Kunnanhallitus / Kommunstyrelsen
Protokoll 07.06.2021/Paragraf 192

Kunnanhallitus / Kommunstyrelsen 07.06.2021 § 192  

716/02.08.00/2021  

Valmistelija / Beredare: suunnittelija / planerare Petra Salomaa petra.salomaa(at)sipoo.fi, hankinta-asiantuntija / upphandlingssakkunnig Johanna Heikel johanna.heikel(at)sipoo.fi

 Sipoon kunnalla on vuosittain muuntuva tarve hankkia oppilas- ja koulu- sekä toimisto- ja julkiskalusteita. Suurempien kalustehankintojen kilpailutus, suunnittelu ja niihin liittyvät valmistelutyöt ovat usein kalliita ja vaativat usein konsulttipalveluita.

 Sarastia Oy:n suunnittelee kalusteiden hankinnan puitejärjestelyn kilpailuttamista.  Hankinta on suunniteltu jaettavaksi osiin seuraavasti:

 1. Oppilas- ja koulukalusteet sekä

 2. Toimisto- ja julkitilakalusteet.

 On myös mahdollista että Sarastia Oy jakaa hankinnan lisäksi muihin kalusteiden käyttöympäristön perusteella muodostettuihin osakokonaisuuksiin. Hankinnassa voi myös muodostaa alueellisia osakokonaisuuksia. Mikäli asiakaskiinnostusta ilmenee, on hankintaan mahdollista sisällyttää myös esimerkiksi varhaiskasvatuksen kalusteet sekä hoivakoti- ja seniorikalusteet.

 Osakokonaisuuksiin on tavoitteena valita 3-5 sopimustoimittajaa / muodostettava osakokonaisuus. Sama toimittaja voidaan valita yhteen tai useampaan osakokonaisuuteen.

 Hankintaan sisällytettäviä palveluja ovat vähintään asiakaspalvelu, kartoituskäynti kalustettavissa tiloissa ja ns. layout-suunnittelu. Lisäksi hankintaan on mahdollista sisällyttää laajempi sisustussuunnittelijan tekemä suunnittelu, inventointipalvelu ja työympäristömäärittelypalvelu, mikäli asiakaskiinnostusta ilmenee.

 Sarastia Oy valmistelee tarjouspyyntöä kesän 2021 aikana. Tavoite on, että sopimus astuu voimaan marras-joulukuussa 2021. Sopimus on voimassa 48 kuukautta.

 Hankintasopimukseen ei sisällytetä määräostovelvoitteita tms. sopimuksen käytön vähimmäislaajuuden osoittavia hankintasummia. Sitoutuneet asiakkaat eivät ole velvoitettuja tekemään kaikkia irtokalusteiden ostoja puitesopimustoimittajilta. Sarastia Oy:n puitejärjestely ei luo valituille sopimustoimittajille yksinoikeutta tuotteiden tai palveluiden myyntiin.

 Sitoutumalla yhteishankintaan sen valmisteluvaiheessa, kunta voi vaikuttaa tarjouspyynnön sisältöön.

 Sipoon kunnan johtoryhmä on toukokuussa 2021 keskustellut sitoutumisesta tähän valmisteilla olevaan hankintaan ja ehdottaa Kunnanhallitukselle, että kunta liittyy siihen.

 Puitesopimuksen käyttö

 Puitejärjestelyn sisällä kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat voidaan tehdä hankintayksikön valinnan mukaan miltä tahansa hankinnan kohteen mukaisen osakokonaisuuden sopimustoimittajalta (tai puitesopimuksen ulkopuolelta) ja kansallisen kynnysarvon ylittävistä hankinnoista järjestetään kevennetty kilpailutus, jossa kunta voi mukauttaa hankintakohtaisesti käytettäviä hinta- ja laatukriteereitä.

 Ensikalustamisen suhteen ei tehdä ehdotonta rajausta. Mikäli ensikalustus on jo tarjousvaiheessa sisällytetty rakennusurakkaan joko hintaan sisältyvänä osana tai optiona, voidaan ensikalustus hankkia rakennusurakoitsijan kautta. Puitejärjestelyn kautta voidaan kuitenkin hankkia myös ensikalustuksia, mikäli kunta haluaa ostaa rakennusurakan joltain taholta ja hankkia kalustuksen rakennusurakasta erillään.

 Suunnittelutöiden osalta samojen periaatteiden mukaisesti, eli töitä on mahdollista ostaa myös sopimuksen ulkopuolelta.

 Puitesopimustoimittajia ei ole tarkoitus asettaa etusijajärjestykseen. Kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat voi tehdä miltä tahansa osakokonaisuuden sopimustoimittajalta. Sopimukseen tulee sisältymään asiakaskohtainen irtisanomismahdollisuus, jonka irtisanomisaika on kuusi kuukautta.

 Kilpailutuksen vertailuperusteet tulee olemaan kokonaistaloudellinen edullisuus jossa hinnan painoarvo noin 80 % ja laadun painoarvo noin 20%.

Vähimmäisvaatimuksena laaditaan tuotteiden ominaisuuksiin liittyviä vaatimuksia. Kilpailutettavien kalusteiden edellytetään olevan julkisiin tiloihin soveltuvia ja vastaavan ominaisuuksiltaan yleisimpiä mitoituksiin, turvallisuuteen, kestävyyteen ja ergonomiaan liittyviä standardeja ja normeja.

 Hinnoiteltaville tuotteille pyydetään yksikköhinta. Lisäksi hankinnassa voidaan pyytää tuntihinnoittelua sisustussuunnittelijan tekemälle suunnittelulle, inventointipalvelulle ja työympäristömäärittelypalvelulle.

 Yhteishankintayksikön käyttäminen

 Sarastia Oy on hankintalain (1397/2016) § 4 kohta 12 tarkoittama yhteishankintayksikkö. Sarastia Oy kilpailuttaa ja neuvottelee asiakkaittensa puolesta puitejärjestelyjä ja hankintasopimuksia ja vastaa sopimushallinnasta koko sopimuskauden ajan. Sipoon kunta voi hankintalain § 20 mukaisesti käyttää Sarastia Oy:n tekemiä hankintasopimuksia.

 Sarastia Oy:n kalustekilpailutuksen viimeinen mahdollinen liittymispäivä on 31.5.2021 ja Sipoon osalta liitymisen voi tehdä 8.6.2021. Tämä yhdessä valitusajan kanssa edellyttää yhteishankintaan liittymisen valitusaikana.

 Hankinnan arvo

 Oikeuskäytännön linjausten vuoksi yhteishankintayksiköiden kuten Sarastia Oy:n on ilmoitettava jo tarjouspyynnössä hankinnan laajuus nimeämällä puitesopimusta käyttävät tai siitä kiinnostuneet hankintayksiköt ja niiden ostovolyymit.

 Vuosittainen kalusteisiin sekä suunnittelu- ja konsultointipalveluihin käytettävä määräraha kunnassa on korkeintaan 390 000 euroa, alv 0 %. Arvo sisältää sivistys- ja teknisen osaston mahdollisten hankkeiden kalustetarpeet sekä kuntaan hankittavat yksittäiset toimisto- ja julkiskalusteiden hankinnat.

Esittelijä / Föredragande Kunnanjohtaja / Kommundirektör Grannas Mikael

Ehdotus / Förslag 

1) Kunnanhallitus päättää, että Sipoon kunta sitoutuu osallistumaan Sarastia Oy:n järjestämään yhteishankintaan, käyttämään puitesopimuksia sekä hankkimaan Sarastia Oy:lle ilmoitettuun ennakoituun arvoon sisältyvät kalusteet puitesopimuksen mukaisilta toimittajilta koko sopimuskauden voimassaoloajan.
2) Valtuuttaa Sipoon kunnan hankinta-asiantuntijan täyttämään Sarastia Oy:n verkkopalvelussa tarvittavat tiedot, joilla Sipoon kunta liitetään juridisesti sitovasti Sarastia Oy:n yhteishankintaan Oppilas- ja koulu- sekä toimisto- ja julkiskalusteet.
3) Sitoutuminen tehdään valitusaikana. Jos tästä päätöksestä valitetaan, sitoutuminen perutaan.
Pykälä tarkistetaan välittömästi

1) Kommunstyrelsen beslutar att Sibbo kommun förbinder sig att delta i Sarastia Oy:s gemensamma upphandling, att använda ramavtalen samt att upphandla de möbler som ingår i det uppskattade värdet som meddelas åt Sarastia Oy av ramavtalens leverantörer så länge avtalet är ikraft.
2) Befullmäktiga Sibbo kommuns upphandlingssakkunniga att fylla i de uppgifter som krävs i Sarastia Oy:s nättjänst och som juridiskt binder Sibbo kommun till Sarastia Oy:s gemensamma upphandling av elev- och skol - samt kansli- och offentliga möbler.
3) Förbindelsen görs under tiden för sökande av ändring. Om det lämnas in besvär om detta beslut, dras förbindelsen tillbaka.
Paragrafen justeras omedelbart.

Käsittely / Behandling  

Päätös / Beslut Kunnanhallitus hyväksyi yksimielisesti esittelijän ehdotuksen.

Kommunstyrelsen godkände enhälligt föredragandens förslag.