Fullmäktige
Protokoll 17.03.2025/Paragraf 42

Tekniska utskottet 25.02.2025 § 21 

Beredare: Städserviceshef Johanna Kemiläinen, johanna.kemilainen(at)sipoo.fi, Kostservicechef Tiina Soikkeli, expert Jere Loikkanen, jere.loikkanen(at)sipoo.fi, upphandlingsexpert Minerva Kastehelmi, minerva.kastehelmi(at)sipoo.fi

Föremål för upphandlingen
Föremålet för upphandlingen är produktion av städtjänster och kostservice i skolor och daghem runtom i Sibbo kommun under tiden 30.6.2025–30.6.2029.

Städtjänster och kostservice utförs vardagar från måndag till fredag i utsedda skolor och daghem enligt städtjänsternas och kostservicens servicebeskrivning. Kontraktsparterna utser sina kontaktpersoner, som följer och övervakar kontraktets fullgörande samt informerar om det inom sin organisation.

Beställaren kommer att välja en (1) producent för städtjänsterna och kostservicen som upphandlas.

Beställaren har möjlighet att fortsätta kontraktsperioden efter grundavtalsperioden med en (1) optionsperiod på två (2) år under tiden 1.7.2029–30.6.2031.

Upphandlingsförfarande
Upphandlingen följer lagen om offentlig upphandling och koncession (1397/2016, nedan upphandlingslagen). Upphandlingens uppskattade värde överskrider EU-tröskelvärdet. Som upphandlingsförfarande har använts öppet förfarande.

En upphandlingsannons om upphandlingen har skickats för publicering i HILMA-tjänsten 18.12.2024 (www.hankintailmoitukset.fi) med namnet ”Sipoon kunnan siivous- ja ruokapalveluiden hankinta 2025–2029”. Annonsen har även publicerats i EU:s databas TED (http://ted.europa.eu/). Efter att upphandlingsannonsen publicerades har anbudsbegäran publicerats på adressen www.tarjouspalvelu.fi/sipoo/ och finns således även på Sibbo kommuns webbplats.

Inom utsatt tid mottogs 18 frågor om anbudsbegäran. Frågorna besvarades 16.1.2025.

Anbuden skulle lämnas i elektronisk form senast 27.1.2025 kl. 12.00 till anbudsbegärans adress https://tarjouspalvelu.fi/sipoo. Inom utsatt tid mottogs sammanlagt sex (6) anbud.

-     Compass Group Finland Ab

-     Fodbar Oy

-     Helsingin rakennus- ja rappausapu Oy

-     L&T Siivous Oy

-     RTK-Palvelu Oy

-     SOL Palvelut Oy 

Anbuden öppnades vid ett slutet möte och öppningsprotokollet skapades 28.1.2025 kl. 9.06.

Kontroll av anbudsgivarnas lämplighetDe lagstadgade, ekonomiska, tekniska och operativa villkoren för anbudsgivarnas lämplighet är listade i anbudsbegärans ESPD-blankett (europeiskt enhetligt upphandlingsdokument). Alla anbudsgivare intygade med ESPD-blanketten att de uppfyller de lämplighetskrav som i anbudsbegäran ställdes på anbudsgivarna. Av de anbudsgivare som föreslås väljas har begärts dokument där riktighet av de givna uppgifterna om lämplighet har kontrollerats. 

Kontroll av att anbuden överensstämmer med anbudsförfråganUpphandlingsenheten granskade anbudens enlighet med anbudsbegäran. Efter att anbudsgivarnas anbud granskades var alla anbudsgivare med i upphandlingsförfarandet förutom Helsingin rakennus- ja rappausapu Oy, vars anbud inte motsvarade anbudsbegäran. Helsingin rakennus- ja rappausapu Oy stängs ut ur anbudsförfarandet.

Grunderna för val och jämförelse av anbuden
Urvalsgrunden för val av anbud är helhetsekonomisk fördelaktighet. Den helhetsekonomiska fördelaktigheten består av det sammanlagda resultatet för kvalitets- och prispoängen. I anbudsjämförelsen bildar servicens pris 60 procent och servicens kvalitativa innehåll 40 procent av det totala poängantalet. Servicens kvalitetsbedömning består av anbudsgivarnas inlämnade och beställarens bedömda kvalitetsblankett.

Av anbuden väljs det anbud vars anbudsgivare får mest pris- och kvalitetspoäng.

Upphandlingshandlingarnas offentlighet
Enligt 138 § i upphandlingslagen tillämpas lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) på offentliggörandet av den upphandlande enhetens handlingar och de avgifter som tas ut för dessa handlingar samt på parts rätt att ta del av handlingarna, om enheten är en myndighet som avses i 4 § i den lagen eller om enheten på basis av en bestämmelse någon annanstans i lag är skyldig att följa den lagen.

Anbud och andra upphandlingshandlingar offentliggörs till parterna när upphandlingsbesluten fattas. I allmänhet blir upphandlingshandlingarna offentliga när kontraktet för upphandlingen har ingåtts.

Om det dock var nödvändigt att inkludera affärshemligheter i anbudet för att kunna lämna det ska den information som identifierats som affärshemligheter ha lämnats ut i en separat bilaga eller på annat sätt tydligt markerats som konfidentiell. Referenspriset får inte vara en affärshemlighet i den mening som avses i denna punkt.

Upphandlingens värde
Upphandlingens värde för kontraktsperioden är cirka 1 100 000,00 euro (moms 0 %).

Kontraktet inkluderar ingen skyldighet att köpa mer service, dvs. beställaren förbinder sig inte med denna kontrakt till specifika mängder av köpta städtjänster och kostservice.

Ingående av upphandlingskontrakt
Efter att ett beslut om upphandlingen har fattats, ska den upphandlande enheten ingå ett upphandlingskontrakt i enlighet med 128 § i upphandlingslagen. Upphandlingskontraktet uppstår genom undertecknande av ett separat skriftligt kontrakt.

Väntetid
Enligt 129 § i upphandlingslagen får ett kontrakt vid upphandling som överstiger EU-tröskelvärdet ingås tidigast 14 dagar från det att anbudssökanden eller anbudsgivaren har fått eller anses ha fått del av beslutet och besvärsanvisningen samt anvisningen om begäran om omprövning.

Föredragande Samhällsdirektör Andersson Albert 

Förslag Tekniska utskottet beslutar, att

1. Välja RTK-Palvelu Oy som serviceproducent för städtjänster och kostservice i Sibbo kommun.

2. Ge lokalservicechefen fullmakt att underteckna upphandlingsavtalet med den valda serviceproducenten. Lokalservicechefen ges även fullmakt att fatta beslut om användning av optionstiden i enlighet med upphandlingens anbudsförfrågan.

3.  Föreslå för kommunstyrelsen och vidare till fullmäktige att den godkänner tekniska utskottets beslut.

Behandling  Beslutsförslaget korrigerat så att punkt 3 inkluderas i den första meningen:

 ”Tekniska utskottet beslutar föreslå för kommunstyrelsen och vidare till fullmäktige att:”

 Jenni Sademies föreslå att Sibbo kommun bör avbryta upphandlingen av städ- och måltidstjänster och utreda i vilka enheter den centraliserade upphandlingen som helhet är förnuftig och i vilka enheter det är förnuftigare att behålla den nuvarande serviceproducenten eller kommunalt anställda.

 Jenni Sademies förslag understöddes inte och förföll därmed.

Beslut Tekniska utskottet enhälligt föredragandens förslag med teknisk korrigering.

Antecknades att medlem Jenni Sademies lämnade avvikande mening. Den avvikande meningen bifogas till protokollet.

Bilagor
 

Kommunstyrelsen 10.03.2025 § 72 

Föredragande Kommundirektör Grannas Mikael

Förslag Kommunstyrelsen föreslår fullmäktige, att

1. Välja RTK-Palvelu Oy som serviceproducent för städtjänster och kostservice i Sibbo kommun.

2. Ge lokalservicechefen fullmakt att underteckna upphandlingsavtalet med den valda serviceproducenten. Lokalservicechefen ges även fullmakt att fatta beslut om användning av optionstiden i enlighet med upphandlingens anbudsförfrågan.

Paragrafen justeras omedelbart.

Behandling  Kommunstyrelsen höll en förhandlingspaus kl. 18.43-19.01.

 Föredraganden kompletterade sitt förslag med följande tillägg:

 Strävan är att en lösning som tillfredsställer båda parter hittas för varje anställd inom kostservicen som denna upphandling gäller och de realiserade resultaten rapporteras till kommunstyrelsen.

Beslut Kommunstyrelsen föreslog fullmäktige, att

1. Välja RTK-Palvelu Oy som serviceproducent för städtjänster och kostservice i Sibbo kommun.

2. Ge lokalservicechefen fullmakt att underteckna upphandlingsavtalet med den valda serviceproducenten. Lokalservicechefen ges även fullmakt att fatta beslut om användning av optionstiden i enlighet med upphandlingens anbudsförfrågan.

Dessutom konstaterade kommunstyrelsen: Strävan är att en lösning som tillfredsställer båda parter hittas för varje anställd inom kostservicen som denna upphandling gäller och de realiserade resultaten rapporteras till kommunstyrelsen.

Paragrafen justerades omedelbart.

Liitteet / Bilagor

Fullmäktige 17.03.2025 § 42 

200/02.08.00/2025
 

Kommunstyrelsens förslag

 Fullmäktige beslutar att

1. Välja RTK-Palvelu Oy som serviceproducent för städtjänster och kostservice i Sibbo kommun.

2. Ge lokalservicechefen fullmakt att underteckna upphandlingsavtalet med den valda serviceproducenten. Lokalservicechefen ges även fullmakt att fatta beslut om användning av optionstiden i enlighet med upphandlingens anbudsförfrågan.

Paragrafen justeras omedelbart.

Behandling  Jenni Sademies föreslog att upphandlingen avbryts.

 Martin Andersson understödde Jenni Sademies förslag.

 Orföranden konstaterade att det i ärendet gjorts ett understött motförslag och att omröstning därför var påkallad.

 Ordföranden konstaterade att de som understöder kommunstyrelsens förslag röstar "ja" och de som understöder Jenni Sademies motförslag röstar “nej”. Förslaget godkändes enhälligt.

 Omröstning:

 Kommunstyrelsens förslag - 29 röster

 Jenni Sademies motförslag – 12 röster

 Blankt – 1 röst

 Ordföranden konstaterade att fullmäktige godkände kommunstyrelsens förslag med rösterna 29-12 (1 blank).

 De Grönas fullmäktigegrupp föreslog följande åtgärdsmotion:

 “I fortsättningen bör tjänsteinnehavarna före motsvarande upphandlingar av kommunens tjänster höra enheternas anställda samt övriga betydande intressentgrupper såsom föräldraföreningar. Anställdas och övriga intressentgruppers synpunkter om situationen bör även framläggas för beslutsfattarnas kännedom i god tid före upphandlingen inleds.”

 Ordföranden konstaterade att det i ärendet gjorts en understödd åtgärdsmotion och att omröstning därför var påkallad.

  Ordföranden föreslog att de som understöder godkännande av åtgärdsmotionen röstar "ja" och de som understöder förkastande av åtgärdsmotionen röstar "nej". Förslaget godkändes enhälligt.           

 Omröstning:

 Åtgärdsmotionen godkänns "ja" - 23 röster

  Åtgärdsmotionen förkastas "nej" - 16 röster

 Blankt - 3 röster

 Ordföranden konstaterade att fullmäktige godkände De Grönas fullmäktigegrupps åtgärdsmotion med rösterna 23-16 (3 blanka).

Beslut Fullmäktige godkände kommunstyrelsens förslag.

Paragrafen justerades omedelbart.

Micaela Röman lämnade avvikande mening.

Dessutom godkände fullmäktige följande åtgärdsmotion:

I fortsättningen bör tjänsteinnehavarna före motsvarande upphandlingar av kommunens tjänster höra enheternas anställda samt övriga betydande intressentgrupper såsom föräldraföreningar. Anställdas och övriga intressentgruppers synpunkter om situationen bör även framläggas för beslutsfattarnas kännedom i god tid före upphandlingen inleds. 

Bilagor