Kunnanhallitus / Kommunstyrelsen
Protokoll 21.06.2021/Paragraf 211

Kunnanhallitus / Kommunstyrelsen 21.06.2021 § 211  

842/02.08.00/2021  

Valmistelija / Beredare: Johanna Heikel, hankinta-asiantuntija johanna.heikel(at)sipoo.fi

Sipoon kunta ei ole aikaisemmin kilpailuttanut polttoainehankintojaan. Polttoaineet kunnan leasing- sekä muihin ajoneuvoihin hankitaan tällä hetkellä pääasiassa Nikkilässä sijaitsevilta tankkausasemilta ja lisäksi ja Söderkullassa sijaitsevilta asemilta sekä jonkin verran ajomatkan varrella olevilta tankkausasemilta.

Hansel Oy valmistelee yhteishankintaa - kilpailutusta ja puitesopimusta.  Sopimuskausi on suunniteltu ajalle 1.12.2021 - 30.11.2023 sekä optio kaksi vuotta. Puitejärjestelyllä voi hankkia dieseliä, bensiiniä, moottoripolttoöljyä ja muita nestemäisiä liikennepolttoaineita puitesopimustoimittajien palvelu-, automaatti-, express-, vene- sekä ammattiliikenneasemilta Suomessa.

Puitejärjestelyyn pyritään saamaan mukaan myös muita asemilla tarjottavia autoiluun liittyviä tuotteita ja palveluita kuten voiteluaineita, lasipesunesteitä, urealiuosta, pyyhkijän sulkia, polttimoita, autopesuja sekä sähköauton latausta.

Puitejärjestelyn kilpailutuksessa on tavoitteena kilpailuttaa polttoaineyhtiöiden korteilla tehtäviin polttoainehankintoihin kiinteä alennus sopimustoimittajien henkilöliikenteen polttoainejakeluasemilta. Samalla kilpailutetaan alennus myös ammattiliikenteen asemille. Asemilla oleville muille autoiluun kiinteästi liittyville tuotteille ja palveluille pyritään myös saamaan alennus. Toimintamallina on kolmen toimittajan ranking. Toimintamalli sekä polttoaineiden hinnoittelu voivat vielä muuttua kilpailutuksen valmisteluvaiheessa.

Korttimaksamisen lisäksi pyritään mahdollistamaan muidenkin maksutapojen, kuten mobiilimaksamisen käyttö.

Asemilla olevat päivittäistavarakaupat ja ravintolapalvelut eivät ole kilpailutuksen piirissä.

Yhteishankintayksikön käyttäminen

Suomen Kuntaliitto ry:n aikaisemmin kokonaan omistama kuntien yhteishankintayksikkö KL-Kuntahankinnat Oy on 2.9.2019 lähtien osa Hansel Oy:tä. Hansel Oy:n omistajat ovat valtiovarainministeriö (65 %) ja Suomen Kuntaliitto ry (35 %).

Hansel Oy on hankintalain (1397/2016) § 4 kohta 12 tarkoittama yhteishankintayksikkö. Sipoon kunta voi hankintalain § 20 mukaisesti käyttää Hansel Oy:n tekemiä hankintasopimuksia.

Hansel Oy kilpailuttaa ja neuvottelee asiakkaittensa puolesta puitejärjestelyjä ja hankintasopimuksia ja vastaa sopimushallinnasta koko sopimuskauden ajan.

Suurimmat säästöt yhteishankinnoissa saavutetaan, kun hankitaan sellaisia tuotteita ja palveluita, joita ostetaan paljon, ja jotka ovat vakioitavissa.

Liittyneet organisaatiot pääsevät kommentoimaan hankintamallia ja painotuksia ennen kilpailutusta.

Hansel Oy kattaa kulunsa palvelumaksuilla, jotka sopimustoimittajat sisällyttävät asiakashintoihin.

Oikeuskäytännön linjausten vuoksi yhteishankintayksiköiden kuten Hansel Oy:n on ilmoitettava jo tarjouspyynnössä hankinnan laajuus nimeämällä puitesopimusta käyttävät tai siitä kiinnostuneet hankintayksiköt ja niiden ostovolyymit. Vain sitoutumalla Hansel Oy:n kilpailutukseen asiakkaat varmistavat, että ne voivat käyttää tulevaa puitesopimusta.

Tähän valmisteilla olevaan yhteishankintaan tulee sitoutua viimeistään 31.8.2021.

Polttoainehankinnat Sipoon kunnassa ja Hansel Oy:n suunnitteilla oleva puitejärjestely

Tankkauksia öljy-yhtiöiden korteilla tehdään pääsääntöisesti seuraavissa yksiköissä: Kotihoito, It-palvelut, Katu- ja viheralueet, Toimitilat Kiinteistönhoitoryhmä ja Kunnossapitoryhmä, Vesilaitos, Konekeskus, Työllisyysyksikkö, Liikuntapalvelut ja Siivouspalvelut.

Suunnitteilla olevaan hankintaan sitoutuneilla asiakkailla on mahdollisuus vaikuttaa tarjouspyynnön sisältöön ja esimerkiksi siihen, mitä hankintaan tullaan sisällyttämään.

Sopimustoimittajat on tarkoitus asettaa rankingjärjestykseen, jota on alustavasti noudatettava oheisen määrityksen mukaisesti (määritys voi vielä muuttaa tai tarkentua kilpailutuksen valmistelussa):

Asiakkaan tulee käyttää ensisijaisesti rankingjärjestyksessä ensimmäisenä olevaa toimittajaa. Mikäli kyseisen toimittajan jakeluasema on liian pitkän ajomatkan päässä tankkaustarpeeseen nähden tai mikäli asiakkaan työtehtävien hoidon tehokkuus niin edellyttää, voi asiakkaan edustaja käyttää rankingjärjestyksessä toisena olevaa toimittajaa ja vastaavasti kolmatta.

Markkinoilla on neljä isoa toimijaa (Neste, Teboil, St1/Shell ja ABC) sekä yksi keskikokoinen (SEO).

Nikkilässä, jossa suuri osa kunnan toiminnoista sijaitsee, on vain ABC ja St1 -asemat, joten teoriassa on mahdollista että molemmat putoavat kolmen rankingista pois. Monet hankinnasta kiinnostuneet kunnat ovat samassa tilanteessa kuin Sipoo. Eli siltä osin, että kaikkia markkinoilla toimivaia asemia ei ole kunnassa ja Hansel pohtiikin nyt miten huomioida hankinnassa:

-tankkausverkoston laajuus

-tilanne että mikään toimittaja ei kävisi liittyneelle asiakkaalle

Hansel Oy on ilmoittanut, että liittymisen voi vielä perua ennen tarjouspyynnön julkaisua ja ennakoitua arvoakin voi tarvittaessa muuttaa.

Sipoossa autoiluun liittyviä oheistuotteita hankitaan pääasiassa paikallisilta yrityksiltä. Lisäksi Nikkilässä ja Söderkullassa kolme neljästä tankkausasemasta ovat ns. kylmäasemia, joissa myydään vain polttoaineita. Sipoon kunnan sitoutuminen valmisteilla olevaan hankintaan ei sisällä muuta kuin polttoainetankkauksia.

Liittymistä tähän valmisteilla olevaan hankintaan on, on keskusteltu kunnan johtoryhmässä ja johtoryhmä esittää kunnanhallitukselle, että Sipoon kunta liittyy valmisteilla olevaan hankintaan.

Hankinnan arvo

Arvio polttoaineiden tankkaukselle öljy-yhtiöiden korteilla sopimuskaudelle 2021 -2023 sekä kahdelle optiovuodelle on noin 340 000 euroa, alv 0%. Arvio perustuu kunnassa vuoden 2019 vastaavaan polttoaineiden hankintaan. Vuonna 2020 vastaavat hankinnat ovat koronasta johtuvasta poikkeustilanteesta johtuen olleet pienemmät, noin 273 000 euroa, alv 0%.

Esittelijä / Föredragande Kunnanjohtaja / Kommundirektör Grannas Mikael

Ehdotus / Förslag Kunnanhallitus päättää, että Sipoon kunta sitoutuu osallistumaan Hansel Oy:n järjestämään yhteishankintaan ja käyttämään Tankkaukset öljy-yhtiöiden korteilla 2021-2023 (2025) puitesopimusta ennakoituun arvoon sisältyvien polttoainetankkaushankintojen osalta.
Mikäli Hansel Oy ilmoittaa, ettei se keksi ratkaisua siihen, miten puitejärjestelyn mukaan toimitaan, mikäli liittyneen kunnan tilanne kilpailutuksen jälkeen on, että mikään toimittaja ei kävisi liittyneelle asiakkaalle, Sipoon kunta peruu liittymisilmoituksensa ennen hankintailmoituksen julkaisua.

Kommunstyrelsen beslutar att Sibbo kommun förbinder sig att delta i Hansel Oy:s gemensamma upphandling Ramavtal om tankningar med oljebolagens kort 2021-2023 (2025), att använda ramavtalen till uppskattat värde för upphandling av bränsle genom tankningar.
Om Hansel Ab meddelar att företaget inte hittar någon lösning på hur en kommun inom ramavtalet skall göra, ifall situationen för kommunen efter konkurrensutsättningen är sådan, att ingen leverantör skulle passa kommunen, drar Sibbo kommun tillbaka sin anmälan före upphanlingsannonsen publiceras.

Käsittely / Behandling  

Päätös / Beslut Kunnanhallitus hyväksyi yksimielisesti esittelijän ehdotuksen.

Kommunstyrelsen godkände enhälligt föredragandens förslag.