Fullmäktige
Protokoll 02.09.2024/Paragraf 63

Bildningsutskottet 14.12.2023 § 144 

Beredare: Sektordirektör, vardag och fritid Jukka Pietinen, jukka.pietinen@sipoo.fi

Vintern 2022–2023 utarbetades en servicenätplan i Sibbo kommun om tjänster som lyder under bildningsutskottet. Utgående från konkurrensutsättningen i början av hösten 2022 agerade FCG Finnish Consulting Group Ab som konsult och sammanställde servicenätplanen.

I servicenätplanen granskas följande serviceområden som lyder under bildningsutskottet:
 

• småbarnspedagogik
• grundläggande utbildning
• gymnasieutbildning
• det fria bildningsarbetet
• kulturtjänster
• ungdomstjänster
• bibliotekstjänster.

Idrottstjänster har utarbetat en separat plan för idrottstjänster, och den behandlas separat. Den behandlas i organen samtidigt med servicenätplanen således att de bildar en större helhet.

En separat utredning har utarbetats om fortsatt användning av Mårtensby skolas gamla byggnad, och den bifogas till servicenätplanen. Ett bemötande om fullmäktigemotionen om fastigheten ges separat. Avsikten är att fullmäktige behandlar bemötandet till motionen samtidigt med servicenätplanen.

Tidsperspektiv för granskning av service

I servicenätplanen granskas servicen ur tre tidsperspektiv:
 

1. korttidsgranskning, alltså två till tre år framåt
2. granskning till år 2030
3. granskning från år 2030 till år 2040.

Delområden i utvecklingen av servicenätplanen

Uppgiften indelades i sex delområden gällande utvecklingen av servicenätet, och delområdena bildar en processbeskrivning för utredningen:

1. Uppdatering av servicenätutredningarna (småbarnspedagogik, grundläggande utbildning och gymnasium)

2. Utarbetande av kultur- och fritidstjänsternas servicenätutredning

3. Identifiering av förbehållen för hur tjänster ordnas

4. Utarbetande av förslagen till korttidsåtgärder enligt serviceområde

5. Utarbetande av servicenätplan till år 2030

6. Utarbetande av servicenätplanens vision till tidsperioden 2030–2040-talet.

Styrgruppen

Styrgruppen styrde utarbetandet av servicenätplanen för tjänster som lyder under bildningsutskottet. Kommunstyrelsen utsåg en styrgrupp vid sitt möte 11.4.2022 § 130. Styrgruppen sammanträdde 14 gånger under utarbetandet av planen. Enligt kommunstyrelsens beslut hade styrgruppen som uppgift att ”...i samarbete med tjänsteinnehavarna fastställa målsättningarna och omfattningen för arbetet år 2022 samt säkerställa kommuninvånarnas och lokalanvändarnas möjligheter till delaktighet och aktiv diskussion.” 

Projektgruppen

En projektgrupp koordinerade den praktiska planeringen av servicenätplanen. Projektgruppen bestod av:

bildningsdirektören, Utveckling och stödtjänsters planerare inom Bildningsavdelningen samt två ledande konsulter från FCG Finnish Consulting Group.

Sibbo kommuns medlemmar i projektgruppen ansvarade för skrivandet av kapitlen 2, 3 och 8 i dokumentet. FCG:s experter ansvarade för de övriga textandelarna.

Experterna

Arbetet med servicenätplanen i olika serviceområden inom tjänster som lyder under bildningsutskottet leddes av en expertgrupp. Expertgruppen bildades av den före detta Bildningsavdelningens ledningsgrupp: bildningsdirektören, undervisningscheferna, servicechefen för idrottstjänster, chefen för kulturtjänster, servicechefen för ungdomstjänster, servicechefen för bibliotekstjänster, servicechefen för stöd för lärande och välbefinnande, Sibbo instituts rektor och Utveckling och stödtjänsters planerare inom Bildningsavdelningen.

Efter Sibbo kommuns organisationsreform blev direktören för småbarnspedagogik och utbildningsdirektören medlemmar i expertgruppen. Sektordirektören för vardag och fritid ledde planeringen och fungerade som föredragande i ärendet i bildningsutskottet enligt kommundirektörens beslut.

Samarbetsgruppen

Arbetet med servicenätplanen stöddes av en samarbetsgrupp som samlar ihop olika sektorer. I samarbetsgruppen deltog utöver projektgruppens medlemmar samhällsdirektören, investeringschefen, lokalservicechefen, generalplanechefen, planläggningschefen och projektchefen.

Vad är servicenätplanen och vad är den inte?

I planen granskas tjänster som lyder under bildningsutskottet, nuvarande serviceutbud och servicenät, framtida behov samt tankar om beredskap inför framtiden.

Själva planen är ett stödmaterial för fortsatt bearbetning, inte ett dokument som innehåller beslut. Förslag till åtgärder och scenarier som presenteras i planen är FCG:s experters slutsatser utgående från det material som sammanställts i servicenätplanen (barn- och elevantal, befolkningsprognoser, kommunens befolkningsplan, kartläggning av fysiska lokaler, ekonomisk översikt). Förslagen till åtgärder och scenarier kommer troligtvis att väcka diskussion, och utifrån dem utarbetar de utlåtandegivande sektionerna material för kommunens ledningsgrupp och fortsatt politiskt beslutsfattande.

Planen är alltså inte en bindande beslutshandling. Alla eventuella ändringsbeslut gällande servicenätet och serviceproduktionen fattas separat i den normala ordningen för beslutsfattande av de organ till vilkas befogenhet beslutet hör enligt Sibbo kommuns förvaltningsstadga. Eftersom dokumentet är ett beredningsunderlag, antecknar organen det till kännedom.

Delaktighet och hörande

Kommuninvånarna hördes vid diskussionsmöten 20.9.2023 och 21.9.2023 och personalen hördes vid diskussionsmöten 1.11.2023 och 2.11.2023. Dessutom fanns det en kommentarsplattform på Sibbo kommuns webbplats dit kommuninvånarna kunde skriva sina egna tankar om servicenätets olika delar.

Serviceområdena har delaktiggjort sina klienter med egna enkäter och intervjuer samt genom att utnyttja evenemang som de har ordnat i samband med projekt. Delaktighetens olika metoder och nivåer presenteras närmare i bilagan.

Förslag till åtgärder i servicenätplanen

Servicenätplanens förslag till åtgärder presenterades till kommuninvånarna och personalen vid diskussionsmötena. Både kommuninvånarna och personalen lämnade in kommentarer om förslagen. Alla kommentarer har sammanställts för beslutsfattare och fortsatt behandling. 

Scenarier i servicenätplanen

Servicenätplanen innehåller scenarier för varje område. Scenarierna baserar sig på de utredda uppgifterna om barn- och elevantalen, befolkningsprognosen och befolkningsplanen, lokaliteterna, de ekonomiska översikterna och kundupplevelserna.

Tidtabellen för organens behandling

Bildningsutskottet börjar med behandling av servicenätutredningen och begär utlåtanden om servicenätplanen som FCG har utarbetat av organen.  Efter det behandlar utskottet planen på nytt och ger sitt förslag till kommunstyrelsen. Målet är att fullmäktige godkänner denna servicenätplan våren 2024.

Den kommande processen, den nya verksamhetskulturen

Målet är att statistiken som ingår i servicenätplanen uppdateras regelbundet. Uppdateringen kopplas tillsektorernas och kommunens övriga processer.

Kommunens servicenätplan har fungerat som en basis för utvecklingen av informationsledning. Detta betyder att sektorernas centrala nyckeltal hålls ajour och uppdateras regelbundet. Därtill producerar och presenterar sektorerna högklassig, pålitlig information, vilket är nödvändigt för att stödja beslutsfattandet.

Det är viktigt för kommunen att de statistiska uppgifterna som används i hela organisationens ledning har aktivt identifierats och insamlats. Dessa statistiska uppgifter inte bara uppdateras utan också utnyttjas och utvecklas som en del av kommunens andra processer, såsom utarbetandet av budgeten och bokslutet.

Dessutom har kommunen börjat utnyttja externa data, såsom Statistikcentralens statistiska uppgifter, effektivare än förr. Uppgifterna spelar nu en ännu större roll i styrningen och utvecklingen av kommunens verksamhet och ger mervärde i beslutsfattandet och utvecklingen av service.

Kommunens ledningsgrupp ansvarar för att informationsledningens element som skapas utifrån servicenätutredningen tas permanent i bruk och att de används för att utveckla ledningens befintliga och nya processer.

Befogenhet

27 § i Sibbo kommuns förvaltningsstadga

Föredragande Sektordirektör, vardag och fritid Pietinen Jukka

Förslag Bildningsutskottet beslutar

1. anteckna servicenätsplanen för kännedom.

2. begära utlåtanden om servicenätsplanen från de organ som definieras i kommunens förvaltningsstadga och som relaterar till deras befogenheter: den finskspråkiga utbildningssektionen, den svenskspråkiga utbildningssektionen, fritidssektionen, välfärdssektionen, tekniska utskottet, byggnads- och miljöutskottet samt markanvändningssektionen. Utlåtanden ska lämnas in senast i slutet av januari 2024.

3. begära utlåtanden från följande påverkansorgan: ungdomsfullmäktige, handikapprådet och äldrerådet. Utlåtanden ska lämnas in senast i slutet av januari 2024.

4. föreslå för kommunstyrelsen att styrgruppen för servicenätsutredningen avvecklas.

Behandling  Tuomas Alaterä föreslog att ulåtanden ska lämnas in senast i slutet av februari 2024 (punkterna 2 och 3).

 Mari Berg understödde Tuomas Alateräs förslag.

 Bildningsutskottet godkände enhälligt Tuomas Alateräs motförslag.

Beslut Bildningsutskottet beslutade

1. anteckna servicenätsplanen för kännedom.

2. begära utlåtanden om servicenätsplanen från de organ som definieras i kommunens förvaltningsstadga och som relaterar till deras befogenheter: den finskspråkiga utbildningssektionen, den svenskspråkiga utbildningssektionen, fritidssektionen, välfärdssektionen, tekniska utskottet, byggnads- och miljöutskottet samt markanvändningssektionen. Utlåtanden ska lämnas in senast i slutet av februari 2024.

3. begära utlåtanden från följande påverkansorgan: ungdomsfullmäktige, handikapprådet och äldrerådet. Utlåtanden ska lämnas in senast i slutet av februari 2024.

4. föreslå för kommunstyrelsen att styrgruppen för servicenätsutredningen avvecklas.

Paragrafen justerades omedelbart.

Bilagor
 

Bildningsutskottet 07.05.2024 § 72 

Beredare: Sektordirektör, vardag och fritid Jukka Pietinen, jukka.pietinen(at)sipoo.fi

Bildningsutskottet behandlade servicenätplanen för de tjänster som lyder under utskottet för första gången (BILDUTSK 14.12.2023 § 144). Då beslutade utskottet att anteckna planen för kännedom och begära utlåtanden enligt de befogenheter som föreskrivs i kommunens förvaltningsstadga av följande organ: finska utbildningssektionen, svenska utbildningssektionen, fritidssektionen, välfärdssektionen, tekniska utskottet, byggnads- och miljöutskottet och markanvändningssektionen. Tidsfristen för utlåtandena var i slutet av februari 2024.

Utöver dessa beslutade utskottet att begära utlåtanden av följande påverkansorgan: ungdomsfullmäktige, rådet för personer med funktionsnedsättning och äldrerådet. Tidsfristen för utlåtandena var i slutet av februari 2024.

Eftersom den givna tidsfristen för utlåtandena visade sig vara utmanande för organen, beslutade bildningsutskottet (BILDUTSK 7.3.2024 § 32) att förlänga tidsfristen till 30.4.2024. Alla de organ och påverkansorgan som mottog begäran om utlåtande lämnade in sitt utlåtande inom tidsfristen. Utlåtandena finns som bilagor.

Föredragande Sektordirektör, vardag och fritid Pietinen Jukka

Förslag Bildningsutskottet beslutar att anteckna förtroendeorganens och påverkningsorganens utlåtanden för kännedom och vidarebefodra servicenätsplanen för de tjänster som lyder under bildningsutskottet och de utlåtanden som gjorts över den till kommunstyrelsen och fullmäktige för kännedom.

Behandling  Utifrån den förda diskussionen gjorde Tuomas Alaterä följande tilläggsförslag:

 ”Utöver detta konstaterar bildningsutskottet att kommunstyrelsen bör ta ställning till hur processen för kontinuerlig utveckling av servicenätverket och den sektorsspecifika, årliga uppföljningen genomförs.”

 Satu Pärssinen och Tiina-Maria Levamo understödde Tuomas Alateräs förslag.

 Bildningsutskottet godkände enhälligt Tuomas Alateräs tilläggsförslag.

Beslut Bildningsutskottet beslutade att anteckna förtroendeorganens och påverkningsorganens utlåtanden för kännedom och vidarebefodra servicenätsplanen för de tjänster som lyder under bildningsutskottet och de utlåtanden som gjorts över den till kommunstyrelsen och fullmäktige för kännedom.

Utöver detta konstaterade bildningsutskottet att kommunstyrelsen bör ta ställning till hur processen för kontinuerlig utveckling av servicenätverket och den sektorsspecifika, årliga uppföljningen genomförs.

Bilagor
 

Kommunstyrelsen 19.08.2024 § 217 

Föredragande Kommundirektör Grannas Mikael

Förslag Kommunstyrelsen föreslår fullmäktige att servicenätsplanen för de tjänster som lyder under bildningsutskottet samt förtroendeorganens och påverkningsorganens utlåtanden antecknas för kännedom och att materialet vidarebefodras ledningsgruppen för utarbetning.

Dessutom föreslår kommunstyrelsen att ledningsgruppen skapar en process för kontinuerlig utveckling av servicenätverket och den årliga uppföljningen.

Behandling  Föredraganden preciserade sitt förslag så att den process som skapas av ledningsgruppen framläggs separat kommunstyrelsen för beslutsfattande och genom att konstatera förutsättningarna för verkställandet av eventuella åtgärder.

Beslut Kommunstyrelsen föreslog fullmäktige att servicenätsplanen för de tjänster som lyder under bildningsutskottet samt förtroendeorganens och påverkningsorganens utlåtanden antecknas för kännedom och att materialet vidarebefodras ledningsgruppen för utarbetning.

Dessutom beslutade kommunstyrelsen att ledningsgruppen skapar en process för kontinuerlig utveckling av servicenätverket och den årliga uppföljningen, som framläggs separat kommunstyrelsen för beslutsfattande.

Kommunstyrelsen konstaterade att åtgärderna som föreslås i bakgundsmaterialet inte har godkänts. Om man vill verkställa en åtgärd som framlagts i utredningen, förutsätts att beslut i ärendet fattas i det organ vars befogenhet ärendet tillhör.

Bilagor
 

Fullmäktige 02.09.2024 § 63  

1346/12.00.00/2022
  

Kommunstyrelsens förslag

 Fullmäktige antecknar servicenätsplanen för de tjänster som lyder under bildningsutskottet samt förtroendeorganens och påverkningsorganens utlåtanden för kännedom och vidarebefordrar materialet ledningsgruppen för utarbetning.

Behandling  Micaela Röman föreslog följande tillägg i kommunstyrelsens förslag:

 “I det av ledningsgruppen framtagna förslagna processförslaget ingår en årsklocka ur vilken regelbunden, årlig rapportering och behandling till utskotten, sektionerna, kommunstyrelsen och kommunfullmäktige ingår.”

 Fullmäktige godkände enhälligt Micaela Römans förslag.

Beslut Fullmäktige antecknade servicenätsplanen för de tjänster som lyder under bildningsutskottet samt förtroendeorganens och påverkningsorganens utlåtanden för kännedom och vidarebefordrade materialet ledningsgruppen för utarbetning.

I det av ledningsgruppen framtagna förslagna processförslaget ingår en årsklocka ur vilken regelbunden, årlig rapportering och behandling till utskotten, sektionerna, kommunstyrelsen och kommunfullmäktige ingår. 

Bilagor