Tekninen valiokunta / Tekniska utskottet
Protokoll 12.11.2024/Paragraf 155

Tekninen valiokunta / Tekniska utskottet 12.11.2024 § 155  

858/02.08.00/2024  

Valmistelija / Beredare: Tilapalvelupäällikkö / lokalservicechef Juha Pohjonen juha.pohjonen(at)sipoo.fi, asiantuntija / expert Jere Loikkanen, jere.loikkanen(at)sipoo.fi.

Käsiteltävä asia on jatkoasia teknisen valiokunnan 27.8.2024 §114 ja päätöskohtaan kolme, jossa päätettiin avata tarjouskilpailu Söderkullan alueen haettava rautakauppa ja puutavara osa-alueelle, koska varsinaisen kilpailutuksen tuloksena ei ollut tullut yhtäkään hyväksyttävää tarjousta.

Kilpailutusta tarkennettiin lisäämällä laatupisteiksi toimittajan toimipisteen etäisyys Söderkullan toimituspisteestä, ja sen arvoksi määriteltiin enimmillään 15%. Lisäksi maksimietäisyys nostettiin kuuteentoista kilometriin aiemmasta viidestä kilometristä. Muuten hankinnat ehdot pysyivät samana.

Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena on rautakauppa- ja puutavara-alan tuotteiden puitesopimusjärjestelyhankinta.  Tuotteet tulee Sipoon kunnan yksiköiden (ensisijaisesti toimitilat, katu- ja viheralueet, koulutoimi sekä Sipoon Vesi) käyttöön,

Tavarat hankitaan sopimuskaudella tarpeiden mukaisesti, joten tuotteiden hankintamäärät vaihtelevat vuosittain.

Hankinnan kohde on

Noudettava rautakauppa – ja puutavara Söderkullan alueella

Söderkullan alueen toimipiste on Söderkullan kartano, Söderkullantie 701. Hankintaan voidaan valitaan enimmillään viisi (5) sopimustoimittajaa.

Sopimuskausi on 24 kk ja se alkaa sopimuksen allekirjoittamisesta. Osapuoli voi irtisanoa sopimuksen siten, että irtisanomisaika on 6 kk.

Sopimusta on mahdollista jatkaa yhdellä kahden (2) vuoden mittaisella optiokaudella. Optiomahdollisuuden käytöstä Tilaaja päättää 2 kk ennen sopimuksen päättymistä, toimittajien kanssa pidettyjen erillisten neuvottelujen jälkeen. Optiomahdollisuuden käyttäminen tarkoittaa kevennetyn kilpailun järjestämistä toimittajien välillä.

Hankintailmoitus/hankintailmoitukset ja julkaisupäivä

Hankinta on julkaistu 17.9.2024 hankintailmoitus HILMA-palvelussa, johon on ollut linkki myös kunnan sivuilta nimellä Rautakauppa- ja puutavara-alan hankinta, puitejärjestely. Ilmoitus on julkaistu myös EU:n laajuisessa TED-tietokannassa.

Tarjouspyynnön nimi numero ja päivämäärä.

Hilma-palvelun hankintailmoituksen oli linkki 17.9.2024 päivättyyn tarjouspyyntöön ’Rautakauppa – ja puutavara-alan tuotteiden hankinta, puitesopimusjärjestely, TOTI 507947 ja sen liitteisiin. Hankintailmoituksen julkaisemisen jälkeen tarjouspyyntö on julkaistu www.tarjouspalvelu.fi/sipoo, joka oli nähtävillä myös Sipoon kunnan verkkosivuilla.

Hankintamenettely

Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnosta ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016), jäljempänä hankintalaki. Hankinnan ennakoitu arvo ylittää EU:n kynnysarvon. Hankinnassa on käytetty avointa menettelyä ja hankintasopimus on jaettu neljään osaan.

Tarjouspyyntöön ei tullut kysymyksiä, vaikka tarjouspyynnössä oli esitetty mahdollisuus kysymysten esittämiseen.

Tämä hankintapäätös on samalla hankintamenettelyä koskeva hankintakertomus.

Tarjousten toimittaminen, määräaika ja saadut tarjoukset.

Tarjoukset pyydettiin jättämään sähköisesti 21.10.2024 kello 12.00 mennessä tarjouspyynnön osoitteeseen https://tarjouspalvelu.fi/sipoo.

Tarjoukset avattiin 21.10.2024 kello 12.15. Avauspöytäkirja liitteenä 2.

Tarjouskilpailussa saatiin annetussa määräajassa hintalomakkeet seuraavilta toimittajilta:

Väripirtti Oy (FI06409413) ja Östra Skärgårdens Stugservice Oy (FI06409413).

Tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen

Kaikki tarjoajat vakuuttivat, että he täyttävät tarjoajille asetetut soveltuvuusvaatimukset myös luotettava kumppani raportti tarkastettiin yritysten osalta.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja tarjousten poissulkeminen

ETÄISYYDEN TARKISTAMINEN

Tarjouspyynnön mukaisesti tilaajan päivittäisen toiminnan turvaamiseksi tarjoajalla tulee olla16 kilometrin säteellä Söderkullantie 701 osoitteesta mitattuna linnuntietä. Tarjoajien tuli ilmoittaa noutopisteittensä tarkat osoitteet tarjouksessa.

Kumpikin tarjoaja täytti vähimmäisehdon.

ANNETTUJEN HINTALOMAKKEIDEN TARKASTELU

Tarjoajien tuli jättää tuotteiden katemarginaaliprosenteilla täytetty hintalomake tarjoukseen ja syöttää näiden katemarginaaliprosenttien yhteissumma tarjouspalveluun.

Kumpikin tarjoaja oli täyttänyt lomakkeet oikein.

Tarjousten valintaperustelu ja vertailupisteet

Tarjousten valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka perusteena on halvin hinta sekä laatupisteinä tarjoajan etäisyys ilmoitetusta toimipisteestä. Tarjouskilpailussa vertailtiin kolmen eri tuotelajin yhteenlaskettua katemarginaaliprosentteja ja toimitusmaksuja osatarjouspyynnöittäin sekä etäisyyttä toimittajien välillä.

Tarjousten vertailu

Tarjousten vertailu on kuvattu liitteen 2 vertailutaulukossa.

Hankinta-asiakirjojen Julkisuus

Hankintalain 138§:n mukaan hankintayksikön asiakirjojen julkisuus ja asiakirjoista perittäviin maksuihin sekä asianosaisen tiedonsaantioikeuteen sovelletaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999), jos hankintayksikkö on mainitun lain 4 § tarkoitettu viranomainen tai jos sen on muualla laissa olevan säännöksin perusteella noudatettava lakia.

Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi hankintaa koskevien päätösten yhteydessä.

Mikäli tarjouksen tekemiseksi liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on kuitenkin välttämätöntä, on liikesalaisuuksiksi määritellyt tiedot tullut ilmoittaa erillisellä liitteellä taikka muutoin selvästi merkitä luottamukselliseksi. Vertailuhinta ei voi olla tässä kohdassa tarkoitettu liikesalaisuus.

Hankinnan arvo

Arvio puitesopimusjärjestelyn kokonaisarvosta (alv 0%) sopimuskaudella mukaan lukien option on yhteensä noin 120 000 euroa.

Hankintasopimuksen tekeminen

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianomaiset ovat saaneet hankintapäätöksen perusteluinen ja valitusosoituksineen tiedoksi. Hankintayksikkö ottaa valittuihin toimittajiin yhteyden hankintasopimuksen viimeistelemiseksi.

Hankintapäätöksen tekemisen jälkeen hankintayksikön on hankintalain §128:n mukaan tehtävä hankintasopimus. Hankintasopimus syntyy erillisen kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.

Esittelijä / Föredragande Yhdyskuntajohtaja / Samhällsdirektör Andersson Albert

Ehdotus / Förslag Tekninen valiokunta päättää:
1.Valita toimittajaksi noudettava rautakauppa- ja puutavara Söderkullan alueella
Väripirtti Oy sekä Östra skärgårds stugservice Oy:n.
2. valtuuttaa tilapalvelupäällikön allekirjoittaman sopimuksen valittujen toimittajien kanssa. Tilapalvelupäällikkö valtuutetaan päättämään myös optiokauden käytöstä ja niihin liittyvistä minikilpailutuksista sekä sopimusten solmimisesta hankinnan tarjouspyynnön mukaisesti.

Pykälä tarkastetaan välittömästi.

Tekniska utskottet beslutar att:
1.Välja följande lerantörer för järnhandelsvaror och trävaror som kan avhämtas, Söderkulla.
Väripirtti AB och Östra Skärgårds Stugservice AB.
2. Att tekniska utskottet befullmäktigar lokalservicechefen att underteckna avtalen med de leverantörerna. Lokalservicechefen befullmäktigas också att besluta användningen av optionsperioden och därtill hörande miniupphandlingar anbudsbegäran

Paragrafen justeras omedelbart.

Käsittely / Behandling  Hallintolain 28.1 §:n 4 kohtaan viitaten Laura Günsberg-Sandström ilmoitti olevansa esteellinen eikä osallistunut asian käsittelyyn.

 Med hänvisning till 28 § 1 mom. punkt 4 i förvaltningslagen anmälde Laura Günsberg-Sandström jäv och deltog inte i behandlingen av ärendet.

Päätös / Beslut Tekninen valiokunta hyväksyi yksimielisesti esittelijän ehdotuksen.

Pykälä tarkastettiin välittömästi.

Tekniska utskottet godkände enhälligt föredragandens förslag.

Paragrafen justerades omedelbart.

Liitteet / Bilagor