Tekninen valiokunta / Tekniska utskottet
Protokoll 20.05.2025/Paragraf 76

Tekninen valiokunta / Tekniska utskottet 20.05.2025 § 76  

526/02.08.00/2025  

Valmistelija / Beredare: talotekniikkainsinööri/ husteknikingenjör Pekka Nirhamo pekka.nirhamo(at)sipoo.fi, tilapalvelupäällikkö/ lokalservicechef Juha Pohjonen juha.pohjonen(at)sipoo.fi, asiantuntija/expert Jere Loikkanen jere.loikkanen(at)sipoo.fi.

Hankinnan kohde
Hankinnan kohteena on eri puolella Sipoon kunnan aluetta sijaitsevien kunnan hallinnoimien kiinnteistöjen, kuten koulujen, päiväkotien ja muiden rakennusten ilmanvaihtojärjestelmien puhdistus-, mittaus- ja säätöiden hankinta. Tilaaja voi tilata palveluita tarpeensa mukaan sopimuksen mukaisin tuntihinnoin ja sopimusehdoin.

Hankinnassa perustetaan hankintalain mukainen puitejärjestely, joka koostuu kahdesta (2) osa-alueesta:

1. Ilmanvaihtojärjestelmien puhdistustyöt
2. Ilmamäärien mittaus- ja säätötyöt

Hankinnassa perustetaan puitejärjestely, johon valitaan kumpaankin osa-alueeseen korkeintaan kolme (3) kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehnyttä tarjoajaa.

Sopimus tulee voimaan molempien osapuolten allekirjoituksella ja on voimassa kaksi (2) vuotta sopimuksen allekirjoituksesta. Sipoon kunnalla on oikeus jatkaa sopimuskautta perussopimuskauden jälkeen kahdella (2) yhden (1) vuoden mittaisella optiokaudella (1+1).

Hankintamenettely
Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, jäljempänä hankintalaki). Kyseessä on palveluhankinta, jonka ennakoitu arvo ylittää EU-kynnysarvon. Hankintamenettelynä on käytetty avointa menettelyä.

Hankinnasta on lähetetty julkaistavaksi 11.4 2025 hankintailmoitus HILMA-palveluun (www.hankintailmoitukset.fi) nimellä: TOTI 547240 / Sipoon kunnan kiinteistöjen ilmanvaihtojärjestelmien puhdistus-, mittaus- ja säätötyöt, puitejärjestely 2025-2027 (2029). Ilmoitus on julkaistu myös EU:n laajuisessa TED-tietokannassa (http://ted.europa.eu/). Hankintailmoituksen julkaisemisen jälkeen tarjouspyyntö on julkaistu osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/sipoo/ ja löytyi näin myös Sipoon kunnan verkkosivuilta.

Tarjouspyyntöön kohdistuvia kysymyksiä jätettiin määräaikaan mennessä 2 kpl. Kysymyksiin vastattiin 5.5.2025.

Tarjoukset pyydettiin jättämään sähköisesti 12.5.2025 klo 12:00 mennessä tarjouspyynnön osoitteessa https://tarjouspalvelu.fi/sipoo. Tarjouksia saatiin annetussa määräajassa kumpaankin osa-alueeseen yhteensä yhdeksältä (9) tarjoajalta:

-  Caire Oy

-  Ilmastointitohtorit Oy

-  IML-Ilmastointimittaus Lind Oy

-  IV-Aalto Oy

-  Lohjan Sisäilmamestarit Oy

-  LVI-Trio Oy

-  NYKITEK Oy

-  RK-Puhdistus Oy

-  Suomen Hormimestarit Oy

Tarjoukset avattiin suljetussa avaustilaisuudessa ja avauspöytäkirja luotiin 12.5.2025 klo 12:07.

Tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen

Tarjoajien soveltuvuuden lakisääteiset, taloudelliset, tekniset ja toiminnalliset ehdot on lueteltu tarjouspyynnön ESPD-lomakkeella (yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja). Kaikki tarjoajat vakuuttivat ESPD -lomakkeella, että ne täyttävät tarjoajille tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Hankintayksikkö tarkisti tarjoajien soveltuvuuden toimitetuista/saatavilla olevista selvityksistä. Caire Oy:n tarjous ei täyttänyt hankintayksikön asettamia soveltuvuusvaatimuksia. Se suljetaan pois tarjouskilpailusta.

Kaikki muut tarjoajat täyttivät tarjoajien soveltuvuudelle asetetut vaatimukset, joten muita tarjouksia ei ole suljettu pois tarjouskilpailusta.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen

Hankintayksikkö tarkisti tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden toimitetuista tarjouksista.

IML-Ilmastointimittaus Lind Oy:n ja RK-Puhdistus Oy:n tarjous ei ollut tarjouspyynnönmukainen. Ne suljetaan pois tarjouskilpailusta.

Kaikki muut saadut tarjoukset ovat tarjouspyynnönmukaisia, joten muita tarjouksia ei ole suljettu pois tarjouskilpailusta.

Poikkeuksellisen alhaisen hinnan selvityspyyntö
Hankintayksikkö on pyytänyt seuraavilta hankintamenettelyssä mukana olevilta tarjoajilta selvitystä muihin tarjoajiin suhteessa alhaisista tarjoushinnoista:
 

-  Suomen Hormimestarit Oy

-  LVI-Trio Oy

-  Lohjan Sisäilmamestarit Oy
 

Hankintayksikkö voi hylätä hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden hinnaltaan tai kustannuksiltaan poikkuksellisen alhaisen tarjouksen, jos tarjoajan antama selvitys ja muu toimitettu näyttö ei tyydyttävästi selitä tarjottujen hintojen tai kustannusten alhaista tasoa.
 

Tarjoajien esittämien selvitysten perusteella hankintayksikkö katsoo tarjousten olevan kelvollisia.

Ennen tarjousvertailua hankintamenettelyssä ovat mukana seuraavat tarjoajat:

-  Ilmastointitohtorit Oy

-  IV-Aalto Oy

-  Lohjan Sisäilmamestarit Oy

-  LVI-Trio Oy

-  NYKITEK Oy

-  Suomen Hormimestarit Oy

Tarjousten valintaperuste ja vertailuperusteet

Tarjousten valintaperusteena on osa-aluekohtainen kokonaistaloudellinen edullisuus, paras hinta-laatusuhde. Kokonaistaloudellisuus muodostuu hinta- ja laatupisteiden yhteenlasketusta summasta. Tarjousvertailussa vertailuhinta muodostaa 90 % ja laatupisteet 10 % kokonaispistemäärästä. Vertailuhinnan perusteena on hankittavien palveluiden tuntihinnat, ja laatupisteiden perusteena on tarjoajan nimeämän henkilöstön koulutus ja työkokemus.

Kumpaankin osa-alueeseen valitaan korkeintaan kolme (3) kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehnyttä tarjoajaa.Vertailussa eniten yhteenlaskettuja hinta- ja laatupisteitä osa-aluekohtaisesti saanut tarjoaja on puitejärjestelyn etusijajärjestyksessä ensimmäinen (etusija 1.) ja toiseksi eniten saanut toinen (etusija 2.) ja kolmanneksi eniten kolmas (etusija 3.).

Hankinta-asiakirjojen julkisuus

Hankintalain 138 §:n mukaan hankintayksikön asiakirjojen julkisuuteen ja asiakirjoista perittäviin maksuihin sekä asianosaisen tiedonsaantioikeuteen sovelletaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999), jos hankintayksikkö on mainitun lain 4 §:ssä tarkoitettu viranomainen tai jos sen on muualla laissa olevan säännöksen perusteella noudatettava sanottua lakia.

Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintaa koskevien päätösten tekemisen yhteydessä. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty.

Mikäli tarjouksen tekemiseksi liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on kuitenkin ollut välttämätöntä, on liikesalaisuuksiksi määritellyt tiedot tullut ilmoittaa erillisellä liitteellä taikka muutoin selvästi merkitä luottamuksellisiksi. Vertailuhinta ei voi olla tässä kohdassa tarkoitettu liikesalaisuus.

Hankinnan arvo

Puitejärjestelyn enimmäisarvo on yhteensä 450 000 (alv 0 %) sopimuskausi ja mahdolliset optiokaudet mukaan lukien.

Enimmäisarvo jakautuu hankittavien osa-alueiden (1. ja 2.) välillä seuraavasti:

1. Ilmanvaihtojärjestelmien puhdistustyöt (250 000 €, alv 0 %)

2. Ilmamäärien mittaus- ja säätötyöt (200 000 €, alv 0 %)

Enimmäisarvon ylittyessä hankintayksikön on purettava hankintasopimus. Sopimus ei sisällä määräostovelvoitetta eikä tuota Toimittajalle yksinoikeutta myydä tavaraa Tilaajalle.

Hankintasopimuksen tekeminen

Hankintapäätöksen tekemisen jälkeen hankintayksikön on hankintalain 128 §:n mukaan tehtävä hankintasopimus. Hankintasopimus syntyy erillisen kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.

Odotusaika

Hankintalain 129 §:n mukaan EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen sekä hankintaoikaisuohjeen tiedoksi.

Esittelijä / Föredragande Yhdyskuntajohtaja / Samhällsdirektör Andersson Albert

Ehdotus / Förslag 

Käsittely / Behandling  

Päätös / Beslut Tekninen valiokunta hyväksyi yksimielisesti esittelijän ehdotuksen.

Pykälä tarkastettiin välittömästi.

Tekniska utskottet godkände enhälligt föredragandens förslag.

Paragrafen justerades omedelbart.

Liitteet / Bilagor