Fullmäktige
Protokoll 17.03.2025/Paragraf 43

Tekniska utskottet 25.02.2025 § 16 

Beredare: gatuchef Sami Palmu, sami.palmu(at)sipoo.fi, kommunträdgårdsmästare Kari Ojamies, kari.ojamies(at)sipoo.fi, asiantuntija / expert Jere Loikkanen, jere.loikkanen(at)sipoo.fi

Föremål för upphandlingen
Föremålet för upphandlingen är skötsel av serviceuppgifter som hör till den gemensamma entreprenaden för allmänna områdens vinterunderhåll och skötsel av grönområden i södra Sibbo under tiden 1.5.2025–15.5.2028.

Servicen som upphandlas har delats i två delar enligt entreprenadområden:
1. Söderkulla och Hansas
2. Eriksnäs och Sibbostrand

Serviceavtalet omfattar skötsel av gator och grönområden enligt anbudsförfrågan och dess bilagor. Entreprenadområden som ska skötas omfattar trafikleder, gröna gatuområden, parker och parkfält i detaljplanen samt övriga allmänna områden i södra Sibbo som fastställs i handlingarna.

Serviceproducenten är skyldig att utföra huvud- och sidoskyldigheter enligt 1–2 § i Allmänna avtalsvillkor för områdesentreprenader (AYSE) 2003.

Beställaren kommer att välja en (1) producent för varje entreprenadområde för producering av servicen som upphandlas. Det är möjligt att fortsätta kontraktsperioden efter grundavtalsperioden två gånger med en (1) optionsperiod på ett (1) år.

Upphandlingsförfarande
Upphandlingen följer lagen om offentlig upphandling och koncession (1397/2016, nedan upphandlingslagen). Upphandlingens uppskattade värde överskrider EU-tröskelvärdet. Som upphandlingsförfarande har använts öppet förfarande.

En upphandlingsannons om upphandlingen har skickats för publicering i HILMA-tjänsten 14.1.2025 (www.hankintailmoitukset.fi) med namnet ”KAVI 534851 / Etelä-Sipoon yleisten alueiden hoitourakka 2025–2028”. Annonsen har också publicerats i EU:s databas TED (http://ted.europa.eu/). Efter att upphandlingsannonsen publicerades har anbudsbegäran publicerats på adressen www.tarjouspalvelu.fi/sipoo/ och finns således även på Sibbo kommuns webbplats.

Inom utsatt tid mottogs en fråga om anbudsbegäran. Frågan besvarades 3.2.2025.

Tidsfristen för anbuden var den 14 februari 2025 kl. 12.00. Anbuden lämnades in elektroniskt på adressen https://tarjouspalvelu.fi/sipoo. Inom utsatt tid mottogs sammanlagt fem (5) anbud.

-          AM SAIROLA OY

-          Destia Oy, Kunnossapitopalvelut

-          HA-Trade OY AB

-          Simeli Oy

-          Urakointi H.M.T. Oy

Anbuden öppnades vid ett slutet möte och öppningsprotokollet skapades 14.2.2025 kl. 12.08.

Kontroll av anbudsgivarnas lämplighet
Lagstadgade, tekniska och funktionella villkor för anbudsgivarnas lämplighet listas i ESPD-blanketten (europeiskt enhetligt upphandlingsdokument) i anbudsbegäran. Alla anbudsgivare intygade i ESPD-blanketten att de uppfyller de lämplighetskrav som i anbudsbegäran ställdes på anbudsgivare. Av den anbudsgivare som föreslås väljas har begärts dokument där riktighet av de givna uppgifterna om lämplighet har kontrollerats. 

Kontroll av att anbuden överensstämmer med anbudsförfrågan
Den upphandlande enheten kontrollerade att de mottagna anbuden överensstämmer med anbudsförfrågan. Efter kontroll av att anbuden överensstämmer med anbudsbegäran deltar alla anbudsgivare i upphandlingsförfarandet.

Utredning av anbudspriser i det anbud som föreslås att väljas
Den upphandlande enheten begärde den föreslagna anbudsgivaren att lämna in en redogörelse över anbudspriserna som var låga i förhållande till de övriga anbudsgivarnas priser. Den upphandlande enheten kan förkasta ett anbud vars priser eller kostnader är exceptionellt låga i förhållande till upphandlingens kvalitet och omfattning, om anbudsgivarens redogörelse och andra bevis nöjaktigt inte förklarar de låga priserna eller kostnaderna i anbudet. I redogörelsen motiverade anbudsgivaren genomförandet av skötselentreprenaden och preciserade utrustningen som den har till sitt förfogande. 

Anbudsgivaren svarade på den upphandlande enhetens begäran om redogörelse med följande motivering:

-          Anbudsgivaren motiverar prisskillnaden med att i stället för externalisering använder de egen personal med starka kunskaper om regionen, arbetet och områdena och som redan har introducerats i helheten samt med att utrustningen är passligt dimensionerad för arbetsobjekten och ändringar i förhållanden.

-          Anbudsgivaren är bekant med servicehelheten som är föremålet för upphandlingen och som de inlämnade anbuden handlar om. Företaget har motsvarande giltiga avtal med kommunen, och företaget har klarat av avtalens förpliktelser. Anbudsgivaren har kunnat bedöma sina anbud med stöd av årtionden av erfarenhet av motsvarande entreprenader.

-          Anbudsgivaren har en bas och mycket verksamhet i södra Sibbo. Områdena, avstånden och arbetsobjekten är redan bekanta för företaget.

Enligt anbudet och den tilläggsredogörelse som anbudsgivaren lämnade in har den upphandlande enheten bedömt att anbudsgivarens resurser är tillräckliga för att utföra uppgifterna enligt avtalet. På basis av anbudsgivarens redogörelse anser den upphandlande enheten att anbudet är kvalificerat.

Grunderna för val och jämförelse av anbuden
Urvalsgrunden för val av anbud är helhetsekonomisk fördelaktighet. Den helhetsekonomiska fördelaktigheten består av det sammanlagda resultatet för kvalitets- och prispoängen. I jämförelsen av anbuden utgör priset 90 procent och servicens kvalitativa innehåll 10 procent av de totala poängen. Anbudets jämförelsepris bildas av totala priser och enhetspriser som anges i anbudet. Bedömningen av servicens kvalitet grundar sig på utsläppsklasser för den utrustning som anbudsgivaren använder i entreprenaden samt utbildningen som anbudsgivarens personal inom underhåll av grönområden har.

Bland anbuden väljs för de båda delarna den anbudsgivare som har de högsta kvalitets- och prispoängen.

Upphandlingsdokumentens offentlighet
Enligt 138 § i upphandlingslagen tillämpas lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) på offentliggörandet av den upphandlande enhetens handlingar och de avgifter som tas ut för dessa handlingar samt på parts rätt att ta del av handlingarna, om enheten är en myndighet som avses i 4 § i den lagen eller om enheten på basis av en bestämmelse någon annanstans i lag är skyldig att följa den lagen.

Anbud och andra upphandlingsdokument offentliggörs till berörda parter när upphandlingsbesluten fattas. I allmänhet blir upphandlingsdokumenten offentliga när kontraktet för upphandlingen har ingåtts.

Om det dock var nödvändigt att inkludera affärshemligheter i anbudet för att kunna lämna det ska den information som identifierats som affärshemligheter ha lämnats ut i en separat bilaga eller på annat sätt tydligt markerats som konfidentiell. Referenspriset får inte vara en affärshemlighet i den mening som avses i denna punkt.

Upphandlingens värde
Upphandlingens kalkylmässiga värde för kontraktsperioden för område 1 – Söderkulla och Hansas är cirka 884 697,50 euro (moms 0 %).

Upphandlingens kalkylmässiga värde för kontraktsperioden för område 2 – Eriksnäs och Sibbostrand är cirka 356 535,00 euro (moms 0 %).

Kontraktsperiodernas kalkylmässiga värden inkluderar eventuella optionsår.

Kontraktet inkluderar ingen skyldighet att köpa mer service, dvs. beställaren förbinder sig inte med detta kontrakt till specifika mängder av köpt underhållsservice.

Ingående av upphandlingskontrakt
Efter att ett beslut om upphandlingen har fattats, ska den upphandlande enheten ingå ett upphandlingskontrakt i enlighet med 128 § i upphandlingslagen. Upphandlingskontraktet uppstår genom undertecknande av ett separat skriftligt kontrakt.

Väntetid
Enligt 129 § i upphandlingslagen får ett kontrakt vid upphandling som överstiger EU-tröskelvärdet ingås tidigast 14 dagar från det att anbudssökanden eller anbudsgivaren har fått eller anses ha fått del av beslutet och besvärsanvisningen samt anvisningen om begäran om omprövning.

Föredragande Samhällsdirektör Andersson Albert

Förslag Tekniska utskottet beslutar att föreslå för kommunstyrelsen och vidare till fullmäktige att:

1. Välja H.M.T. Oy som serviceproducent för underhållsentreprenaden för allmänna områden i södra Sibbo 2025–2028 för entreprenadområdena 1. Söderkulla och Hansas och 2. Eriksnäs och Sibbo strand.

2. Ge kommuntekniska chefen fullmakt att underteckna upphandlingsavtalet med den valda serviceproducenten. Kommuntekniska chefen ges även fullmakt att fatta beslut om användning av optionstiden i enlighet med upphandlingens anbudsförfrågan.

Behandling  

Beslut Tekniska utskottet godkände enhälligt föredragandens förslag.

Bilagor
 

Kommunstyrelsen 10.03.2025 § 73 

Föredragande Kommundirektör Grannas Mikael

Förslag Kommunstyrelsen föreslår fullmäktige att:

1. Välja H.M.T. Oy som serviceproducent för underhållsentreprenaden för allmänna områden i södra Sibbo 2025–2028 för entreprenadområdena 1. Söderkulla och Hansas och 2. Eriksnäs och Sibbo strand.

2. Ge kommuntekniska chefen fullmakt att underteckna upphandlingsavtalet med den valda serviceproducenten. Kommuntekniska chefen ges även fullmakt att fatta beslut om användning av optionstiden i enlighet med upphandlingens anbudsförfrågan.

Paragrafen justeras omedelbart.

Behandling  

Beslut Kommunstyrelsen godkände enhälligt föredragandens förslag.

Paragrafen justerades omedelbart.

Bilagor
 

Fullmäktige 17.03.2025 § 43 

197/02.08.00/2025 

Kommunstyrelsens förslag

 Fullmäktige beslutar att:

1. Välja H.M.T. Oy som serviceproducent för underhållsentreprenaden för allmänna områden i södra Sibbo 2025–2028 för entreprenadområdena 1. Söderkulla och Hansas och 2. Eriksnäs och Sibbo strand.

2. Ge kommuntekniska chefen fullmakt att underteckna upphandlingsavtalet med den valda serviceproducenten. Kommuntekniska chefen ges även fullmakt att fatta beslut om användning av optionstiden i enlighet med upphandlingens anbudsförfrågan.

Paragrafen justeras omedelbart.

Behandling  

Beslut Fullmäktige godkände enhälligt kommunstyrelsens förslag.

Paragrafen justerades omedelbart. 

Bilagor