Tekninen valiokunta ⁄ Tekniska utskottet
Protokoll 09.12.2025/Paragraf 163

Tekninen valiokunta / Tekniska utskottet 09.12.2025 § 163  

1196/02.08.00/2025  

Valmistelija / Beredare: siivouspalveluesimies / Städserviceshef Johanna Kemiläinen, johanna.kemilainen(at)sipoo.fi, ruokapalvelupäällikkö / Kostservicechef Tiina Soikkeli, hankinta-asiantuntija / upphandlingsexpert Minerva Kastehelmi, minerva.kastehelmi(at)sipoo.fi

Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena on eri puolilla Sipoota sijaitsevien koulu- ja päiväkotikohteiden siivous- ja ruokapalveluiden tuottaminen 29.6.2026-30.6.2030 välisenä aikana.

Siivous- ja ruokapalvelut suoritetaan arkipäivisin maanantaista perjantaihin nimetyissä koulu- ja päiväkotikohteissa siivous- ja ruokapalvelujen palvelukuvausten mukaisesti. Sopijapuolet nimittävät omat yhteyshenkilönsä, jotka seuraavat ja valvovat sopimuksen toteutumista sekä tiedottavat siitä oman organisaationsa sisällä.

Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin hankinta-asiakirjoissa.

Tilaajalla on mahdollisuus jatkaa sopimuskautta perussopimuskauden jälkeen yhdellä (1) kahden (2) vuoden mittaisella optiokaudella ajalla 1.7.2030-27.6.2032.

Hankintamenettely

Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, jäljempänä hankintalaki). Hankinnan ennakoitu arvo ylittää EU-kynnysarvon. Hankintamenettelynä on käytetty avointa menettelyä.

Hankinnasta on lähetetty julkaistavaksi 7.10.2025 hankintailmoitus HILMA-palveluun (www.hankintailmoitukset.fi) nimellä ’’Sipoon kunnan siivous- ja ruokapalveluiden hankinta 2026–2030’’. Ilmoitus on julkaistu myös EU:n laajuisessa TED-tietokannassa (http://ted.europa.eu/). Hankintailmoituksen julkaisemisen jälkeen tarjouspyyntö on julkaistu osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/sipoo/ ja löytyi näin myös Sipoon kunnan verkkosivuilta.

Tarjousten toimittaminen määräaika ja saadut tarjoukset

Tarjoajilla oli mahdollisuus esittää lisätietokysymyksiä 29.10.2025 klo 12:00 asti. Tarjouspyyntöön kohdistuvia kysymyksiä jätettiin määräaikaan mennessä 11 kpl. Kysymyksiin vastattiin 29.10.2025.

Tarjoukset pyydettiin jättämään sähköisesti 10.11.2025 klo 12:00 mennessä tarjouspyynnön osoitteessa https://tarjouspalvelu.fi/sipoo. Asetettuun määräaikaan mennessä saapui yhteensä kolme (3) tarjousta seuraavilta tarjoajilta:

 ISS Palvelut Oy 

 LT Siivous Oy 

 SOL Palvelut Oy

Tarjoukset avattiin suljetussa avaustilaisuudessa ja avauspöytäkirja luotiin 11.11.2025 klo 9:02.

Tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen

Tarjoajien soveltuvuuden lakisääteiset, taloudelliset, tekniset ja toiminnalliset ehdot on lueteltu tarjouspyynnön ESPD-lomakkeella (yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja).

Hankintayksikkö pyysi SOL Palvelut Oy:tä täsmentämään referenssilomakkeella ilmoitettujen sopimusten kuvauksia.  Annetun täsmennyksen perusteella todettiin, että SOL Palvelut Oy:n ilmoittamat referenssit täyttää referensseille asetetut vaatimukset.

Hankintayksikkö totesi, että kaikki tarjoajat täyttävät tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Hankintayksikkö tarkisti tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden toimitetuista tarjouksista. Hankinnan kohdetta ja tarjousta koskevat vaatimukset määriteltiin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä. Tarjoajien edellytettiin vastaavan kaikkiin kohtiin ja liittävän kaikki vaaditut asiakirjat ja selvitykset tarjouksensa liitteeksi.

Tarjousten tarkastamisessa kaikki tarjoukset todettiin tarjouspyynnön mukaisiksi.

Tarjousten valintaperuste ja vertailu

Tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellinen edullisuus muodostuu laatu- ja hintapisteiden yhteenlasketusta tuloksesta. Tarjousvertailussa palvelun hinta muodostaa 60 % ja palvelun laatusisältö muodostaa 40 % kokonaispistemäärästä.

Palvelun laatuarviointi perustuu tarjoajien toimittamaan ja tilaajan arvioimaan laatulomakkeeseen.

Tarjouksista valitaan eniten hinta- ja laatupisteitä saanut tarjoaja palveluntuottajaksi.

Saatujen tarjousten yhteispistemäärät olivat seuraavat:

 ISS Palvelut Oy 87,36

 LT Siivous Oy 91,60

 SOL Palvelut Oy 98,48

Hinta- ja laatuvertailu ilmenee liitteestä 1 Vertailutaulukko.

Hankinta-asiakirjojen julkisuus

Hankintalain 138 §:n mukaan hankintayksikön asiakirjojen julkisuuteen ja asiakirjoista perittäviin maksuihin sekä asianosaisen tiedonsaantioikeuteen sovelletaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999), jos hankintayksikkö on mainitun lain 4 §:ssä tarkoitettu viranomainen tai jos sen on muualla laissa olevan säännöksen perusteella noudatettava sanottua lakia.

Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintaa koskevien päätösten tekemisen yhteydessä. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty.

Mikäli tarjouksen tekemiseksi liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on kuitenkin ollut välttämätöntä, on liikesalaisuuksiksi määritellyt tiedot tullut ilmoittaa erillisellä liitteellä taikka muutoin selvästi merkitä luottamuksellisiksi. Vertailuhinta ei voi olla tässä kohdassa tarkoitettu liikesalaisuus.

Hankinnan arvo

Hankinnan arvioitu vuotuinen arvo on noin 1 122 000 €, alv 0.

Koko sopimuskauden, sisältäen option, aikainen arvioitu arvo on noin 8 000 000 €, alv 0.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyihin hankintamääriin, vaan palvelua tilataan hankintayksikön tarpeen mukaan. Sopimus ei tuota palveluntuottajalle yksinoikeutta hankinnan kohteen toimittamiseen hankintayksikölle

Hankintasopimuksen tekeminen

Hankintapäätöksen tekemisen jälkeen hankintayksikön on hankintalain 128 §:n mukaan tehtävä hankintasopimus. Hankintasopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.

Odotusaika

Hankintalain 129 §:n mukaan EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen sekä hankintaoikaisuohjeen tiedoksi.

Esittelijä / Föredragande Yhdyskuntajohtaja / Samhällsdirektör Roselius Eric

Ehdotus / Förslag

Käsittely / Behandling

Päätös / Beslut 

Liitteet / Bilagor