Fullmäktige
Protokoll 10.02.2025/Paragraf 19

Fullmäktige 30.09.2024 § 84 

Markus Pietikäinen och 15 andra fullmäktigeledamöter lämnade en motion där de föreslår att Sibbo kommun vidtar omedelbart åtgärder för att publicera alla organs offentliga föredragningslistor och protokoll i informationstjänsten Dynasty utan dröjsmål.                          

Beslut Fullmäktige antecknade motionen för kännedom.

Bilagor 

Kommunstyrelsen 03.02.2025 § 32 

Beredare: Förvaltningssakkunnig Jonas Kujanpää, jonas.kujanpaa(at)sipoo.fi

I motionen lyfts fram att inte alla organs offentliga handlingar finns tillgängliga i informationstjänsten Dynasty som Sibbo kommun använder. För närvarande finns inte alla protokoll för rådet för personer med funktionsnedsättning och äldrerådet i datanätet. De övriga organens offentliga handlingar finns i datanätet. Föredragningslistorna publiceras minst fem dagar före mötet och protokollen publiceras senast åtta dagar efter mötet. Protokollen är framlagda i det allmänna datanätet under fyra år.

Enligt 29 § i kommunallagen ska kommunen i fråga om beredningen av ärenden som behandlas av organen se till att de uppgifter som behövs med tanke på den allmänna tillgången till information läggs ut på det allmänna datanätet när föredragningslistan är färdig. Kommunallagen förutsätter inte att organens föredragningslistor publiceras på det allmänna datanätet, men det är det vanligaste sättet för kommunerna att meddela om anhängiga ärenden och beredningen av dem.

Förvaltningstjänsters förvaltningsteam ansvarar för ärendehanteringssystemet Dynasty som huvudanvändare. Huvudanvändarna ordnar bland annat utbildning för andra anställda. Till förvaltningsteamets uppgifter hör också förtroendeorganens möteshantering. Varje organ har en utsedd protokollförare i förvaltningsteamet, med undantag av byggnads- och miljöutskottet samt påverkansorganen (rådet för personer med funktionsnedsättning, äldrerådet och ungdomsfullmäktige). Sektorn för vardag och fritid har ansvarat för påverkansorganens förvaltning och praktiska verksamhet från och med 1.5.2023.

Påverkansorganens protokoll har inte regelbundet publicerats i kommunens informationstjänst Dynasty. Till exempel ungdomsfullmäktiges föredragningslistor och protokoll fanns endast på kommunens webbplats (www.sipoo.fi/sv/) före år 2024. Från och med år 2024 har ungdomsfullmäktiges protokoll publicerats i kommunens informationstjänst Dynasty. Dessutom har olika praxis och personbyten medfört att en del av protokollen för rådet för personer med funktionsnedsättning och äldrerådet inte har publicerats i informationstjänsten Dynasty.

Under år 2024 har vi främjat utbildningar till användare av ärendehanteringssystemet Dynasty. Utbildningar har riktats till en större grupp användare än tidigare. Vi har fått nya användare bland både anställda och nyanställda. Dessutom har vi satsat på kompletterande utbildning.

Påverkansorganens sekreterare har fått utbildning i ärendehanteringssystemet Dynasty. Vi erbjuder sekreterarna stöd och handledning i användning av ärendehanteringssystemet. Målet är att sänka tröskeln för att utarbeta föredragningslistor och protokoll i ärendehanteringssystemet. Bristfälliga kunskaper i användning av ärendehanteringssystemet har bidragit även till att påverkansorganens föredragningslistor och protokoll inte regelbundet har publicerats i ärendehanteringssystemet Dynasty.

 Förvaltningstjänsters förvaltningsteam har också hjälpt påverkansorganens sekreterare i deras arbete genom att utarbeta en ny dokumentmodell i ärendehanteringssystemet för föredragningslistorna och protokollen. Dokumentmodellen lämpar sig bättre för påverkansorganens handlingar. Målet är att utarbetandet och publiceringen av påverkansorganens föredragningslistor och protokoll underlättas och fullbordas med hjälp av den nya dokumentmodellen.

Föredragande Kommundirektör Grannas Mikael

Förslag Kommunstyrelsen antecknar bemötandet för kännedom. Dessutom delger kommunstyrelsen ärendet fullmäktige och föreslår att motionen därmed är slutbehandlad.

Paragrafen justeras omedelbart.

Behandling  

Beslut Kommunstyrelsen antecknar föredragandens kompletterade bemötande för kännedom. Dessutom delgav kommunstyrelsen ärendet fullmäktige och föreslog att motionen därmed är slutbehandlad.

Paragrafen justerades omedelbart.

Bilagor
 

Fullmäktige 10.02.2025 § 19  

1050/00.01.03.00/2024
  

Kommunstyrelsens förslag

 Fullmäktige antecknar bemötandet för kännedom och beslutar att motionen därmed är slutbehandlad.

Behandling  

Beslut Fullmäktige godkände enhälligt kommunstyrelsens förslag. 

Bilagor