Tekninen valiokunta / Tekniska utskottet
Protokoll 20.05.2025/Paragraf 75

Tekninen valiokunta / Tekniska utskottet 20.05.2025 § 75  

524/02.08.00/2025  

Valmistelija / Beredare: siivouspalveluesimies / städservicechef Johanna Kemiläinen, johanna.kemilainen(at)sipoo.fi, ruokapalvelupäällikkö / kostservicechef Tiina Soikkeli, asiantuntija / expert Jere Loikkanen, jere.loikkanen(at)sipoo.fi

Hankinnan tausta

Sipoon kunta on kilpailuttanut kunnan siivous- ja ruokapalveluiden hankinnan, ja hankintapäätös on tehty valtuuston kokouksessa 17.3.2025 § 42.

Hankintapäätöksestä on jätetty oikaisuvaatimus hankintayksikölle ja valitettu markkinaoikeuteen 28.3.2025. Sipoon kunnan on järjestettävä ruoka- ja siivouspalveluita koulu- ja päiväkotikohteissaan markkinaoikeuskäsittelyn ajan väliaikaisin järjestelyin.

Hankinnan kohde
Hankinnan kohteena on Borgby skolan, Norra Paipis skolan, Södra Paipis skola och daghem sekä Talman koulun ja Talman päiväkodin siivous- ja ruokapalveluiden tuottaminen 30.6.2025-28.6.2026 välisenä aikana. Väliaikaiseksi järjestelyksi tehtävät sopimukset voivat päättyä aiemminkin, mikäli markkinaoikeus on ratkaissut asian ennakoitua aiemmin tai mikäli hankintamenettely, jota valitus koskee, joudutaan keskeyttämään ja kilpailuttamaan uudelleen ja uusi kilpailutus saadaan läpivietyä ja uusi palveluntuottaja on saanut käynnistettyä palveluntuotannon siten, ettei 28.6.2026 saakka ulottuvaan sopimuskauteen ole tarvetta.

Siivous- ja ruokapalvelut suoritetaan arkipäivisin maanantaista perjantaihin nimetyissä koulu- ja päiväkotikohteissa siivous- ja ruokapalvelujen palvelukuvausten mukaisesti. Sopijapuolet nimittävät omat yhteyshenkilönsä, jotka seuraavat ja valvovat sopimuksen toteutumista sekä tiedottavat siitä oman organisaationsa sisällä.

Tilaaja tulee valitsemaan hankittavan palvelun tuottamiseen yhden (1) toimittajan siivous- ja ruokapalvelujen tuottamiseen.

Hankintamenettely
Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, jäljempänä hankintalaki). Hankinnan ennakoitu arvo ylittää EU-kynnysarvon. Hankintamenettelynä on käytetty suorahankintaa seuraavaksi esitetyin perustein:

Hankintalain 153 §:n mukainen väliaikainen järjestely

Hankintalain 153 §:n mukaan, jos hankinnasta on tehty valitus markkinaoikeuteen, hankintayksikkö voi järjestää hankinnan väliaikaisesti, jollei hankintaa voida sen luonteen vuoksi lykätä markkinaoikeuden käsittelyn ajaksi.

Hankinnan väliaikainen järjestäminen ei saa estää sitä, että valittajan vaatimuksesta markkinaoikeuden päätöksellä voidaan:

1) kumota hankintayksikön päätös osaksi tai kokonaan;

2)  kieltää hankintayksikköä soveltamasta hankintaa koskevassa asiakirjassa olevaa virheellistä kohtaa tai muuten noudattamasta virheellistä menettelyä; tai

3) velvoittaa hankintayksikkö korjaamaan virheellisen menettelynsä.

Tämän väliaikaisen hankinnan kohteena olevat ruoka- ja siivouspalvelut hankitaan, jotta Sipoon kunta voi täyttää lakisääteiset velvoitteensa. Ruoka- ja siivouspalveluiden järjestämistä ei voida lykätä. Sipoon kunnalla ei ole olemassa omaa henkilöstöä, jonka voimin tämän hankinnan kohteena olevat palvelut voitaisiin tuottaa. Hankinnan tekeminen on siten välttämätöntä. Väliaikaisen järjestelyn kesto rajoitetaan olemaan voimassa vain sen ajan kuin markkinaoikeuden käsittely kestää tai jos valituksenalainen hankintamenettely joudutaan keskeyttämään, sen ajan, jonka hankinnan uudelleen kilpailuttaminen ja siinä valitun palveluntuottajan palveluntuotannon käynnistyminen kestää. Väliaikaisten järjestelyiden kesto on kuitenkin rajattu olemaan voimassa enintään 28.6.2026 saakka. Väliaikainen järjestely ei estä hankintalain 153 §:n 2 momentin tarkoittamien seuraamusten määräämistä.

Hankintalain 40 §:n 2 momentin 4 kohta

Hankintalain 40 §:n 2 momentin 4 kohdan mukaan hankintayksikkö voi valita suorahankinnan, jos sopimuksen tekeminen on ehdottoman välttämätöntä, eikä säädettyjä määräaikoja voida noudattaa hankintayksiköstä riippumattomasta, ennalta arvaamattomasta syystä aiheutuneen äärimmäisen kiireen vuoksi.

Hankintayksikön hankintapäätöksestä 17.3.2025 on edellä esitetysti valitettu markkinaoikeuteen. Hankintapäätöstä ei saa laittaa täytäntöön, kun siitä on valitettu markkinaoikeuteen. Sipoon kunnalla on kuitenkin valituksesta huolimatta velvollisuus huolehtia Borgby skolan, Norra Paipis skolan, Södra Paipis skola och daghem sekä Talman koulun ja Talman päiväkodin siivous- ja ruokapalveluiden järjestämisestä osana lakisääteisiä velvoitteitaan. Sipoon kunnalla ei ole olemassa omaa henkilöstöä, jonka voimin tämän hankinnan kohteena olevat palvelut voitaisiin tuottaa. Sipoon kunnan kannalta on siten ehdottoman välttämätöntä, että siivous- ja ruokapalveluiden tuottamista koskeva hankinta tehdään ulkoiselta palveluntuottajalta.

Palveluntuotannon tulee alkaa jo 30.6.2025. Ottaen huomioon sen, että tarjouspyyntöasiakirjojen laatimiseen kuluisi aikaa noin kaksi kuukautta, hankintalain 57 §:n mukaiseen nopeutettuun avoimeen menettelyyn 15 päivää, tarjousten tarkastamiseen ja päätöksentekoon tarjousten saamisen jälkeen vähintään yksi kuukausi (päätösketju tekninen valiokunta  kunnanhallitus  kunnanvaltuusto), muutoksenhakuaikaan kaksi viikkoa ja valitun palveluntuottajan palveluntuotannon käynnistämiseen vähintään yksi kuukausi, on selvää, ettei hankintalaissa säädettyjä määräaikoja voida noudattaa.

Käsillä on ennalta-arvaamaton hankintayksiköstä riippumaton syy (markkinaoikeusvalitus), joka on luonut hankintayksikölle äärimmäisen kiireen nyt käsiteltävän väliaikaisen suorahankinnan tekemiseen. Hankinta on alun perin kilpailutettu hyvissä ajoin ja hankintapäätös on tehty jo 17.3.2025. Hankintapäätöksestä tehty valitus on johtanut Sipoon kunnan tilanteeseen, jossa hankintapäätöksen täytäntöönpano on hankintalain 150 §:n perusteella kielletty, mutta Sipoon kunnalla on siitä huolimatta lakisääteinen velvoite ruoka- ja siivouspalveluiden järjestämiseen.

Väliaikainen suorahankinta on tehty vain siksi aikaa kuin on ehdottoman välttämätöntä. Väliaikainen suorahankinta tehdään ajalle 30.6.2025-28.6.2026. Väliaikainen suorahankinta voi päättyä aiemminkin, mikäli markkinaoikeus on ratkaissut valitusasian ennakoitua aiemmin tai mikäli hankintamenettely, jota valitus koskee, joudutaan keskeyttämään ja kilpailuttamaan uudelleen ja uusi kilpailutus saadaan läpivietyä ja uusi palveluntuottaja on saanut käynnistettyä palveluntuotantonsa siten, ettei 28.6.2026 saakka ulottuvaan sopimuskauteen ole tarvetta.

Hankinnasta on lähetetty tarjouspyyntö sähköpostitse 10.4.2025 seuraaville tarjoajille:

-          SOL Palvelut Oy

-          Lassila Tikanoja Oy

Tarjoukset pyydettiin jättämään sähköpostitse 17.4.2025 mennessä hankintayksikölle. Tarjouksia saatiin annetussa määräajassa yhteensä kaksi (2) kappaletta.

-          SOL Palvelut Oy

-          Lassila Tikanoja Oy

Tarjoukset avattiin suljetussa avaustilaisuudessa, jossa olivat läsnä ruokapalvelupäällikkö ja siivouspalveluesimies.

Tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen
Hankintayksikkö on tarkastanut tarjoajien soveltuvuusvaatimukset saatavilla olevista selvityksistä. Saatavilla olevien selvitysten perusteella molemmat tarjoajat täyttävät tarjoajien soveltuvuudelle asetetut vaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen
Hankintayksikkö tarkisti tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden toimitetuista tarjouksista. Hankintayksikkö pyysi tarkentavia tietoja toiselta tarjoajalta tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden varmistamiseksi. Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistamisen perusteella molemmat tarjoukset ovat tarjouspyynnönmukaisia.

Tarjousten valintaperuste
Tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, halvin hinta. Kokonaistaloudellinen edullisuus muodostuu ruoka- ja siivouspalveluiden hinnan summasta.

Vertailussa korkeimman kokonaispistemäärän saanut tarjous katsotaan kokonaistaloudellisesti edullisimmaksi.

Tarjousten vertailu

Tarjoajien soveltuvuuden ja tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistamisen jälkeen hankintamenettelyssä ja tarjousten vertailussa ovat mukana molemmat tarjoajat.

Hankintapäätöksen liitteellä 1 on yhteenveto tarjousten saamista pistemääristä.

Hankinta-asiakirjojen julkisuus
Hankintalain 138 §:n mukaan hankintayksikön asiakirjojen julkisuuteen ja asiakirjoista perittäviin maksuihin sekä asianosaisen tiedonsaantioikeuteen sovelletaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999), jos hankintayksikkö on mainitun lain 4 §:ssä tarkoitettu viranomainen tai jos sen on muualla laissa olevan säännöksen perusteella noudatettava sanottua lakia.

Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintaa koskevien päätösten tekemisen yhteydessä. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty.

Mikäli tarjouksen tekemiseksi liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on kuitenkin ollut välttämätöntä, on liikesalaisuuksiksi määritellyt tiedot tullut ilmoittaa erillisellä liitteellä taikka muutoin selvästi merkitä luottamuksellisiksi. Vertailuhinta ei voi olla tässä kohdassa tarkoitettu liikesalaisuus.

Hankinnan arvo
Hankinnan arvo sopimuskaudelle on 227 434, 76 € (alv 0 %).

Hankintasopimuksen tekeminen
Hankintapäätöksen tekemisen jälkeen hankintayksikön on hankintalain 128 §:n mukaan tehtävä hankintasopimus. Hankintasopimus syntyy erillisen kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.

Odotusaika
Hankintalain 131 §:n mukaan EU-kynnysarvon ylittävässä suorahankinnassa sekä kansallisen kynnysarvon ylittävässä suorahankintana toteutetussa liitteen E palveluhankinnassa ja käyttöoikeussopimuksessa hankintayksikkö voi hankintapäätöksen jälkeen toimittaa julkaistavaksi suorahankintaa koskevan ilmoituksen ennen hankintasopimuksen tekemistä. Tällöin hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua ilmoituksen julkaisemisesta Euroopan unionin virallisessa lehdessä. Sipoon kunta julkaisee hankinnasta suorahankintailmoituksen tämän hankintapäätöksen tekemisen jälkeen.

Esittelijä / Föredragande Yhdyskuntajohtaja / Samhällsdirektör Andersson Albert

Ehdotus / Förslag Tekninen valiokunta päättää,
1. Valita Borgby skola, Norra Paipis skola, Södra Paipis skola och daghem sekä Talman koulu ja Talman päiväkoti siivous- ja ruokapalveluiden hankinnan palveluntuottajaksi SOL Palvelut Oy:n liitteen 1 mukaisesti.
2. Valtuuttaa tilapalvelupäällikön allekirjoittamaan hankintasopimuksen valitun palveluntuottajan kanssa.

Tekniska utskottet beslutar att
1. välja SOL Palvelut Oy som serviceproducent för städtjänster och kostservice i Borgby skola, Norra Paipis skola, Södra Paipis skola och daghem samt Talman koulu och Talman päiväkoti enligt bilaga 1 och
2. befullmäktiga lokalservicechefen att underteckna upphandlingskontraktet med den valda serviceproducenten.

Käsittely / Behandling  

Päätös / Beslut Tekninen valiokunta hyväksyi yksimielisesti esittelijän ehdotuksen.

Tekniska utskottet godkände enhälligt föredragandens förslag.

Liitteet / Bilagor