Fullmäktige
Protokoll 26.05.2025/Paragraf 81

Kommunstyrelsen 05.05.2025 § 145 

Beredare: samhällsdirektör Albert Andersson, albert.andersson(at)sipoo.fi

Bakgrund

Sibbo kommun har ordnat ett anbudsförfarande om produktion av städtjänster och kostservice i skolor och daghem runtom i Sibbo kommun under tiden 30.6.2025–30.6.2029.

Anbudsförfarandet ordnades enligt upphandlingslagen (1397/2016) med öppet förfarande. En EU-upphandlingsannons publicerades om upphandlingen i annonseringskanalen HILMA 19.12.2024 (2024–018306).

Sammanlagt sex (6) anbud lämnades in inom utsatt tid 27.1.2025 kl. 12.00.

Grunden för valet av det totalekonomiskt fördelaktigaste anbudet var bästa pris–kvalitetsförhållande, där prisets viktning var 60 procent och kvalitetens var 40 procent.

Fullmäktige i Sibbo kommun fattade ett upphandlingsbeslut 17.3.2025, där RTK-Palvelu Oy valdes som vinnare av anbudsförfarandet. Efter det ifrågavarande upphandlingsbeslutet har det dock kommit fram att anbudsförfrågan har varit oklar angående kvalitetspoängsättningen, vilket innebär att kvalitetspoängsättningen inte har varit till alla delar enligt upphandlingslagen.

Compass Group Ab har lämnat in ett besvär om upphandlingsbeslutet till marknadsdomstolen 17.3.2025. Upphandlingsförfarandet avbryts inte för de motiveringar som presenteras i besväret.

Upphandlingslagens bestämmelser om avbrytande av upphandlingsförfarande

Enligt 125 § i upphandlingslagen kan upphandlingsförfarandet avbrytas endast av en faktisk och grundad anledning.

Enligt rättspraxis har avbrytande av upphandlingsförfarande inte ansetts strida mot bestämmelserna om offentliga upphandlingar, då avbrytande av anbudsförfarandet baserade sig på faktiska orsaker (t.ex. HFD 28.9.2006, liggarenummer 2514).

I rättspraxis har bland annat följande saker ansetts vara faktiska orsaker:

• i upphandlingsförfarandet har upptäckts ett väsentligt fel, och felet kan inte korrigeras på annat sätt än genom att avbryta upphandlingen och inleda ett helt nytt anbudsförfarande,

• anbudsbegäran har visat sig lämna rum för tolkning eller vara felaktig,

• anbudsbegäran har misslyckats och därmed har det varit omöjligt att göra jämförelser.

Enligt förarbetena för 125 § i upphandlingslagen (RP 108/2016 rd s. 233) hålls paragrafen oförändrad sett till 73 a § i den tidigare gällande lagen om offentliga upphandlingar (348/2007).

Enligt förarbetena för den senaste nämnda bestämmelsen (RP 182/2010 rd s. 22 och 23) ska upphandlingsenheten i utvärderingen av avbrytandets orsak fästa uppmärksamhet vid om avbrytandet av upphandlingsförfarandet baserar sig på faktiska orsaker och om avgörandet diskriminerar kandidater eller anbudsgivare.

I ekonomiutskottets betänkande (EkU 48/2010 rd s. 4) konstateras att avbrytande av upphandlingsförfarande inte förutsätter allvarliga eller exceptionella faktorer.

Anbudsbegäran har varit oklar angående kvalitetsblanketten

Anbudsgivarna skulle fylla i och ladda ned som en bilaga till sitt anbud en städnings- och kostserviceplan, och svaren i planen påverkade kvalitetsbedömningen. Planen kunde ge högst 40 poäng. I kvalitetsblanketten, som var bifogad till anbudsbegäran, har beskrivits att för planernas del bedöms följande faktorer med poängsättning:

1. Beskrivning av den dagliga tidtabellen för städtjänster och kostservice enligt objekt samt använda arbetstimmar (städning och kostservice meddelas separat samt personalstyrka).

2. Antalet arbetstimmar (h/vecka) som objektets chef har för att övervaka objekten och introducera på plats i objekten.

3. Plan för ibruktagande och beskrivning av inledning av verksamheten och introduktionen av personalen. Beskrivning av hur personalen förankras. Utredning om ersättarsystemet och funktionssäkerheten.

4. Beskrivning av ansvarsorganisationen.

Poängsättningen av kvalitetsblanketten har beskrivits vara på skalan 0, 10, 20, 30 och 40. Enligt poängsättningsskalan beaktas utöver andra aspekter upphandlingens mål och upprätthållande av kvalitetsnivån.  I anbudsförfrågan har dock inte gjorts en tydlig beskrivning om vad upphandlingens mål är. I anbudsförfrågan beskrivs inte heller hur dessa mål och upprätthållande av kvalitetsnivån beaktas konkret i anbudsjämförelsen eller vad planen ska slutligen ha behövt innehålla för att få poäng.

I anbudsbegärans kvalitetsblankett har inte heller preciserats vad som konkret bedöms i kvalitetsbedömningen för varje punkt (1–4). I kvalitetsblankettens punkter 1 och 2 har inte preciserats vad som konkret bedöms gällande tidtabellen och använda arbetstimmar. I kvalitetsblanketten framkommer inte om den upphandlande enheten anser att anbudsgivaren i sin poängsatta plan beskriver tidtabellen och antalet använda arbetstimmar på ett sätt som motsvarar upphandlingens mål och upprätthållande av kvalitetsnivån utmärkt (40 poäng), gott (30 poäng), nöjaktigt (20), måttligt (10 poäng) eller inte alls (0 poäng). På basis av anbudsbegäran har det varit oklart om anbudsgivaren får bästa poäng då hen meddelar så många arbetstimmar som möjligt eller då antalet arbetstimmar som meddelats för objektet för upphandlingen är tillräckligt.

Det har därmed varit svårt för anbudsgivarna att veta på basis av kvalitetsblanketten hur tidtabellen och antalet använda arbetstimmar ska slutligen beskrivas i planen, så att anbudet kan bedömas vara utmärkt i punkterna 1 och 2 eller hur de ifrågavarande ärendena skulle beskrivas så att planen kunde bedömas som till exempel god eller nöjaktig.

Dessutom har punkt 4 krävt en beskrivning av ansvarsorganisationen. På basis av kvalitetsblanketten har det dock varit oklart hur anbudsgivaren ska ha behövt svara i punkten och en hurudan ansvarsorganisation anbudsgivaren ska ha behövt presentera så att beskrivningen skulle vara utmärkt, god, nöjaktig eller måttlig. Det är även oklart hur många personer som skulle innefattas i ansvarsorganisationen och på vilket sätt för att planen skulle för denna del kunna bedömas som utmärkt, god och så vidare. Det har varit oklart för anbudsgivarna var gränsen går för olika poängsättningsskalor.

Vidare har det varit oklart för kvalitetsblankettens del om punkterna 1–4 poängsätts som en helhet eller separat.

Eftersom faktorerna som poängsätts i kvalitetsbedömningen har enligt det som nämns ovan definierats i kvalitetsblanketten allmänt och ställvis oklart jämfört med upphandlingslagen har inte anbudsgivarna kunnat veta utgående från handlingarna om anbudsbegäran vilka konkreta faktorer som den upphandlande enheten bedömer i jämförelse av anbuden. Således har anbudsgivarna inte heller kunnat veta hur de poängsatta faktorerna slutligen påverkar poängsättningen av anbuden.

På grund av detta har anbudsbegäran varit oklar för kvalitetsblankettens del. Icke-diskriminerande och jämlikt bemötande av anbudsgivarna förutsätter att upphandlingen avbryts och konkurrensutsätts på nytt. Den upphandlande enheten har enligt 125 § i upphandlingslagen haft en faktisk och grundad anledning att avbryta upphandlingsförfarandet. Avbrytandet av upphandlingsförfarandet diskriminerar inte anbudsgivarna.

Föredragande Ekonomidirektör Ahvonen Tuula

Förslag Kommunstyrelsen beslutar:

1. avbryta upphandlingsförfarandet i ärendet ”Upphandling av städtjänster och kostservice i Sibbo kommun 2025–2029, val av serviceproducent”.

2. föreslå fullmäktige att den godkänner kommunstyrelsens beslut och avbryter upphandlingsförfarandet och upphäver upphandlingsbeslutet 17.3.2025.

Behandling  

Beslut Kommunstyrelsen godkände enhälligt föredragandens förslag.

Bilagor
 

Fullmäktige 26.05.2025 § 81  

200/02.08.00/2025
  

Kommunstyrelsens förslag

 Fullmäktige beslutar avbryta upphandlingsförfarandet i ärendet ”Upphandling av städtjänster och kostservice i Sibbo kommun 2025–2029, val av serviceproducent” och upphäver upphandlingsbeslutet 17.3.2025.

Behandling  

Beslut Fullmäktige godkände enhälligt kommunstyrelsens förslag. 

Bilagor