Fullmäktige
Protokoll 02.09.2024/Paragraf 66

Fullmäktige 06.05.2024 § 35 

Jokke Härmä lämnade en motion där han föreslår att ett nytt fungerande och inspelningsbart system för anföranden och röstning skaffas till Festsalen eller att systemet i salen uppdateras.             

Beslut Fullmäktige antecknade motionen för kännedom.

Bilaga 

Kommunstyrelsen 19.08.2024 § 223 

Beredare: Chief Digital Officer Ethel Eriksson, ethel.eriksson(at)sipoo.fi, förvaltningschef Jenni Björksten, jenni.bjorksten(at)sipoo.fi

Ett inspelnings- och streamingsystem skaffades för Brandersalen i Festsalen år 2018. Systemet och samhörande kabling, elarbeten och montering kostade 180 000 euro och enligt uppskattningen är systemets livslängd 8–10 år. Systemet användes inte under pandemin, och då fullmäktige började närmöten på nytt, underhölls systemet och dess funktionalitet testades. Samtidigt konstaterades att systemet är funktionsdugligt åtminstone till år 2028. Priset för ett nytt, högklassigare system är cirka 200 000 euro. Anslaget ingår inte i budgeten.

För att säkerställa det befintliga systemets funktionalitetunderhålls systemet regelbundet och systemet testas under sommaren 2024. Därtill kommer utrustningsleverantören att utbilda vaktmästarna i användningen och uppdateringen av systemet samt reparation av störningar. Mikrofonerna utgör en stor del av helheten, och i fortsättningen fästs uppmärksamhet vid att de är fulladdade och klara för användning inför mötet. För säkerhets skull utbildas även Förvaltningstjänsters personal i användning av systemet och hur de vanligaste störningarna kan förbigås.

Systemets funktion följs upp under hösten 2024. Om de vidtagna åtgärderna inte hjälper, utreds anskaffningen av ett nytt system närmare.

Systemet för anföranden och röstning, som används i fullmäktige, är ett separat system, som inte är bundet till mötesrum eller inspelnings- och streamingsystem. Även detta system var inte i användning under distans- och hybridmöten, och systemet är fortfarande funktionsdugligt.

Eventuell ibruktagning av ett elektroniskt mötessystem som är kompatibelt med kommunens ärendehanteringssystem utreddes bl.a. i samband med kommunernas incitament för digitalisering, som finansierades av Finansministeriet. Även leverantören av det ärendehanteringssystem som kommunen nu använder erbjuder ett elektroniskt mötessystem. Detta systems egenskaper har inte utretts närmare, och det har inte heller reserverats ett anslag för ett elektroniskt mötessystem i budgeten.

Föredragande Kommundirektör Grannas Mikael

Förslag Kommunstyrelsen antecknar bemötandet för kännedom. Dessutom delger kommunstyrelsen ärendet fullmäktige och föreslår att motionen därmed är slutbehandlad.

Behandling  

Beslut Kommunstyrelsen godkände enhälligt föredragandens förslag.

Bilagor
 

Fullmäktige 02.09.2024 § 66  

479/02.08.00/2024
  

Kommunstyrelsens förslag

 Fullmäktige antecknar bemötandet för kännedom och beslutar att motionen därmed är slutbehandlad.

Behandling  

Beslut Fullmäktige godkände enhälligt kommunstyrelsens förslag. 

Bilagor