite, jonka etäisyys Susikuja 4 osoitteesta oli kuudentoista kilometrin säteellä.

-         Väripirtti Oy:n tarjous oli tarjouspyynnön mukainen ja 16 km sisällä.

-         Paippis Centralbod Öppet bolag tarjous oli tarjouspyynnön mukainen ja 16 km sisällä.

OSA 3

Kaksi tarjousta saapui tähän osaan, tarjoajien tuli ilmoittaa noutopisteen osoite, jonka etäisyys Söderkullan tie 701 osoitteesta oli viiden kilometrin säteellä.

-         Väripirtti Oy:n tarjous suljetaan pois kilpailusta, noutopiste ylittää 5 km rajan.

-         Paippis Centralbod Öppet bolag suljetaan pois kilpailusta, noutopiste ylittää 5 km rajan.

OSA 4

Kaksi tarjousta saapui tähän osaan, tarjoajien tuli ilmoittaa noutopisteen osoite, jonka etäisyys Söderkullan tie 701 osoitteesta oli 16 kilometrin säteellä.

-         Väripirtti Oy:n tarjous oli tarjouspyynnön mukainen ja 16 km sisällä.

-         Paippis Centralbod Öppet bolag tarjous oli tarjouspyynnön mukainen ja 16 km sisällä.

ANNETTUJEN HINTALOMAKKEIDEN TARKASTELU

Tarjoajien tuli jättää tuotteiden katemarginaaliprosenteilla täytetty hintalomake tarjoukseen ja syöttää näiden katemarginaaliprosenttien yhteissumma tarjouspalveluun.

Oikein syötettyinä mukana olevat tarjoajat

OSA 1

-         Paippis Centralbod Öppet bolag

OSA 2

-         Väripirtti Oy:n

-         Paippis Centralbod öppet bolag.

OSA 3

-         Hankintayksikkö on tarjouspyynnössä määritellyt tarjottavaa tavarahankintaa ja tarjousta koskevat vaatimukset. Kumpikaan vastaanotettu tarjous ei täytä tarjouspyynnössä asetettuja kriteereitä noutopisteen etäisyyden osalta, eikä täten vertailua voida suorittaa. Todetaan, että hankintamenettelyssä ei valita toimittajaa osakokonaisuudelle. Hankintamenettelyn päättymisen jälkeen hankintayksikön on tarkoitus täsmentää osakokonaisuutta koskevia ehtoja ja käynnistää tämän osalta uusi hankintamenettely.

Osa 4

-         Väripirtti Oy:n ei ollut antanut ehtoja täyttävää tarjousta

-         Paippis Centralbod öppet bolag antoi ehdot täyttävän tarjouksen.

Tarjousten valintaperustelu ja vertailupisteet

Tarjousten valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka perusteena on halvin hinta. Tarjouskilpailussa vertailtiin kolmen eri tuotelajin yhteenlaskettua katemarginaaliprosentteja ja toimitusmaksuja osatarjouspyynnöittäin.

Tarjousten vertailu

Tarjoajien soveltuvuuden ja tarjousten tarkistamisen jälkeen hankintamenettelyssä ja tarjousten vertailussa ovat mukana seuraavat tarjoajat.

OSA 1

-         Paippis Centralboden Öppet Bolag

OSA 2

-         Väripirtti Oy.

-         Paippis Centralboden Öppet Bolag

OSA 3

-         Ei soveltuvaa tarjousta

Osa 4

-         Paippis Centralboden Öppet Bolag

Tarjousten vertailu on kuvattu liitteen 2 vertailutaulukossa.

Hankinta-asiakirjojen Julkisuus

Hankintalain 138§:n mukaan hankintayksikön asiakirjojen julkisuus ja asiakirjoista perittäviin maksuihin sekä asianosaisen tiedonsaantioikeuteen sovelletaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999), jos hankintayksikkö on mainitun lain 4 § tarkoitettu viranomainen tai jos sen on muualla laissa olevan säännöksin perusteella noudatettava lakia.

Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi hankintaa koskevien päätösten yhteydessä.

Mikäli tarjouksen tekemiseksi liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on kuitenkin välttämätöntä, on liikesalaisuuksiksi määritellyt tiedot tullut ilmoittaa erillisellä liitteellä taikka muutoin selvästi merkitä luottamukselliseksi. Vertailuhinta ei voi olla tässä kohdassa tarkoitettu liikesalaisuus.

Hankinnan arvo

Arvio puitesopimusjärjestelyn kokonaisarvosta (alv 0%) sopimuskaudella mukaan lukien option on yhteensä noin 450 000 euroa.

Hankintasopimuksen tekeminen

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianomaiset ovat saaneet hankintapäätöksen perusteluinen ja valitusosoituksineen tiedoksi. Hankintayksikkö ottaa valittuihin toimittajiin yhteyden hankintasopimuksen viimeistelemiseksi.

Hankintapäätöksen tekemisen jälkeen hankintayksikön on hankintalain §128:n mukaan tehtävä hankintasopimus. Hankintasopimus syntyy erillisen kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.

Ehdotus / Förslag  Tekninen valiokunta päättää:
1. Valita toimittajaksi per osatarjouspyyntö
Paipis Centralbod Öppet Bolag
1. Noudettava rautakauppa- ja puutavara Nikkilän alueella,
2. Tilattava rautakauppa- ja puutavara Nikkilän alueella,
4. Tilattava rautakauppa- ja puutavara Söderkullan alueella
Väripirtti Oy
2. Tilattava rautakauppa- ja puutavaran osa Nikkilän alueelle
2. Sulkea seuraavat tarjoajat tarjouskilpailusta pois per osatarjouspyyntö.
Väripirtti oy
1. Noudettava rautakauppa- ja puutavara Nikkilän alueella,
3. Noudettava rautakauppa – ja puutavara Söderkullan alueella
4. Tilattava rautakauppa- ja puutavara Söderkullan alueella.
Paippis Centralbod öppet bolag.
3.Noudettava rautakauppa- ja puutavara Söderkullan alueelle kohdalle
3. Avata tarjouskilpailu osa-alueelle Noudettava rautakauppa- ja puutavara Söderkullan alueella.
4. valtuuttaa tilapalvelupäällikön allekirjoittaman sopimuksen valittujen toimittajien kanssa. Tilapalvelupäällikkö valtuutetaan päättämään myös optiokauden käytöstä ja niihin liittyvistä minikilpailutuksista sekä sopimusten solmimisesta hankinnan tarjouspyynnön mukaisesti.

Pykälä tarkastetaan välittömästi.

Tekniska utskottet beslutar att:
1. Välja följande lerantörer per delanbudsförfågan
Paipis Centralbod Öppet Bolag
1. Järnhandelsvaror och trävaror som kan avhämtas, Nickby
2. Järnhandelsvaror och trävaros som ska bestellas, Nickby
4. Järnhandelsvaror och trävaros som ska bestellas, Söderkulla
Väripirtti Oy
2. Järnhandelsvaror och trävaros som ska bestellas, Nickby
2. Utesluta följande anbudsgivare ur anbudstävlingen per delanbudsbegäran
Väripirtti oy
1. Järnhandelsvaror och trävaror som kan avhämtas, Nickby
3. Järnhandelsvaror och trävaror som kan avhämtas, Söderkulla
4. Järnhandelsvaror och trävaros som ska bestellas, Söderkulla
Paippis Centralbod öppet bolag.
3. Järnhandelsvaror och trävaror som kan avhämtas, Söderkulla
3. Öppna anbud för delanbudsförfrågan Järnhandelsvaror och trävaror som kan avhämtas, Söderkulla.
4. Att tekniska utskottet befullmäktigar lokalservicechefen att underteckna avtalen med de leverantörerna. Lokalservicechefen befullmäktigas också att besluta användningen av optionsperioden och därtill hörande miniupphandlingar anbudsbegäran.

Paragrafen justeras omedelbart.

Käsittely / Behandling  

Päätös / Beslut Tekninen valiokunta hyväksyi yksimielisesti esittelijän ehdotuksen teknisellä korjauksella.

Pykälä tarkistettiin välittömästi.

Tekniska utskottet godkände enhälligt föredragandens förslag med teknisk korrigering.

Paragrafen justerades omedelbart.

Liitteet / Bilagor